Thủ tục xin thẻ tạm trú cho người Nhật Bản mới nhất 2026

Trong pháp luật xuất nhập cảnh, thẻ tạm trú cho người Nhật Bản là chứng thư pháp lý cao nhất xác lập quyền cư trú dài hạn, cho phép chuyên gia, nhà đầu tư và thân nhân tự do lưu trú, xuất nhập cảnh mà không cần gia hạn thị thực định kỳ. Văn bản này đồng thời là cơ sở then chốt để công dân Nhật Bản mở tài khoản định danh, sở hữu bất động sản thương mại và đón người thân sang lưu trú và định cư hợp thức trên lãnh thổ Việt Nam.. Đồng hành cùng các tập đoàn và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, AZVLAW chuẩn hóa toàn bộ điều kiện xét duyệt, quy chuẩn hồ sơ cùng hướng dẫn chi tiết quy trình xin thẻ tạm trú qua bài viết sau.

1. Thẻ tạm trú là gì?

Thẻ tạm trú (tiếng Anh: Temporary Residence Card – viết tắt là TRC) là giấy tờ cư trú có giá trị pháp lý cao do Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp cho công dân nước ngoài được phép cư trú có thời hạn tại Việt Nam.

Đối với công dân mang quốc tịch Nhật Bản sang Việt Nam công tác, làm việc hoặc đầu tư, thẻ tạm trú đóng vai trò như một giấy phép cư trú dài hạn đặc biệt, mang lại nhiều quyền lợi thiết thực trong suốt thời gian lưu trú.

1.1. Vai trò của thẻ tạm trú

Chiếu theo hệ thống pháp lý về quản lý xuất nhập cảnh và cư trú hiện hành:

• Thay thế hoàn toàn thị thực (visa): Thẻ tạm trú có giá trị thay thế thị thực xuất nhập cảnh. Trong suốt thời hạn ghi trên thẻ, người Nhật Bản được tự do xuất cảnh, nhập cảnh Việt Nam nhiều lần mà không cần phải làm thủ tục xin visa hay gia hạn visa định kỳ.
• Thời hạn lưu trú dài hơn visa: Thay vì phải gia hạn thị thực từ 3 tháng đến 6 tháng/lần, thẻ tạm trú cấp cho người Nhật Bản có thời hạn từ 01 năm đến tối đa 05 năm (tùy thuộc vào diện làm việc, đầu tư hay thăm thân và thời hạn còn lại của hộ chiếu).
• Gắn liền với đơn vị hoặc cá nhân bảo lãnh: Thẻ được cấp căn cứ trên sự bảo lãnh hợp pháp của một pháp nhân (công ty, văn phòng đại diện, tổ chức tại Việt Nam) hoặc cá nhân là công dân Việt Nam/người nước ngoài có thẻ tạm trú hợp lệ.

1.2. Những ưu điểm của thẻ tạm trú đối với người Nhật

Tấm thẻ tạm trú mang lại nhiều đặc quyền quan trọng, hỗ trợ tối đa cho quá trình làm việc cũng như sinh hoạt hàng ngày:

• Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí: Không phải lo lắng về việc visa hết hạn, giảm bớt chi phí gia hạn visa nhiều lần và tránh bị xử phạt hay trục xuất vì lưu trú quá thời hạn cho phép.
• Bảo lãnh vợ, chồng và con sang sinh sống: Chuyên gia, nhà đầu tư Nhật Bản có thẻ tạm trú hợp lệ được quyền bảo lãnh vợ/chồng và con dưới 18 tuổi sang Việt Nam cùng sinh sống theo diện thẻ tạm trú thăm thân (ký hiệu TT) với thời hạn tương đương.
• Thuận lợi trong các giao dịch ngân hàng và tài chính: Dễ dàng mở tài khoản thanh toán, mở thẻ ngân hàng, thực hiện các giao dịch chuyển tiền hợp thức về nước dựa trên biểu quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
• Thực hiện các thủ tục hành chính và dân sự dài hạn: Đủ điều kiện đăng ký mua căn hộ chung cư dài hạn dành cho người nước ngoài tại các dự án nhà ở thương mại; thuận tiện làm thủ tục chuyển đổi hoặc cấp mới giấy phép lái xe Việt Nam; ký kết hợp đồng thuê nhà dài hạn và đăng ký các dịch vụ viễn thông, tiện ích sinh hoạt một cách nhanh chóng.

2. Phân loại các đối tượng người Nhật Bản được cấp thẻ tạm trú

Căn cứ quy định tại Điều 36 và Điều 38 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, thẻ tạm trú cấp cho công dân Nhật Bản được phân theo các nhóm đối tượng và thời hạn hiệu lực cụ thể:

Nhóm đối tượng	Tiêu chí xét duyệt & Hồ sơ căn cứ	Ký hiệu thẻ	Thời hạn tối đa
1. Lao động & Chuyên gia	Nhân sự mang quốc tịch Nhật Bản đã được cấp Giấy phép lao động (Work Permit) hợp pháp còn hiệu lực (bao gồm các vị trí: chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật)	LĐ2	Tối đa 02 năm
	Công dân Nhật Bản đã được sở, ngành lao động cấp văn bản miễn trừ Giấy phép lao động theo diện chuyên gia/quản lý	LĐ1	Tối đa 02 năm
2. Nhà đầu tư vốn lớn	Cá nhân hoặc đại diện doanh nghiệp Nhật Bản đăng ký phần vốn góp đạt tối thiểu từ 100 tỷ VNĐ hoặc trực tiếp triển khai dự án tại các khu vực, ngành nghề thuộc danh mục khuyến khích đặc biệt từ Chính phủ	ĐT1	Tối đa 05 năm
	Chủ đầu tư hoặc người được ủy quyền từ tổ chức Nhật Bản tham gia góp vốn từ 50 tỷ đến dưới 100 tỷ VNĐ, hoặc rót vốn vào các ngành nghề ưu tiên mở rộng theo chủ trương nhà nước	ĐT2	Tối đa 05 năm
3. Nhà đầu tư vừa & nhỏ	Thương nhân Nhật Bản góp vốn từ 03 tỷ đến cận 50 tỷ VNĐ được ghi nhận chuẩn xác trên giấy phép kinh doanh (ERC) hoặc giấy chứng nhận đầu tư (IRC)	ĐT3	Tối đa 03 năm
	Lưu ý ngoại lệ: Mức góp vốn dưới 03 tỷ VNĐ chỉ đủ điều kiện cấp visa ngắn hạn ĐT4 không quá 12 tháng, hoàn toàn không thuộc diện được xét cấp thẻ tạm trú.	ĐT4	Không cấp TRC
4. Người đứng đầu Văn phòng đại diện & Tổ chức phi chính phủ	Nhân sự Nhật Bản giữ chức vụ Trưởng văn phòng đại diện, người đứng đầu chi nhánh doanh nghiệp hoặc cơ quan xúc tiến thương mại – kinh tế được cấp phép thành lập	NN2	Tối đa 03 năm
	Người Nhật Bản là Trưởng văn phòng đại diện, dự án của các tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài hoạt động hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam	NN1	Tối đa 03 năm
5. Chuyên môn đặc thù	Luật sư Nhật Bản đã hoàn tất thủ tục và được Bộ Tư pháp cấp chứng chỉ/giấy phép hành nghề chính thức trên lãnh thổ Việt Nam	LS	Tối đa 05 năm
	Phóng viên, báo chí Nhật Bản thường trú chính thức tại Việt Nam được Bộ Ngoại giao cấp phép hoạt động	PV1	Tối đa 02 năm
6. Ngoại giao & Cơ quan nhà nước	Cán bộ ngoại giao, viên chức lãnh sự Nhật Bản, đại diện các phái đoàn Liên Hợp Quốc/tổ chức liên chính phủ kèm thân nhân và nhân sự phục vụ theo nhiệm kỳ công tác	NG3	Tối đa 05 năm
	Người Nhật Bản vào làm việc với các cơ quan tư pháp, cơ quan ngang Bộ, Kiểm toán Nhà nước hoặc hệ thống HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.	LV1	Tối đa 05 năm
	Người Nhật Bản vào làm việc với các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI)	LV2	Tối đa 5 năm
7. Học tập & Đào tạo	Người mang quốc tịch Nhật Bản vào thực tập, học tập dài hạn tại các trường đại học, học viện, cơ sở giáo dục đào tạo tại Việt Nam	DH	Tối đa 5 năm
8. Thân nhân chuyên gia Nhật	Vợ, chồng, con dưới 18 tuổi của người Nhật Bản được cấp thị thực/thẻ tạm trú các ký hiệu: LV1, LV2, LS, ĐT1, ĐT2, ĐT3, NN1, NN2, DH, PV1, LĐ1, LĐ2 (Điều kiện: Có Sổ hộ tịch Koseki Tohon đã được chứng nhận Apostille và dịch công chứng tiếng Việt)	TT	Theo hạn thẻ người bảo lãnh (Tối đa 03 năm)
	Người Nhật Bản là cha, mẹ, vợ, chồng, con của công dân Việt Nam (Điều kiện: Có Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, Giấy khai sinh hợp pháp chứng minh quan hệ gia đình)	TT	Tối đa 03 năm

Nguyên tắc pháp lý trọng yếu cần nắm rõ:

• Khung thời hạn theo hộ chiếu: Thẻ tạm trú được cấp ra luôn có giá trị ngắn hơn hiệu lực còn lại trên cuốn hộ chiếu gốc ít nhất 30 ngày. Do đó, người đề nghị cấp thẻ cần kiểm tra kỹ thời hạn hộ chiếu trước khi nộp hồ sơ.
• Cấp lại khi hết hạn: Người nước ngoài có thẻ tạm trú đã hết hạn sẽ được cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét gia hạn hoặc cấp thẻ mới nếu vẫn đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý

3. Điều kiện xin cấp thẻ tạm trú cho người Nhật Bản

Để được Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh phê duyệt cấp thẻ tạm trú, công dân Nhật Bản và đơn vị/cá nhân bảo lãnh phải đáp ứng đồng thời các tiêu chuẩn pháp lý sau:

3.1. Hộ chiếu Nhật Bản còn thời hạn tối thiểu 13 tháng

• Theo quy định pháp luật xuất nhập cảnh, thời hạn của thẻ tạm trú khi cấp ra luôn phải ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày.
• Do thời hạn tối thiểu của một thẻ tạm trú thông thường là 01 năm (12 tháng), hộ chiếu của người Nhật Bản bắt buộc phải còn giá trị sử dụng tối thiểu từ 13 tháng trở lên tại thời điểm nộp hồ sơ.

3.2. Thị thực (visa) nhập cảnh đúng mục đích cư trú

• Người Nhật Bản phải đang lưu trú hợp pháp tại Việt Nam bằng thị thực hoặc dấu tạm trú có ký hiệu phù hợp với diện đề nghị cấp thẻ (như LĐ1, LĐ2, ĐT1, ĐT2, ĐT3, NN1, NN2, TT hoặc DN).
• Lưu ý đặc biệt: Trường hợp công dân Nhật Bản nhập cảnh theo diện miễn thị thực đơn phương 45 ngày hoặc sử dụng visa du lịch (ký hiệu DL) thông thường sẽ không được chuyển đổi trực tiếp sang thẻ tạm trú tại Việt Nam, trừ các trường hợp ngoại lệ có giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình hoặc đã có Giấy phép lao động/Giấy chứng nhận đầu tư theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.

3.3. Đã hoàn thành thủ tục khai báo tạm trú trực tuyến

• Người Nhật Bản phải thực hiện đăng ký khai báo tạm trú hợp lệ tại nơi lưu trú (khách sạn, căn hộ dịch vụ hoặc nhà riêng thuê dài hạn) qua hệ thống khai báo tạm trú điện tử của Cơ quan Công an cấp tỉnh/thành phố nơi đang cư trú.
• Thông tin khai báo tạm trú phải trùng khớp với địa chỉ cư trú thực tế và thông tin nhân thân trên hộ chiếu.

3.4. Có cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam bảo lãnh hợp pháp

Người đề nghị cấp thẻ bắt buộc phải có chủ thể đứng ra bảo lãnh theo quy định:

• Đối với diện lao động, đầu tư, thương mại: Doanh nghiệp, tổ chức hoặc văn phòng đại diện nơi người Nhật làm việc/góp vốn thành lập hợp pháp tại Việt Nam đứng ra làm thủ tục bảo lãnh và đã đăng ký hồ sơ pháp nhân (mẫu con dấu và chữ ký) với cơ quan xuất nhập cảnh.
• Đối với diện thăm thân kết hôn: Cá nhân bảo lãnh là công dân Việt Nam (vợ/chồng) hoặc thân nhân là người nước ngoài đã sở hữu thẻ tạm trú hợp lệ tại Việt Nam.

3.5. Không thuộc các trường hợp bị cấm hoặc tạm hoãn xuất nhập cảnh

• Người Nhật Bản không nằm trong danh sách các trường hợp bị trục xuất, tạm hoãn xuất cảnh hoặc chưa hoàn thành các nghĩa vụ về thuế, dân sự, hình sự tại Việt Nam.
• Lý lịch nhân thân rõ ràng, tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật và an ninh trật tự trong suốt thời gian lưu trú tại Việt Nam.

4. Thời hạn và chi phí làm thẻ tạm trú cho người Nhật Bản

Thời hạn và lệ phí cấp thẻ tạm trú là hai yếu tố có mối liên hệ mật thiết với nhau: Theo quy định của Bộ Tài chính và Cục Quản lý xuất nhập cảnh, mức lệ phí nhà nước khi làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài được tính trực tiếp dựa trên thời hạn hiệu lực thực tế được cấp của tấm thẻ.

4.1 Biểu phí nhà nước cấp thẻ tạm trú theo thời hạn

Khung thời hạn thẻ tạm trú	Mức lệ phí quy định (USD)	Mức lệ phí ước tính (VNĐ)	Áp dụng cho các diện phổ biến
Từ 01 năm đến dưới 02 năm	145 USD / thẻ	~ 3.650.000 – 3.750.000	Lao động (LĐ1, LĐ2), Báo chí (PV1), Thăm thân ngắn hạn
Từ 02 năm đến 05 năm	155 USD / thẻ	~ 3.900.000 – 4.000.000	Nhà đầu tư (ĐT1, ĐT2, ĐT3), Thăm thân (TT), Luật sư (LS), Trưởng VPĐD (NN1, NN2)

(Trường hợp xin cấp lại do thẻ tạm trú bị mất hoặc hư hỏng, lệ phí cố định là 145 USD/thẻ).

4.2 Lưu ý về cơ chế thu phí và thời hạn thực tế

• Đồng tiền thanh toán: Lệ phí được thu bằng Việt Nam Đồng (VND) theo tỷ giá quy đổi của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm xuất biên lai, thanh toán trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc thanh toán trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
• Thời điểm nộp phí: Doanh nghiệp và cá nhân chỉ phải nộp khoản lệ phí này sau khi hồ sơ đã qua bước kiểm tra hợp lệ và được cấp biên nhận hẹn ngày trả kết quả (Người nộp hoàn toàn không phát sinh chi phí nếu hồ sơ cần điều chỉnh hoặc hoàn thiện thêm).
• Mối liên hệ với hộ chiếu: Dù hồ sơ thuộc diện được cấp khung tối đa (3 năm hay 5 năm), thời hạn trên thẻ tạm trú luôn bị giới hạn bởi thời hạn hộ chiếu Nhật Bản (ngắn hơn hạn hộ chiếu ít nhất 30 ngày), kéo theo mức lệ phí áp dụng sẽ tự động rơi vào bậc 145 USD hay 155 USD tương ứng.

Xem thêm: Thủ tục làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài chi tiết nhất

5. Hồ sơ xin thẻ tạm trú cho người Nhật Bản

Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú đòi hỏi sự đồng bộ chặt chẽ giữa tư cách pháp lý của đơn vị bảo lãnh và tính hợp thức của giấy tờ tùy thân. Dưới đây là bảng danh mục hồ sơ chi tiết theo từng trường hợp cụ thể:

Diện làm thẻ	Chi tiết danh mục giấy tờ bắt buộc phải chuẩn bị
1. Bộ hồ sơ cơ bản (Áp dụng cho mọi trường hợp)	• Tờ khai NA8: Đề nghị cấp thẻ tạm trú (dán kèm 02 ảnh 2×3 cm phông nền trắng, chụp không quá 6 tháng). • Hộ chiếu Nhật Bản gốc: Còn thời hạn sử dụng tối thiểu từ 13 tháng trở lên kèm thị thực/dấu tạm trú hợp lệ. • Bản xác nhận khai báo tạm trú: Đã đăng ký trực tuyến tại công an xã/phường nơi lưu trú. • Giấy giới thiệu / Giấy ủy quyền: Của tổ chức bảo lãnh cho nhân sự trực tiếp đi nộp hồ sơ.
2. Chuyên gia & Lao động (Ký hiệu LĐ1, LĐ2)	• Mẫu NA6: Công văn bảo lãnh và đề nghị cấp thẻ tạm trú của doanh nghiệp. • Mẫu NA16: Văn bản đăng ký mẫu con dấu và chữ ký người đại diện pháp luật (nếu nộp lần đầu). • Bản công chứng Giấy phép thành lập doanh nghiệp (ERC) hoặc Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện/chi nhánh. • Bản sao chứng thực Giấy phép lao động (Work Permit) hoặc Văn bản xác nhận miễn GPLĐ còn hạn.
3. Nhà đầu tư góp vốn (Ký hiệu ĐT1, ĐT2, ĐT3)	• Mẫu NA6 và Mẫu NA16 của doanh nghiệp nơi người Nhật góp vốn đầu tư. • Bản sao y công chứng hợp lệ Giấy phép đăng ký đầu tư (IRC) kèm theo Đăng ký kinh doanh (ERC) của công ty. • Tài liệu chứng minh đã góp vốn thực tế: Báo cáo tài chính kiểm toán năm gần nhất hoặc Sao kê tài khoản vốn đầu tư trực tiếp tại ngân hàng thương mại.
4. Thân nhân chuyên gia Nhật (Vợ, chồng, con đi cùng)	• Mẫu NA6 bảo lãnh từ công ty nơi chuyên gia Nhật Bản đang làm việc. • Bản sao thẻ tạm trú và hộ chiếu còn hạn của chuyên gia Nhật Bản (người bảo lãnh). • Sổ hộ tịch (Koseki Tohon / Koseki Shohon) hoặc Giấy khai sinh, Giấy kết hôn cấp tại Nhật Bản (yêu cầu dán tem chứng nhận Apostille và dịch công chứng tiếng Việt).
5. Kết hôn với người mang quốc tịch Việt Nam (Ký hiệu TT)	• Mẫu NA7: Đơn xin bảo lãnh cấp thẻ tạm trú do vợ/chồng là công dân Việt Nam ký và có xác nhận của Công an xã/phường nơi thường trú. • Bản sao chứng thực Thẻ Căn cước / CMND của vợ/chồng là người Việt Nam. • Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận kết hôn (hoặc Trích lục ghi chú kết hôn nếu đăng ký tại Nhật Bản). • Thông tin cư trú của công dân Việt Nam: Xác nhận trên VNeID hoặc bản giấy Mẫu CT07.
6. Có bố hoặc mẹ là công dân Việt Nam (Ký hiệu TT)	• Mẫu NA7: Đơn xin bảo lãnh cấp thẻ tạm trú do bố hoặc mẹ là công dân Việt Nam ký và có xác nhận của Công an xã/phường. • Bản sao chứng thực Thẻ Căn cước / CMND của bố hoặc mẹ là công dân Việt Nam. • Bản sao chứng thực Giấy khai sinh hoặc giấy tờ pháp lý chứng minh quan hệ huyết thống trực tiếp với bố/mẹ là người Việt Nam. • Thông tin cư trú của bố/mẹ: Xác nhận trên VNeID hoặc bản giấy Mẫu CT07.

6. Trình tự các bước đăng ký thẻ tạm trú cho công dân Nhật Bản

Theo cơ chế giải quyết thủ tục hành chính mới, việc đề nghị cấp thẻ tạm trú được áp dụng đồng bộ qua phương thức nộp hồ sơ điện tử qua hệ thống dịch vụ công song song với việc nộp đối soát bản giấy. Quy trình thực hiện gồm 4 giai đoạn tiêu chuẩn:

Bước 1: Thiết lập hồ sơ và chuẩn hóa định dạng số

• Đơn vị bảo lãnh kiểm tra tính hợp lệ của từng tài liệu theo danh mục hướng dẫn (chú trọng các văn bản tiếng Nhật phải hoàn tất tem Apostille và có bản dịch công chứng tiếng Việt hợp lệ).
• Doanh nghiệp bảo lãnh chuẩn bị tài khoản định danh điện tử và chữ ký số (Token điện tử) còn hiệu lực để phục vụ khâu ký số hồ sơ trực tuyến.
• Thực hiện quét (scan) màu toàn bộ chứng từ bản cứng (đơn đề nghị, công văn bảo lãnh, giấy phép lao động/đầu tư, thị thực cùng hộ chiếu) thành định dạng file PDF để chuẩn bị tải lên hệ thống.

Bước 2: Đăng ký hồ sơ trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến

• Đăng nhập hệ thống: Sử dụng tài khoản doanh nghiệp truy cập Cổng Dịch vụ công Bộ Công an (dichvucong.bocongan.gov.vn).
• Khởi tạo dữ liệu: Tìm chọn nghiệp vụ cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài, nhập liệu chính xác thông tin cá nhân của người Nhật, cơ quan bảo lãnh, địa chỉ đăng ký tạm trú, thời hạn và diện thẻ đề nghị cấp.
• Tải tệp đính kèm & Ký số: Tải các tệp hồ sơ PDF đã scan lên từng mục tương ứng và thực hiện ký số điện tử của doanh nghiệp để hoàn tất gửi hồ sơ.
• Theo dõi trạng thái: Cơ quan xuất nhập cảnh sẽ tiến hành tiền kiểm hồ sơ trực tuyến.
  • Trường hợp hồ sơ đạt yêu cầu: Cổng thông tin sẽ xác nhận tiếp nhận thành công, sinh mã định danh hồ sơ và gửi chỉ dẫn nộp hồ sơ giấy kèm thanh toán phí.
  • Nếu hồ sơ có sai sót hoặc thiếu giấy tờ: Cơ quan tiếp nhận sẽ gửi yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung cụ thể qua tài khoản dịch vụ công.

Bước 3: Trình đối chiếu hồ sơ bản cứng và nộp lệ phí

Ngay khi có thông báo xét duyệt online hợp lệ, nhân sự được ủy quyền mang bộ hồ sơ gốc hoàn chỉnh đến làm việc tại cơ quan xuất nhập cảnh phụ trách thụ lý:

• Địa điểm nộp trực tiếp:
  • Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an: Nộp tại 44–46 Trần Phú (Hà Nội) hoặc 333–337 Nguyễn Trãi (TP.HCM) áp dụng cho khối doanh nghiệp FDI, các tổ chức phi chính phủ/văn phòng đại diện hoặc đối tượng được cấp thị thực trực tiếp bởi Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
  • Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh: Cơ quan quản lý tại địa bàn doanh nghiệp đăng ký trụ sở kinh doanh hoặc nơi thường trú của cá nhân bảo lãnh.
• Thực hiện nghĩa vụ tài chính: Nộp phí hành chính theo quy định bằng hình thức chuyển khoản qua cổng thanh toán điện tử hoặc nộp trực tiếp tại khu vực tiếp nhận một cửa khi lấy giấy hẹn.

Bước 4: Tiếp nhận thẻ tạm trú và hộ chiếu gốc

• Khung thời gian xử lý:
  • Khung thời gian theo luật: Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xử lý và phát hành thẻ trong vòng 05 ngày làm việc tính từ ngày thu đủ hồ sơ bản cứng hợp thức.
  • Tổng thời gian thực tế: Tính từ lúc nộp online, chờ duyệt tiền kiểm, nộp hồ sơ gốc và trả kết quả, toàn bộ quy trình thường dao động từ 10 đến 14 ngày làm việc (tùy thuộc vào việc hồ sơ có phải chỉnh sửa hay không).
• Nhận kết quả: Đến ngày hẹn, người được ủy quyền mang theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cùng Thẻ Căn cước đến bộ phận một cửa để nhận bàn giao thẻ tạm trú kèm hộ chiếu gốc (hoặc nhận gửi trả tận nơi thông qua dịch vụ bưu chính công ích).

Xem thêm: Thủ tục làm thẻ tạm trú cho người Hàn Quốc chi tiết nhất

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục làm thẻ tạm trú cho người Đài Loan chuẩn xác nhất

Xem thêm: Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người Trung Quốc chi tiết

7. Lưu ý tránh bị trả hồ sơ thẻ tạm trú cho người Nhật Bản

Trong quá trình tiếp nhận và thẩm định thực tế, cơ quan xuất nhập cảnh thường kiểm tra rất khắt khe tính thống nhất giữa mục đích nhập cảnh, năng lực bảo lãnh và giá trị pháp lý của hồ sơ. Để tránh trường hợp hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung kéo dài thời gian, doanh nghiệp và công dân Nhật Bản cần đặc biệt lưu ý các điểm mấu chốt sau:

7.1. Bất cập khi nhập cảnh bằng diện miễn thị thực 45 ngày

• Quy định chuyển đổi: Công dân Nhật Bản nhập cảnh theo diện đơn phương miễn thị thực 45 ngày thường mang mục đích du lịch hoặc tìm hiểu thị trường ngắn hạn.
• Rủi ro: Theo nguyên tắc chung của pháp luật xuất nhập cảnh, thị thực hoặc dấu tạm trú miễn thị thực không được tự ý chuyển đổi mục đích tại chỗ sang thẻ tạm trú, trừ các trường hợp đáp ứng quy định chuyển đổi mục đích thị thực tại Khoản 2 Điều 7 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài (như đã có Giấy phép lao động hợp lệ, là nhà đầu tư góp vốn có tên trên ERC/IRC, hoặc có quan hệ huyết thống/kết hôn với công dân Việt Nam).
• Giải pháp: Nếu không thuộc nhóm ngoại lệ chuyển đổi trực tiếp, người Nhật Bản cần xuất cảnh và thực hiện nhập cảnh lại bằng đúng diện thị thực tương ứng (ký hiệu DN1, LĐ hoặc ĐT) trước khi nộp hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú.

7.2. Lỗi giấy tờ hộ tịch và chứng nhận Apostille Nhật Bản

• Thiếu xác nhận Apostille: Các tài liệu hộ tịch của Nhật Bản (Sổ hộ tịch Koseki Tohon, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy khai sinh) nếu chỉ nộp bản gốc tiếng Nhật mà chưa có tem chứng nhận Apostille của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) sẽ bị cơ quan quản lý xuất nhập cảnh từ chối tiếp nhận ngay từ bước tiền kiểm.
• Thời hạn của Sổ hộ tịch (Koseki): Cơ quan chức năng thường yêu cầu bản trích lục Sổ hộ tịch Nhật Bản phải được cấp trong thời gian gần nhất (thông thường không quá 03 hoặc 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ) để bảo đảm tính chính xác về tình trạng hôn nhân và quan hệ thân nhân hiện tại.
• Lệch thông tin dịch thuật: Bản dịch tiếng Việt phải được dịch thuật công chứng tư pháp chuẩn xác, đặc biệt là cách phiên âm tên họ của người Nhật (Kanji sang Katakana/Romaji) phải trùng khớp tuyệt đối với thông tin in trên hộ chiếu.

7.3. Hạn mức hộ chiếu không đáp ứng thời hạn xin cấp

• Lỗi đề nghị sai thời hạn: Nhiều trường hợp người Nhật xin cấp thẻ tạm trú khung 02 năm hoặc 03 năm nhưng quên đối chiếu thời hạn còn lại trên hộ chiếu.
• Quy tắc trừ lùi 30 ngày: Thời hạn của thẻ tạm trú được duyệt luôn có giá trị ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu Nhật Bản ít nhất 30 ngày. Nếu hộ chiếu còn hạn dưới 13 tháng, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ không cấp thẻ tạm trú thời hạn 01 năm.
• Giải pháp: Nếu hộ chiếu Nhật Bản sắp hết hạn, công dân Nhật nên làm thủ tục đổi hộ chiếu mới tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam trước khi nộp hồ sơ xin cấp thẻ.

7.4. Doanh nghiệp bảo lãnh chưa hoàn tất thủ tục đăng ký mẫu dấu (Mẫu NA16)

• Đối với doanh nghiệp, tổ chức lần đầu đứng ra bảo lãnh người nước ngoài, nếu nộp hồ sơ mà thiếu Mẫu NA16 (Văn bản giới thiệu mẫu con dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật), hồ sơ trực tuyến sẽ bị từ chối ngay lập tức.
• Trường hợp doanh nghiệp đã từng đăng ký Mẫu NA16 nhưng vừa thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc con dấu mới, bắt buộc phải làm thủ tục đăng ký cập nhật lại trước hoặc song song với thời điểm nộp hồ sơ cấp thẻ.

7.5. Chưa hoàn tất nghĩa vụ khai báo tạm trú trực tuyến

• Thông tin khai báo tạm trú của công dân Nhật Bản trên hệ thống điện tử của cơ quan công an địa phương phải đang ở trạng thái còn hiệu lực và địa chỉ tạm trú khai báo phải khớp hoàn toàn với địa chỉ kê khai trên Mẫu NA8.
• Nếu thông tin trên hệ thống dữ liệu dân cư và hồ sơ xuất nhập cảnh có sự sai lệch hoặc chưa hoàn thành việc khai báo, hồ sơ sẽ bị tạm dừng xử lý để xác minh thực địa.

8. Dịch vụ làm thẻ tạm trú cho người Nhật Bản tại AZVLAW

Việc tự thực hiện thủ tục cấp thẻ tạm trú thường khiến doanh nghiệp và công dân Nhật Bản gặp nhiều trở ngại do rào cản ngôn ngữ, quy trình xử lý hồ sơ điện tử nhiều bước cũng như các quy chuẩn thẩm định nghiêm ngặt đối với giấy tờ pháp lý do Nhật Bản phát hành.

Với vai trò là đơn vị tư vấn chuyên sâu về pháp luật xuất nhập cảnh và đầu tư, AZVLAW cung cấp giải pháp trọn gói, đại diện khách hàng xử lý toàn bộ quy trình từ khâu chuẩn bị đến khi bàn giao kết quả tận tay.

8.1. Phạm vi công việc AZVLAW thực hiện thay khách hàng

Khi sử dụng dịch vụ tại AZVLAW, khách hàng không cần phải trực tiếp đi lại hay lo lắng về các bước hành chính phức tạp:

• Tư vấn diện cấp thẻ tối ưu thời hạn: Rà soát hồ sơ doanh nghiệp và tư cách lưu trú của người Nhật để lựa chọn diện cấp thẻ mang lại thời hạn cư trú dài nhất theo luật định.
• Xử lý trọn gói giấy tờ cấp tại Nhật Bản: Hướng dẫn và thực hiện thủ tục chứng nhận tem Apostille đối với Sổ hộ tịch (Koseki), Giấy khai sinh, Giấy kết hôn hoặc bằng cấp chuyên môn; hoàn tất bản dịch công chứng tư pháp tiếng Việt chuẩn xác từng thông tin nhân thân.
• Đại diện số hóa và kê khai Cổng dịch vụ công: Chuẩn bị chuẩn xác các biểu mẫu (NA6, NA7, NA8, NA16), kê khai trực tuyến bằng chữ ký số và giải trình hồ sơ ngay từ bước xét duyệt ban đầu.
• Đại diện làm việc tại cơ quan xuất nhập cảnh: Trực tiếp nộp đối chiếu hồ sơ gốc, đóng lệ phí nhà nước và theo dõi sát sao tiến độ thẩm định tại Cục hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh.
• Giao nhận kết quả tận nơi: Nhận kết quả thẻ tạm trú gốc kèm hộ chiếu và bàn giao an toàn đến tận văn phòng hoặc nơi cư trú của khách hàng.

8.2. Chi phí và thời gian triển khai dịch vụ

• Chi phí trọn gói: Dao động từ 10.000.000 VNĐ đến 12.000.000 VNĐ / / hồ sơ (tùy thuộc vào diện làm thẻ là lao động, đầu tư hay thăm thân và tình trạng thực tế của hồ sơ). AZVLAW cam kết báo giá minh bạch, trọn gói một lần và không phát sinh chi phí phụ.
• Thời gian xử lý: Từ 10 đến 15 ngày làm việc tính từ thời điểm tiếp nhận đủ thông tin.
• Chế độ hỗ trợ hỏa tốc: Thiết lập phương án xử lý cấp tốc dành riêng cho các nhân sự và chuyên gia Nhật Bản cần nhận thẻ sớm nhằm kịp lịch trình công cán hoặc ký kết hợp đồng dự án quan trọng.

8.3. Lợi thế khi lựa chọn dịch vụ tại AZVLAW

• Kinh nghiệm chuyên sâu: Đội ngũ chuyên viên am hiểu thực tiễn xét duyệt tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên.
• Tháo gỡ các ca hồ sơ phức tạp: Xử lý hiệu quả các tình huống khó như chuyển đổi từ diện miễn thị thực 45 ngày, hộ chiếu sắp hết hạn hoặc doanh nghiệp bảo lãnh mới thành lập chưa hoàn thiện đăng ký mẫu con dấu.
• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp, báo cáo tài chính và thông tin cá nhân của công dân Nhật Bản được bảo mật nghiêm ngặt theo tiêu chuẩn an toàn thông tin pháp lý.

Xem thêm: Dịch vụ làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài trọn gói, nhanh chóng

9. Câu hỏi thường gặp

9.1. Người Nhật đổi sang hộ chiếu mới thì thẻ tạm trú cũ còn dùng được không?

Khi công dân Nhật Bản được cấp hộ chiếu mới (do hộ chiếu cũ hết hạn hoặc hết trang), thẻ tạm trú gắn với số hộ chiếu cũ sẽ không tự động cập nhật. Trong trường hợp này, người Nhật có 2 lựa chọn:

• Xuất trình đồng thời cả hai cuốn: Mang theo cả hộ chiếu cũ (có dán/kẹp thẻ tạm trú) và hộ chiếu mới khi làm thủ tục xuất nhập cảnh tại sân bay.
• Làm thủ tục cấp đổi: Xin chuyển đổi thông tin thẻ tạm trú sang số hộ chiếu mới tại cơ quan xuất nhập cảnh để thuận tiện trong quá trình lưu trú lâu dài cũng như thuận lợi khi mở tài khoản, giao dịch tài chính tại các ngân hàng Việt Nam.

9.2. Công dân Nhật Bản có thẻ tạm trú được đứng tên mua bất động sản tại Việt Nam không?

Hoàn toàn được. Chiếu theo các điều khoản của Luật Nhà ở, người nước ngoài nhập cảnh hợp pháp và có giấy tờ xác lập tư cách lưu trú hợp pháp (bao gồm hộ chiếu còn hạn và thẻ tạm trú) hoàn toàn có quyền mua, thuê mua căn hộ chung cư hoặc nhà ở riêng lẻ trong các dự án đầu tư xây dựng nhà ở thương mại (ngoại trừ các khu vực thuộc danh mục bảo đảm an ninh, quốc phòng).

9.3. Khi làm thẻ tạm trú, người Nhật có bắt buộc phải có mặt trực tiếp tại cơ quan xuất nhập cảnh không?

Không bắt buộc. Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho phép ủy quyền hoàn toàn cho cơ quan, tổ chức bảo lãnh (hoặc đơn vị tư vấn pháp lý như AZVLAW) trực tiếp nộp hồ sơ, làm việc và nhận kết quả thay thế. Đương đơn người Nhật chỉ cần cung cấp hộ chiếu gốc và các giấy tờ tùy thân theo yêu cầu mà không cần phải đích thân đến xếp hàng tại cơ quan xuất nhập cảnh.

9.4. Người Nhật chuyển đổi nơi làm việc sang công ty mới thì thẻ tạm trú cũ xử lý thế nào?

Khi chuyên gia người Nhật chấm dứt hợp đồng lao động tại đơn vị cũ:

• Trách nhiệm của công ty cũ: Phải gửi văn bản thông báo và thực hiện thủ tục thu hồi, trả lại thẻ tạm trú cũ cho cơ quan xuất nhập cảnh.
• Quy trình tại công ty mới: Doanh nghiệp mới tuyển dụng sẽ đứng tên bảo lãnh để nộp hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú diện LĐ mới dựa trên Giấy phép lao động mới được cấp hợp lệ.

9.5. Đang giữ thẻ tạm trú thì người Nhật xuất cảnh, tái nhập cảnh Việt Nam có cần xin visa nữa không?

Hoàn toàn không. Thẻ tạm trú đóng vai trò như một thị thực nhập cảnh nhiều lần. Trong suốt kỳ hạn ghi trên thẻ, người Nhật thoải mái xuất – nhập cảnh qua các cửa khẩu quốc tế mà không phải làm thêm thủ tục xin e-visa hay công văn bảo lãnh nhập cảnh mới.

Quy trình đề nghị cấp thẻ tạm trú cho người Nhật Bản yêu cầu sự chuẩn chỉ nghiêm ngặt về tính pháp lý của hồ sơ, thủ tục tem Apostille hồ sơ nhân thân cùng các trình số hóa dịch vụ công. Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực xuất nhập cảnh và đầu tư, AZVLAW cam kết mang đến giải pháp trọn gói, nhanh chóng và tối ưu thời hạn cư trú dài nhất cho khách hàng. Để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ hoàn tất trọn gói hồ sơ thẻ tạm trú cho người Nhật Bản, quý doanh nghiệp vui lòng kết nối ngay với AZVLAW qua hotline/Zalo: 0902 348 865 hoặc gửi yêu cầu về email cs@azvlaw.vn để được đội ngũ chuyên viên pháp lý hỗ trợ tận tình và báo giá chi tiết nhất!