Trụ Sở 
Mẫu NA19 là văn bản bắt buộc khi doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam muốn đăng ký tài khoản điện tử để thực hiện trực tuyến các thủ tục xuất nhập cảnh cho người nước ngoài. Bài viết của AZVLAW cung cấp file Word chuẩn của mẫu NA19 kèm hướng dẫn điền từng mục theo đúng cấu trúc form gốc, giúp bộ phận nhân sự hoặc pháp chế nội bộ hoàn tất hồ sơ nhanh chóng và tránh bị trả lại vì sai sót hình thức.
1. Mẫu NA19 là gì? Đối tượng và mục đích sử dụng
Mẫu NA19 là Công văn đề nghị cấp tài khoản điện tử, ban hành kèm theo Thông tư số 57/2020/TT-BCA ngày 10/6/2020 của Bộ Công an. Đây là văn bản để cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam đăng ký tài khoản điện tử lần đầu tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, phục vụ việc thực hiện trực tuyến các thủ tục xuất nhập cảnh cho người nước ngoài (xin cấp, gia hạn thị thực, công văn nhập cảnh) trên Cổng dịch vụ công.
Mẫu NA19 chỉ áp dụng cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu bảo lãnh hoặc làm thủ tục xuất nhập cảnh cho người nước ngoài, không áp dụng cho cá nhân tự nộp hồ sơ riêng lẻ. Đây là điểm nhiều người tìm kiếm dễ nhầm lẫn, vì mẫu NA19 không phải là tờ khai xin visa hay tờ khai miễn thị thực dành cho cá nhân người nước ngoài. Trong bộ hồ sơ đăng ký tài khoản điện tử, mẫu NA19 thường đi kèm mẫu NA16 (văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký) và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Về nguyên tắc, mỗi tổ chức chỉ cần đề nghị cấp tài khoản điện tử một lần, trừ trường hợp cần thay đổi thông tin hoặc tài khoản bị hủy theo quy định tại khoản 7 Điều 16b Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (đã được sửa đổi, bổ sung).
| Nội dung | Chi tiết |
| Đối tượng áp dụng | Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam (không áp dụng cho cá nhân nộp hồ sơ riêng lẻ) |
| Mục đích sử dụng | Đăng ký tài khoản điện tử lần đầu để thực hiện trực tuyến thủ tục xuất nhập cảnh cho người nước ngoài |
| Văn bản nộp kèm | Mẫu NA16, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép hoạt động, giấy ủy quyền (nếu có) |
| Căn cứ pháp lý | Thông tư số 57/2020/TT-BCA; Luật số 51/2019/QH14 ngày 25/11/2019 |
| Cơ quan tiếp nhận | Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an |
AZVLAW đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, tổ chức chuẩn bị hồ sơ xuất nhập cảnh cấp doanh nghiệp, khác với hồ sơ cá nhân đơn lẻ về tính chất và mức độ rủi ro. Thực tế xử lý cho thấy hồ sơ dùng mẫu NA19 thường bị trả về vì ba lỗi phổ biến: (1) ghi sai tên pháp nhân so với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, (2) thiếu giấy ủy quyền hợp lệ khi người ký không phải người đại diện theo pháp luật, và (3) thiếu mẫu NA16 hoặc giấy tờ pháp nhân đi kèm.
2. Tải mẫu NA19 bản chuẩn nhất (File Word)
AZVLAW cung cấp file mẫu NA19 file Word, được biên soạn đúng theo nội dung mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 57/2020/TT-BCA. Quý khách có thể tải mẫu NA19 tại nút bên dưới và điền trực tiếp trên máy tính theo hướng dẫn ở phần tiếp theo, mà không cần tự trình bày lại bố cục văn bản.
3. Hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai mẫu NA19
Mẫu NA19 có bố cục của một công văn hành chính thông thường, gồm phần tiêu đề, nội dung đề nghị và phần ký tên đóng dấu. Hướng dẫn điền cụ thể như sau.
- Góc trái phía trên (tên cơ quan, tổ chức và số công văn): ghi tên tổ chức phát hành công văn và số hiệu công văn theo quy chế văn thư nội bộ của tổ chức (tổ chức tự đánh số, không phải số do cơ quan xuất nhập cảnh cấp).
- Góc phải phía trên (quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng): giữ nguyên phần quốc hiệu, tiêu ngữ đã in sẵn, chỉ điền địa danh và ngày, tháng, năm lập công văn.
- Trích yếu “V/v”: giữ nguyên nội dung “đề nghị cấp tài khoản điện tử”, không cần chỉnh sửa.
- Nơi kính gửi: giữ nguyên “Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an”.
- Mục (1) Tên cơ quan, tổ chức: ghi đầy đủ, chính xác tên tổ chức theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép hoạt động, bao gồm loại hình và tên riêng. Đây là lỗi bị trả hồ sơ phổ biến nhất nếu ghi tắt hoặc sai loại hình doanh nghiệp.
- Địa chỉ: ghi theo đúng địa chỉ trụ sở chính trên giấy đăng ký kinh doanh.
- Điện thoại, Fax, E-mail: điền đầy đủ cả ba mục nếu có. Số điện thoại nên ưu tiên số đang sử dụng thực tế, vì đây là kênh liên hệ khi cơ quan xuất nhập cảnh cần trao đổi nếu hồ sơ có vấn đề.
- Mục (2), nội dung đề nghị: ghi rõ mục đích cụ thể của việc xin cấp tài khoản điện tử, ví dụ để nộp hồ sơ xét duyệt nhân sự người nước ngoài nhập cảnh hoặc xin công văn nhập cảnh trực tuyến. Tránh ghi chung chung như “để sử dụng dịch vụ công”, vì có thể bị yêu cầu bổ sung, làm chậm thời gian xử lý mẫu NA19.
- Phần cam kết pháp lý phía dưới: nội dung dẫn chiếu Luật số 51/2019/QH14 đã in sẵn trên mẫu, không cần chỉnh sửa.
- Nơi nhận: thường giữ nguyên “Như trên; Lưu: …”.
- Ký tên, đóng dấu: bắt buộc là chữ ký tươi của người đại diện theo pháp luật, hoặc người được ủy quyền hợp lệ bằng văn bản kèm theo hồ sơ. Con dấu đóng lên chữ ký cần bao gồm dấu pháp nhân của tổ chức, không dùng bút ghi tên thay cho chữ ký và con dấu.
4. Thành phần hồ sơ bắt buộc nộp kèm mẫu NA19
Hồ sơ đi kèm mẫu NA19 theo hướng dẫn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh gồm:
- Mẫu NA19 (Công văn đề nghị cấp tài khoản điện tử) đã điền đầy đủ, có chữ ký và đóng dấu hợp lệ.
- Mẫu NA16 (Văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền của tổ chức) đi kèm.
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép hoạt động.
- Giấy ủy quyền hợp lệ, nếu người ký công văn không phải là người đại diện theo pháp luật của tổ chức.
Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ mẫu NA19 nộp kèm mẫu NA16: từ ngày 1/7/2026, mẫu NA16 đã được sửa đổi theo Thông tư số 70/2026/TT-BCA. Doanh nghiệp cần sử dụng đúng bản mẫu NA16 hiện hành, vì hồ sơ dùng biểu mẫu cũ có thể bị từ chối tiếp nhận. Riêng mẫu NA19 không nằm trong danh sách các mẫu giấy tờ được sửa đổi theo Thông tư 70/2026/TT-BCA nên vẫn giữ nguyên nội dung theo Thông tư số 57/2020/TT-BCA.
5. Quy trình và cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Quy trình nộp mẫu NA19 gồm ba bước chính.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Gồm mẫu NA19, mẫu NA16 (bản hiện hành) và giấy tờ pháp nhân như đã nêu ở mục trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Tổ chức có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến một trong hai trụ sở tiếp nhận của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an:
- Tại Hà Nội: số 69 Mạc Thái Tổ, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội (bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp làm việc tại Cổng số 02, phố Nguyễn Quốc Trị, phường Yên Hòa).
- Tại Thành phố Hồ Chí Minh: số 333-335-337 Nguyễn Trãi, phường Nguyễn Cư Trinh, Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngoài ra, tổ chức có thể nộp bản scan hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Bộ Công an.
Bước 3: Chờ xét duyệt
Thời gian xử lý mẫu NA19 theo quy định tại Thông tư số 57/2020/TT-BCA là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu đồng ý, Cục Quản lý xuất nhập cảnh phản hồi bằng Mẫu NB8; nếu từ chối, phản hồi bằng văn bản nêu rõ lý do theo Mẫu NB9. Trên thực tế, hồ sơ cần bổ sung hoặc xác minh thêm giấy tờ có thể mất thêm vài ngày làm việc so với mốc quy định.
Về lệ phí mẫu NA19, theo rà soát tại Thông tư số 28/2026/TT-BTC quy định mức thu phí, lệ phí trong lĩnh vực xuất nhập cảnh (hiệu lực từ 1/4/2026), thủ tục đăng ký tài khoản điện tử hiện không thuộc danh mục các khoản thu phí, lệ phí riêng. Do biểu phí có thể được điều chỉnh, doanh nghiệp nên xác nhận lại thông tin này tại thời điểm nộp hồ sơ thực tế.
6. Kết luận
Mẫu NA19 là bước khởi đầu bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện trực tuyến các thủ tục xuất nhập cảnh cho người nước ngoài, nhưng một sai sót nhỏ về tên pháp nhân hoặc thiếu ủy quyền hợp lệ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả về, ảnh hưởng đến cả kế hoạch nhân sự nước ngoài của công ty.
Với hơn 10.000 hồ sơ xử lý từ năm 2016 và tỷ lệ 95% hoàn thành đúng tiến độ cam kết, AZVLAW hỗ trợ doanh nghiệp không chỉ ở thủ tục cấp tài khoản điện tử mà xuyên suốt các vấn đề pháp lý doanh nghiệp khác. Nếu khách hàng cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ mẫu NA19 hoặc các thủ tục xuất nhập cảnh liên quan, vui lòng liên hệ HOTLINE: 0902 348 865 để các chuyên viên pháp lý của AZVLAW tư vấn miễn phí.
7. Câu hỏi thường gặp về mẫu NA19
7.1 Có thể đánh máy toàn bộ thông tin trên mẫu NA19 không?
Có. Mẫu NA19 là công văn hành chính do tổ chức phát hành nên toàn bộ nội dung có thể đánh máy trên máy tính, kể cả các mục (1) và (2). Riêng phần ký tên phải là chữ ký tươi của người có thẩm quyền kèm đóng dấu pháp nhân, không dùng chữ ký scan hoặc chữ ký số thay thế.
7.2 Thời gian giải quyết hồ sơ có sử dụng mẫu NA19 là bao lâu?
Theo Thông tư số 57/2020/TT-BCA, Cục Quản lý xuất nhập cảnh phản hồi trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, bằng Mẫu NB8 nếu đồng ý hoặc Mẫu NB9 kèm lý do nếu từ chối. Hồ sơ cần bổ sung giấy tờ trên thực tế có thể mất thêm vài ngày làm việc.
7.3 Nộp hộ hồ sơ cho người khác được không?
Có, nhưng người ký công văn đề nghị bắt buộc phải là người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc người được ủy quyền hợp lệ bằng văn bản. Nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật, hồ sơ cần nộp kèm giấy ủy quyền, nếu không sẽ bị từ chối tiếp nhận.
7.4 Lệ phí nộp hồ sơ là bao nhiêu?
Theo rà soát tại Thông tư số 28/2026/TT-BTC về phí, lệ phí lĩnh vực xuất nhập cảnh, thủ tục đăng ký tài khoản điện tử bằng mẫu NA19 hiện không thuộc danh mục thu phí riêng. Doanh nghiệp nên xác nhận lại thông tin này tại thời điểm nộp hồ sơ vì biểu phí có thể được điều chỉnh.
7.5 Mẫu NA19 có thể điền bằng tiếng Anh không hay bắt buộc phải dùng tiếng Việt?
Bắt buộc ghi bằng tiếng Việt. Mẫu NA19 là văn bản hành chính nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam nên toàn bộ nội dung, kể cả tên tổ chức và mục đích đề nghị, phải được ghi bằng tiếng Việt. Nếu tên doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, nên ghi đúng theo tên đã đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
7.6 Có thể nộp mẫu NA19 trực tuyến qua Cổng dịch vụ công được không?
Có. Doanh nghiệp có thể tải bản scan mẫu NA19 cùng hồ sơ đi kèm lên Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Tuy nhiên, khi nhận kết quả, tổ chức vẫn cần mang theo bản cứng có chữ ký tươi và đóng dấu gốc để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đối chiếu trước khi cấp tài khoản chính thức.
