Trụ Sở 
Thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chấm dứt trách nhiệm bảo lãnh và tránh rủi ro pháp lý khi lao động nước ngoài nghỉ việc hoặc chuyển công ty. Bài viết hướng dẫn chi tiết hồ sơ, quy trình, thời hạn và cách xử lý các trường hợp đặc biệt theo quy định mới nhất năm 2026, giúp bạn thực hiện nhanh chóng, đúng luật.
1. Trường hợp phải trả thẻ TT cho người nước ngoài tại Việt Nam
Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card – TRC) là giấy tờ quan trọng cho phép người nước ngoài cư trú dài hạn tại Việt Nam, thường có thời hạn từ 1 đến 2 năm, đồng thời miễn thị thực (visa) khi xuất nhập cảnh trong thời gian hiệu lực. Thẻ này thường được cấp dựa trên sự bảo lãnh của doanh nghiệp Việt Nam (đối với lao động nước ngoài), sau khi hoàn tất các thủ tục như thị thực nhập cảnh và giấy phép lao động.
Thông thường, doanh nghiệp bảo lãnh phải thực hiện thủ tục thu hồi thẻ tạm trú trong hai tình huống phổ biến liên quan đến lao động nước ngoài:
(1) Người nước ngoài tự nguyện chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn
- Người lao động nước ngoài muốn nghỉ việc sớm hơn thời hạn hợp đồng.
- Người lao động chuyển sang làm việc cho một doanh nghiệp khác (trong trường hợp này, thẻ tạm trú cũ sẽ bị thu hồi để cấp thẻ mới dựa trên bảo lãnh mới).
(2) Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động
- Doanh nghiệp Việt Nam quyết định chấm dứt hợp đồng với người lao động nước ngoài vì lý do kỷ luật, thay đổi cơ cấu tổ chức, hoặc các nguyên nhân khác theo quy định pháp luật lao động.
Ngoài ra, một số trường hợp khác cũng dẫn đến việc thu hồi thẻ tạm trú (dù ít phổ biến hơn trong ngữ cảnh lao động), bao gồm khi người nước ngoài vi phạm pháp luật hoặc không còn đáp ứng điều kiện cư trú (theo các quy định tại Điều 44 và các điều liên quan của Luật).
2. Hồ sơ trả lại thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam
Hồ sơ trả thẻ tạm trú được chuẩn bị đầy đủ theo hướng dẫn thực tế từ các cơ quan xuất nhập cảnh (Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố). Dưới đây là thành phần hồ sơ chính cần chuẩn bị:
- Hộ chiếu và thẻ tạm trú của người nước ngoài: Bản chính (bản gốc). Đây là giấy tờ bắt buộc để cơ quan chức năng thu hồi và hủy giá trị thẻ tạm trú cũ.
- Mẫu đơn xin gia hạn thị thực (visa) Việt Nam – Mẫu NA5: Được sử dụng để đề nghị cấp thị thực xuất cảnh ngắn hạn hoặc gia hạn tạm trú tạm thời trong quá trình xử lý thủ tục trả thẻ (thường để người nước ngoài có thời gian xuất cảnh). Mẫu NA5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2015/TT-BCA (có thể tải từ website Cục Quản lý xuất nhập cảnh).
- Tờ khai tạm trú: Bản sao (có thể là tờ khai tạm trú gần nhất hoặc bản sao đã khai báo tạm trú online tại cơ sở lưu trú).
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài: Bản gốc hoặc bản sao công chứng. Giấy tờ này chứng minh lý do chấm dứt mối quan hệ lao động, là căn cứ pháp lý chính để thu hồi thẻ.
- Xác nhận thu hồi giấy phép lao động (hoặc giấy miễn giấy phép lao động): Do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp, bản gốc hoặc bản công chứng. Tài liệu này xác nhận giấy phép lao động đã bị thu hồi hoặc không còn hiệu lực, phù hợp với quy định về lao động nước ngoài.
3. Thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam
Thủ tục được thực hiện theo các bước cụ thể sau, dựa trên hướng dẫn thực tế từ các cơ quan xuất nhập cảnh (Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố).
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ
Doanh nghiệp (hoặc người đại diện) cần chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn chỉnh như đã hướng dẫn chi tiết ở phần “Hồ sơ trả lại thẻ tạm trú cho người nước ngoài”. Các giấy tờ chính bao gồm:
- Hộ chiếu và thẻ tạm trú bản chính của người nước ngoài.
- Mẫu NA5 (đơn đề nghị cấp thị thực ngắn hạn hoặc gia hạn tạm trú).
- Bản sao tờ khai tạm trú.
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (bản gốc hoặc công chứng).
- Xác nhận thu hồi giấy phép lao động (hoặc giấy miễn giấy phép lao động) từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (bản gốc hoặc công chứng).
- Công văn thông báo của doanh nghiệp (nêu rõ lý do không còn nhu cầu bảo lãnh, đề nghị thu hồi thẻ và hỗ trợ xuất cảnh nếu cần).
- Giấy giới thiệu người đại diện đi nộp hồ sơ (nếu áp dụng).
Hồ sơ cần được sắp xếp gọn gàng, chuẩn bị thêm bản sao để lưu trữ hoặc đối chiếu.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh
- Nơi nộp: Nộp trực tiếp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nơi người nước ngoài đăng ký tạm trú (ví dụ: Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an TP. Hồ Chí Minh nếu doanh nghiệp ở TP.HCM). Trong một số trường hợp đặc biệt, nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an (Hà Nội).
- Cách thức nộp: Nộp trực tiếp trong giờ hành chính (thứ 2 đến thứ 6, một số nơi mở sáng thứ 7). Một số địa phương hỗ trợ nộp online qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an, sau đó bổ sung hồ sơ giấy nếu được yêu cầu.
- Thời hạn khuyến nghị: Doanh nghiệp nên hoàn tất trong vòng 15 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt để tránh rủi ro pháp lý (theo hướng dẫn thực tế từ các cơ quan chức năng).
Khi nộp, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu đầy đủ và hợp lệ, sẽ cấp giấy hẹn trả kết quả (thường trong vòng 05 ngày làm việc).
Bước 3: Nhận kết quả và thực hiện xuất cảnh
- Kết quả xử lý: Cơ quan xuất nhập cảnh sẽ thu hồi và hủy giá trị thẻ tạm trú cũ. Đồng thời, cấp thị thực ngắn hạn (visa xuất cảnh) cho người nước ngoài (thường là visa loại DL hoặc tương đương, thời hạn 15 ngày hoặc theo quy định cụ thể).
- Trách nhiệm sau đó: Người nước ngoài phải xuất cảnh khỏi Việt Nam trong thời hạn ghi trên thị thực mới (thường là 15 ngày kể từ ngày cấp). Doanh nghiệp phối hợp hỗ trợ nếu cần (ví dụ: theo dõi xuất cảnh để đảm bảo tuân thủ).
- Trường hợp đặc biệt: Nếu người nước ngoài không hợp tác nộp lại thẻ tạm trú, doanh nghiệp vẫn phải gửi văn bản thông báo lý do cho cơ quan xuất nhập cảnh để được miễn trừ trách nhiệm bảo lãnh tiếp theo, tránh bị xử phạt.
4. Xử lý khi người nước ngoài không xuất cảnh sau
Sau khi doanh nghiệp bảo lãnh hoàn tất thủ tục thu hồi và nộp lại thẻ tạm trú (TRC) cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, người nước ngoài thường được cấp thị thực ngắn hạn (visa xuất cảnh) với thời hạn cụ thể (thường 15 ngày) để rời khỏi Việt Nam. Đây là biện pháp đảm bảo người nước ngoài xuất cảnh hợp pháp và chấm dứt trách nhiệm bảo lãnh của doanh nghiệp cũ.
Tuy nhiên, trong thực tế, vẫn xảy ra một số trường hợp người nước ngoài không xuất cảnh theo thời hạn quy định dù thẻ tạm trú đã bị thu hồi. Lúc này, tình huống sẽ rơi vào hai khả năng chính, với hậu quả pháp lý khác nhau:
4.1 Người nước ngoài cố tình ở lại Việt Nam
- Hậu quả pháp lý: Người nước ngoài sẽ bị coi là cư trú trái phép (overstay) sau khi hết thời hạn thị thực xuất cảnh hoặc không còn giấy tờ hợp pháp. Hành vi này vi phạm nghiêm trọng Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (đã sửa đổi, bổ sung).
- Mức xử phạt hành chính: Tùy theo thời gian quá hạn (tính từ ngày hết hạn thẻ tạm trú hoặc thị thực), người vi phạm có thể bị phạt tiền theo quy định tại Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực xuất nhập cảnh (ví dụ: Nghị định 144/2021/NĐ-CP và các văn bản cập nhật mới nhất):
- Quá hạn dưới 16 ngày: Phạt từ 500.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
- Từ 16 ngày đến dưới 30 ngày: Phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
- Từ 30 ngày đến dưới 60 ngày: Phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (có thể cao hơn tùy cập nhật).
- Từ 60 ngày đến dưới 90 ngày: Phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
- Từ 90 ngày trở lên: Phạt từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng hoặc cao hơn, kèm hình thức bổ sung là trục xuất (deportation).
- Các biện pháp bổ sung: Có thể bị buộc xuất cảnh, trục xuất, hoặc cấm nhập cảnh Việt Nam có thời hạn (từ vài năm đến vĩnh viễn), tùy mức độ vi phạm. Người vi phạm phải trình diện tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để nộp phạt và chấp hành quyết định.
- Trách nhiệm của doanh nghiệp cũ: Doanh nghiệp bảo lãnh cũ không còn liên quan sau khi hoàn tất thủ tục thu hồi thẻ tạm trú và thông báo bằng văn bản. Việc người nước ngoài vi phạm sẽ do họ tự chịu trách nhiệm pháp lý, không phát sinh nghĩa vụ cho doanh nghiệp cũ (trừ trường hợp doanh nghiệp cố tình che giấu hoặc hỗ trợ vi phạm).
4.2 Người nước ngoài được công ty mới bảo lãnh
- Quy trình hợp pháp: Nếu người nước ngoài tìm được doanh nghiệp mới mời làm việc và đồng ý bảo lãnh, họ có thể thực hiện thủ tục chuyển đổi công ty bảo lãnh (visa chuyển đổi hoặc cấp thẻ tạm trú mới).
- Các bước chính (theo thực tế quy định):
- Hoàn tất chấm dứt hợp đồng với công ty cũ (nếu chưa).
- Công ty cũ thu hồi thẻ tạm trú cũ (như đã thực hiện).
- Công ty mới chuẩn bị hồ sơ bảo lãnh: Công văn đề nghị (mẫu NA2), giấy phép lao động mới (hoặc miễn), giấy tờ doanh nghiệp, v.v.
- Người nước ngoài có thể được cấp thị thực nhập cảnh mới (hoặc chuyển đổi mục đích) để quay lại Việt Nam, sau đó xin cấp thẻ tạm trú mới dựa trên bảo lãnh từ công ty mới.
- Lưu ý: Thủ tục này thường yêu cầu người nước ngoài xuất cảnh trước (ra khỏi Việt Nam bằng visa xuất cảnh từ công ty cũ), sau đó nhập cảnh lại bằng visa mới do công ty mới bảo lãnh. Một số trường hợp đặc biệt có thể hỗ trợ chuyển đổi mà không cần xuất cảnh, nhưng phải tuân thủ hướng dẫn cụ thể từ cơ quan xuất nhập cảnh.
- Trách nhiệm doanh nghiệp cũ: Vẫn chấm dứt hoàn toàn sau khi nộp lại thẻ tạm trú và thông báo. Không chịu trách nhiệm nếu người nước ngoài tiếp tục cư trú hợp pháp dưới bảo lãnh mới.
5. Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài
Dưới đây là các lưu ý thiết yếu để doanh nghiệp và người nước ngoài thực hiện đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý:
(1) Thực hiện đúng thời hạn Tiến hành thủ tục ngay sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, mục đích lưu trú hoặc khi người nước ngoài xuất cảnh không quay lại. Khuyến nghị hoàn tất trong 15 ngày kể từ ngày chấm dứt. Chậm trễ có thể dẫn đến phạt hành chính.
(2) Trách nhiệm của cả hai bên
- Người nước ngoài: Phải nộp lại thẻ tạm trú bản gốc hoặc giao cho doanh nghiệp bảo lãnh.
- Doanh nghiệp: Chủ động thu hồi, kiểm tra và nộp hồ sơ cho cơ quan xuất nhập cảnh. Thiếu phối hợp từ một bên đều gây rủi ro pháp lý.
(3) Bảo quản và nộp bản gốc thẻ Bắt buộc nộp bản gốc thẻ tạm trú. Nếu thẻ bị mất, cần lập giấy giải trình kèm xác nhận của công an nơi mất thẻ, sau đó đề nghị hủy giá trị thẻ cũ.
(4) Không thực hiện thủ tục sẽ bị xử phạt
- Cá nhân không nộp lại thẻ: Phạt từ 500.000 – 2.000.000 đồng (hoặc cao hơn tùy thời gian vi phạm).
- Doanh nghiệp không thu hồi/thông báo: Phạt từ 500.000 – 2.000.000 đồng (có thể cao hơn theo quy định hiện hành).
(5) Ảnh hưởng đến thủ tục sau này Không trả thẻ đúng quy định hoặc để xảy ra vi phạm cư trú trái phép sẽ làm khó khăn việc:
- Xin cấp thẻ tạm trú mới, gia hạn visa.
- Được doanh nghiệp khác bảo lãnh.
- Xét duyệt hồ sơ nhập cảnh Việt Nam hoặc các quốc gia khác trong tương lai.
Khuyến nghị thực tế
- Lưu trữ đầy đủ chứng cứ (công văn, biên nhận nộp, biên bản thu hồi) để miễn trừ trách nhiệm nếu cần.
- Liên hệ Phòng Quản lý xuất nhập cảnh địa phương (đặc biệt tại TP. Hồ Chí Minh) để cập nhật quy trình và mức phạt mới nhất.
Việc nắm vững thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý lao động ngoại quốc. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc cần xử lý gấp các trường hợp phát sinh, hãy liên hệ ngay với AZVLAW qua HOTLINE: 090 2348 865 để được chúng tôi hỗ trợ kịp thời ngay hôm nay.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Thời gian xử lý thủ tục trả thẻ tạm trú là bao lâu?
Thường 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp nên hoàn tất trong 15 ngày sau khi hợp đồng lao động chấm dứt để tránh rủi ro.
Câu 2: Người nước ngoài có thể tự trả thẻ tạm trú mà không cần qua công ty không?
Có thể, nhưng vẫn cần giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng lao động và giấy phép lao động từ công ty cũ. Tuy nhiên, thực tế hầu hết doanh nghiệp bảo lãnh chủ động thực hiện để chấm dứt trách nhiệm.
Câu 3: Thẻ tạm trú bị mất thì xử lý ra sao khi trả thẻ?
Lập giấy giải trình lý do mất thẻ (có xác nhận của công an nơi mất hoặc nơi cư trú), gửi kèm công văn đề nghị hủy giá trị thẻ cũ. Cơ quan sẽ ghi nhận và xử lý hủy để miễn trừ trách nhiệm.
