Trụ Sở 
Mẫu NA16 là văn bản bắt buộc mà doanh nghiệp, tổ chức bảo lãnh người nước ngoài phải nộp trước khi thực hiện bất kỳ thủ tục xin visa, thẻ tạm trú hay giấy phép lao động nào cho chuyên gia nước ngoài. Từ ngày 01/07/2026, mẫu NA16 áp dụng theo quy định mới tại Thông tư 70/2026/TT-BCA để giới thiệu con dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Hồ sơ vẫn sử dụng mẫu cũ sẽ bị cơ quan xuất nhập cảnh từ chối tiếp nhận, khiến toàn bộ quy trình xin visa hoặc thẻ tạm trú cho chuyên gia nước ngoài bị kéo dài thêm nhiều ngày. Bài viết dưới đây cung cấp file mẫu NA16 chuẩn mới nhất kèm hướng dẫn điền chi tiết cho doanh nghiệp.
1. Mẫu NA16 là gì? Căn cứ pháp lý cập nhật theo Thông tư 70/2026/TT-BCA
Mẫu NA16 là văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền của tổ chức, cơ quan hoặc doanh nghiệp bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh, cư trú tại Việt Nam. Đây là thủ tục mở đường bắt buộc, doanh nghiệp chỉ cần nộp một lần duy nhất cùng hồ sơ pháp nhân khi lần đầu làm việc với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Cơ quan tiếp nhận sẽ lưu mẫu con dấu và chữ ký này để đối chiếu với tất cả hồ sơ bảo lãnh nộp sau đó, từ công văn nhập cảnh, hồ sơ xin thẻ tạm trú đến hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Mẫu NA16 hiện hành được ban hành kèm theo Thông tư 04/2015/TT-BCA ngày 05/01/2015 của Bộ Công an.
Từ ngày 01/07/2026, mẫu này được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 70/2026/TT-BCA, thay thế mẫu giấy tờ cũ đã áp dụng từ năm 2015.
Doanh nghiệp chỉ cần nộp lại mẫu NA16 khi có thay đổi về tên doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở chính hoặc mẫu con dấu đang sử dụng.
2. Tải mẫu NA16 chuẩn mới nhất File Word
File mẫu NA16 dưới đây được biên soạn đúng theo định dạng ban hành kèm Thông tư 70/2026/TT-BCA, áp dụng từ ngày 01/07/2026. Doanh nghiệp có thể tải về, điền trực tiếp trên file Word rồi in ra để đóng dấu và ký tên theo hướng dẫn ở mục tiếp theo. Trước khi nộp, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin để tránh phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.
3. Hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai NA16 cho doanh nghiệp
Mẫu NA16 gồm các trường thông tin cố định về tổ chức bảo lãnh và người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần điền chính xác theo đúng nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để tránh sai lệch khi cơ quan xuất nhập cảnh đối chiếu hồ sơ.
| Trường thông tin | Hướng dẫn điền |
| Tên tổ chức, doanh nghiệp | Ghi đầy đủ, chính xác theo tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, không viết tắt |
| Mã số thuế, số đăng ký kinh doanh | Ghi đúng mã số doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp |
| Họ tên và chức danh người đại diện theo pháp luật | Ghi đúng họ tên, chức danh (Giám đốc, Tổng giám đốc…) theo đúng nội dung đã đăng ký, không ghi chức danh ngoài hồ sơ pháp lý |
| Mẫu chữ ký | Người đại diện theo pháp luật ký trực tiếp bằng bút mực, chữ ký cần đồng nhất với chữ ký sử dụng trên các văn bản giao dịch khác của doanh nghiệp |
| Mẫu dấu | Đóng dấu tròn của doanh nghiệp rõ nét, đúng vị trí quy định trên mẫu, không đóng lệch hoặc mờ |
| Ngày lập văn bản | Ghi ngày lập văn bản, nên là ngày hiện tại hoặc trước ngày dự kiến nộp hồ sơ |
Sau khi điền đầy đủ, người đại diện theo pháp luật cần rà soát lại một lượt trước khi đóng dấu, vì sai sót về chữ ký hoặc con dấu đều có thể khiến hồ sơ bị trả lại và phải làm lại từ đầu.
4. Lưu ý khi nộp mẫu NA16 từ tháng 7/2026
Thông tư 70/2026/TT-BCA thay đổi một số mẫu giấy tờ liên quan đến người nước ngoài, trong đó có mẫu NA16. Doanh nghiệp cần lưu ý hai điểm sau để tránh mất thời gian bổ sung hồ sơ.
4.1 Sử dụng mẫu mới, tránh bị trả hồ sơ
Nhiều doanh nghiệp vẫn lưu sẵn file mẫu NA16 cũ trong máy tính từ những lần nộp hồ sơ trước và tái sử dụng khi cần. Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại sau ngày 01/07/2026, vì mẫu cũ theo Thông tư 04/2015/TT-BCA trước khi sửa đổi không còn được cơ quan tiếp nhận chấp nhận. Bộ phận hành chính, nhân sự nên xóa các file mẫu cũ và chỉ sử dụng file mẫu cập nhật theo Thông tư 70/2026/TT-BCA.
4.2 Yêu cầu khắt khe về tính hợp pháp của chữ ký và con dấu
Chữ ký trên mẫu NA16 bắt buộc phải là chữ ký tươi, ký trực tiếp bằng bút mực của người đại diện theo pháp luật. Tuyệt đối không sử dụng chữ ký khắc sẵn (chữ ký dấu) hoặc chữ ký scan in lại, vì đây là điểm cơ quan tiếp nhận kiểm tra kỹ nhất khi đối chiếu với chữ ký gốc lưu trong hồ sơ. Hồ sơ vi phạm yêu cầu này thường bị từ chối ngay tại khâu tiếp nhận.
5. Thành phần hồ sơ nộp kèm mẫu NA16
Khi nộp mẫu NA16 lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị kèm theo các giấy tờ sau:
- Bản sao y công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài).
- Bản sao y công chứng Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị bản sao y công chứng còn giá trị sử dụng và kiểm tra kỹ thông tin trên các giấy tờ này trùng khớp với thông tin đã điền trên mẫu NA16, tránh trường hợp phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.
6. Quy trình nộp hồ sơ tại cơ quan xuất nhập cảnh
Doanh nghiệp thực hiện nộp mẫu NA16 theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm mẫu NA16 đã điền đầy đủ, đóng dấu, ký tên theo đúng hướng dẫn, kèm bản sao y công chứng giấy tờ pháp nhân và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an) hoặc tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Bước 3: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu chữ ký và con dấu với thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Nhận kết quả tiếp nhận và lưu lại để sử dụng cho các hồ sơ bảo lãnh người nước ngoài nộp sau này, doanh nghiệp không cần nộp lại mẫu NA16 trừ khi có thay đổi thông tin liên quan.
Bước 5: Doanh nghiệp nên liên hệ trước với cơ quan tiếp nhận để xác nhận thời gian làm việc và các yêu cầu bổ sung cụ thể, vì mỗi địa phương có thể có hướng dẫn thực hiện khác nhau.
7. Tự nộp hồ sơ NA16 hay thuê dịch vụ trọn gói?
Doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị và nộp mẫu NA16 mà không cần qua đơn vị trung gian. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lần đầu thực hiện thủ tục này gặp vướng mắc ở khâu chữ ký, con dấu hoặc cách điền thông tin, khiến hồ sơ bị trả lại nhiều lần.
| Tiêu chí | Tự nộp hồ sơ | Thuê dịch vụ trọn gói |
| Thời gian chuẩn bị | Tự tìm hiểu quy định, dễ mất thời gian nếu chưa quen thủ tục | Được hướng dẫn chuẩn bị đúng ngay từ đầu |
| Rủi ro sai sót | Dễ bị trả hồ sơ do sai định dạng chữ ký, đóng dấu lệch | Được rà soát kỹ trước khi nộp |
| Xử lý phát sinh | Tự liên hệ, bổ sung khi cơ quan yêu cầu | Được hỗ trợ xử lý yêu cầu bổ sung |
| Phù hợp với | Đã quen thủ tục, chỉ cần nộp NA16 đơn lẻ | Cần xử lý đồng thời NA16, thẻ tạm trú và giấy phép lao động cho nhiều chuyên gia |
Rủi ro lớn nhất khi tự làm thường là hồ sơ bị trả lại nhiều lần do lỗi kỹ thuật nhỏ, kéo dài tiến độ xin visa hoặc thẻ tạm trú cho chuyên gia. Với doanh nghiệp cần xử lý đồng thời nhiều thủ tục cho người lao động nước ngoài, dịch vụ trọn gói giúp đồng bộ hồ sơ và rút ngắn thời gian xử lý.
8. Phần kết
Mẫu NA16 là bước khởi đầu bắt buộc trong toàn bộ quy trình bảo lãnh người nước ngoài, và việc chuẩn bị đúng mẫu, đúng quy định ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh mất thời gian bổ sung hồ sơ về sau. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ soạn thảo hồ sơ bảo lãnh, xin thẻ tạm trú hoặc giấy phép lao động trọn gói cho chuyên gia nước ngoài, AZVLAW sẵn sàng đồng hành để tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại.
Từ năm 2016 đến nay, AZVLAW đã xử lý hơn 10.000 hồ sơ pháp lý, với 95% hồ sơ hoàn thành đúng tiến độ cam kết. Không chỉ hỗ trợ các thủ tục về người lao động nước ngoài, AZVLAW còn đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt vòng đời pháp lý, từ thành lập công ty, xin giấy phép con, đến xử lý tranh chấp và sở hữu trí tuệ, giúp doanh nghiệp không phải tìm thêm đơn vị tư vấn khác. Đặc biệt, doanh nghiệp còn được hỗ trợ đồng bộ giữa pháp lý AZVLAW và kế toán, thuế AZTAX trong cùng một hệ sinh thái mang lại cho doanh nghiệp lá chắn bảo vệ toàn diện, đảm bảo mọi quyết định kinh doanh vừa chuẩn mực pháp lý, vừa tối ưu nghĩa vụ thuế.
9. Câu hỏi thường gặp về mẫu NA16
9.1 Doanh nghiệp nộp mẫu NA16 mấy lần?
Doanh nghiệp chỉ nộp mẫu NA16 một lần đầu tiên. Doanh nghiệp cần nộp lại khi thay đổi tên doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở chính hoặc mẫu con dấu đang sử dụng.
9.2 Nộp mẫu NA16 theo mẫu cũ sau ngày 01/07/2026 có được chấp nhận không?
Không. Hồ sơ sử dụng mẫu cũ sẽ bị trả lại vì quy định mới tại Thông tư 70/2026/TT-BCA đã có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
9.3 Ai là người ký vào mẫu NA16?
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức là người ký vào mẫu NA16, ghi đúng chức danh theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
9.4 Mẫu NA16 nộp ở đâu?
Doanh nghiệp nộp mẫu NA16 tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an) hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
9.5 Không nộp mẫu NA16 thì doanh nghiệp có bảo lãnh được người nước ngoài không?
Không. Mẫu NA16 là thủ tục bắt buộc phải hoàn thành trước khi thực hiện bất kỳ hồ sơ bảo lãnh nào cho người nước ngoài.
9.6 Thời gian xử lý mẫu NA16 mất bao lâu?
Thông từ 5-6 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian xử lý không cố định giữa các địa phương và có thể thay đổi theo hướng dẫn thực tế của từng cơ quan tiếp nhận tại từng thời điểm. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp cơ quan tiếp nhận hoặc đơn vị dịch vụ pháp lý để được cập nhật thời gian xử lý cụ thể.
