Trụ Sở 
Đơn xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài là giấy tờ quan trọng bắt buộc trong quá trình lưu trú, làm việc và thực hiện các thủ tục pháp lý tại Việt Nam. Việc nắm rõ mẫu đơn, điều kiện và quy trình xin xác nhận tạm trú sẽ giúp người nước ngoài tránh rủi ro vi phạm quy định cư trú và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ. Trong bài viết dưới đây, AZVLAW sẽ hướng dẫn chi tiết từ mẫu đơn mới nhất đến cách thực hiện thủ tục đúng quy định hiện hành.
1. Mẫu đơn xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài
Theo quy định tại khoản 9 Điều 2 Luật Cư trú 2020, nơi tạm trú được hiểu là địa điểm công dân sinh sống trong một thời gian nhất định ngoài nơi đăng ký thường trú và đã được đăng ký tạm trú hợp pháp với cơ quan có thẩm quyền. Để thuận tiện trong quá trình thực hiện thủ tục, bạn có thể tham khảo và tải mẫu đơn xin xác nhận tạm trú như sau:
2. Cách điền đơn xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài chi tiết
Khi lập đơn xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài, người làm đơn cần khai báo đầy đủ, chính xác các thông tin theo mẫu để tránh bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ. Cụ thể:
- Kính gửi: Ghi đúng tên Công an xã, phường hoặc thị trấn nơi người nước ngoài đang cư trú và đề nghị xác nhận tạm trú.
- Họ và tên: Điền đầy đủ họ tên của người nước ngoài theo hộ chiếu, viết đúng chính tả.
- Ngày, tháng, năm sinh: Ghi theo thông tin trên hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hợp lệ.
- Số CMND/CCCD (nếu có), nơi cấp, ngày cấp: Trường hợp người nước ngoài có giấy tờ định danh hợp pháp tại Việt Nam thì kê khai đầy đủ theo thực tế.
- Địa chỉ cư trú hiện tại: Ghi rõ nơi người nước ngoài đang sinh sống, bao gồm số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
- Nội dung đề nghị: Trình bày rõ yêu cầu xác nhận đã tạm trú tại địa chỉ nêu trên, kèm theo thời gian bắt đầu tạm trú đến thời điểm làm đơn.
- Lý do xin xác nhận: Nêu cụ thể mục đích xin giấy xác nhận tạm trú (làm thủ tục hành chính, gia hạn visa, hồ sơ lao động…).
Cuối đơn, người làm đơn ký và ghi rõ họ tên, sau đó nộp trực tiếp tại Công an xã, phường hoặc thị trấn nơi tạm trú để được xem xét và xác nhận theo quy định.
3. Người nước ngoài phải xin xác nhận tạm trú trong trường hợp nào?
Người nước ngoài bắt buộc phải xin xác nhận tạm trú khi đến lưu trú tại Việt Nam theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, trong các trường hợp đề nghị cấp thẻ tạm trú, thực hiện thủ tục lý lịch tư pháp, học tập hoặc làm việc dài hạn tại Việt Nam, giấy xác nhận tạm trú là thành phần hồ sơ không thể thiếu.
Căn cứ Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2014, chủ cơ sở lưu trú có trách nhiệm khai báo tạm trú cho người nước ngoài trong vòng 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến ở. Sau khi hoàn tất việc khai báo, người nước ngoài có thể đề nghị Công an xã, phường, thị trấn nơi lưu trú cấp giấy xác nhận tạm trú, làm căn cứ chứng minh việc cư trú hợp pháp phục vụ cho các mục đích học tập, làm việc hoặc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.
4. Điều kiện để được cấp giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài
Để được cấp giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài, cá nhân và cơ sở lưu trú cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật hiện hành, cụ thể:
- Đã thực hiện khai báo tạm trú hợp lệ: Người nước ngoài phải được khai báo tạm trú với cơ quan Công an địa phương nơi đang lưu trú, đúng trình tự và thời hạn theo quy định của pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh và cư trú tại Việt Nam.
- Cơ sở lưu trú thực hiện đúng trách nhiệm khai báo: Chủ nhà, khách sạn, ký túc xá hoặc đơn vị cho thuê chỗ ở có trách nhiệm khai báo tạm trú cho người nước ngoài; đồng thời kiểm tra, đối chiếu hộ chiếu, thị thực và các giấy tờ cư trú hợp pháp trước khi thực hiện khai báo.
- Mục đích cư trú hợp pháp tại Việt Nam: Người nước ngoài phải đang sinh sống tại Việt Nam vì các mục đích phù hợp với quy định pháp luật như làm việc, học tập, công tác, thăm thân hoặc lưu trú dài ngày theo diện được phép.
Chỉ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, người nước ngoài mới được cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp giấy xác nhận tạm trú theo đúng quy định.
5. Thủ tục xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài
5.1 Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị
Để thực hiện thủ tục xin giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị xác nhận tạm trú theo mẫu do cơ quan công an ban hành.
- Hộ chiếu của người nước ngoài: nộp bản sao kèm bản gốc để đối chiếu.
- Giấy tờ chứng minh việc cư trú hợp pháp tại Việt Nam, chẳng hạn như thị thực (visa), thẻ tạm trú, giấy phép lao động hoặc giấy tờ khác thể hiện mục đích lưu trú hợp lệ.
- Giấy đăng ký kinh doanh của cơ sở lưu trú (nếu người nước ngoài ở tại khách sạn, căn hộ dịch vụ, nhà cho thuê có đăng ký kinh doanh) nhằm xác minh đơn vị quản lý chỗ ở.
5.2 Trình tự xin giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người nước ngoài hoặc đại diện cơ sở lưu trú rà soát và hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ theo quy định trước khi nộp.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Công an xã, phường, thị trấn nơi người nước ngoài đang tạm trú. Sau khi tiếp nhận, cơ quan công an sẽ cấp phiếu hẹn trả kết quả.
- Trường hợp thông tin tạm trú đã được cập nhật đầy đủ trên hệ thống quản lý cư trú, giấy xác nhận có thể được cấp trong vòng 01 ngày làm việc.
- Nếu cần kiểm tra, xác minh thêm thông tin, thời gian giải quyết không quá 03 ngày làm việc.
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan công an sẽ có văn bản thông báo và nêu rõ lý do từ chối.
Bước 3: Nhận giấy xác nhận tạm trú
Người nộp hồ sơ đến nhận giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài theo thời gian ghi trên phiếu hẹn. Văn bản này là căn cứ pháp lý quan trọng để người nước ngoài thực hiện các thủ tục hành chính khác tại Việt Nam.
6. Lưu ý khi xin giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam
Khi thực hiện thủ tục xin giấy xác nhận tạm trú, người nước ngoài và cơ sở lưu trú cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Cơ sở lưu trú là khách sạn, cơ sở du lịch có trách nhiệm thực hiện việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài theo đúng quy định pháp luật.
- Người nước ngoài phải chủ động thông báo với người quản lý hoặc người trực tiếp điều hành cơ sở lưu trú nơi đang ở để cơ sở tiến hành khai báo tạm trú với cơ quan có thẩm quyền.
- Đơn xin xác nhận tạm trú cần được kê khai đầy đủ, chính xác thông tin và nộp tại Công an xã, phường, thị trấn nơi lưu trú trong vòng 12 giờ kể từ thời điểm người nước ngoài đến ở. Trường hợp lưu trú tại khu vực vùng sâu, vùng xa, thời hạn nộp hồ sơ được kéo dài tối đa 24 giờ.
Việc tuân thủ đúng các lưu ý trên sẽ giúp quá trình xin giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài diễn ra nhanh chóng, tránh phát sinh vi phạm hành chính.
7. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Các hình thức khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam
Căn cứ khoản 2 Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh và cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2014 (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2023), việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài hiện nay được thực hiện theo hai phương thức hợp pháp sau:
(1) Khai báo tạm trú trực tuyến:
Chủ cơ sở lưu trú có thể thực hiện khai báo thông tin tạm trú của người nước ngoài thông qua cổng thông tin điện tử của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh/thành phố. Hình thức này được áp dụng phổ biến nhờ thao tác nhanh, xử lý thuận tiện và hạn chế tối đa thủ tục giấy tờ.
(2) Khai báo tạm trú bằng phiếu giấy:
Trong trường hợp chưa đủ điều kiện khai báo điện tử, người quản lý cơ sở lưu trú sẽ kê khai đầy đủ thông tin của người nước ngoài vào phiếu khai báo tạm trú và nộp cho cơ quan công an địa phương. Thời hạn nộp là 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến lưu trú, riêng khu vực vùng sâu, vùng xa được gia hạn tối đa 24 giờ. Đây là phương thức truyền thống vẫn đang được áp dụng tại một số địa bàn nhất định.
Câu 2: Giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài có thời hạn bao lâu?
Thời hạn giấy xác nhận tạm trú của người nước ngoài tại Việt Nam được xác định tùy theo hình thức nhập cảnh và chính sách thị thực áp dụng, cụ thể như sau:
- Trường hợp nhập cảnh có thị thực (visa): Người nước ngoài nhập cảnh bằng visa và chưa có thẻ thường trú hoặc thẻ tạm trú còn hiệu lực sẽ được cấp giấy xác nhận tạm trú ngay tại cửa khẩu. Thời hạn tạm trú tương ứng với thời hạn của visa.
Ví dụ, nếu visa du lịch có giá trị 30 ngày thì thời gian tạm trú cũng là 30 ngày và có thể được xem xét gia hạn theo quy định.
- Trường hợp miễn thị thực theo điều ước quốc tế: Đối với công dân thuộc diện miễn visa theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, thời hạn tạm trú được áp dụng theo nội dung của điều ước đó. Nếu điều ước không quy định cụ thể, thời gian tạm trú mặc định là 30 ngày.
- Trường hợp miễn thị thực đơn phương của Việt Nam: Công dân các quốc gia được Việt Nam đơn phương miễn thị thực sẽ được cấp giấy xác nhận tạm trú với thời hạn 15 ngày.
- Trường hợp đang chờ cấp giấy tờ cư trú: Trong thời gian chờ cấp thẻ hoặc giấy tờ liên quan đến cư trú, người nước ngoài được phép tạm trú hợp pháp tại Việt Nam theo quy định.
Lưu ý, thời hạn tạm trú có thể bị rút ngắn hoặc hủy bỏ nếu cơ quan quản lý xuất nhập cảnh phát hiện người nước ngoài vi phạm pháp luật Việt Nam.
Câu 3: Ai có thẩm quyền xác nhận đơn xin tạm trú cho người nước ngoài?
Theo quy định hiện hành, Công an xã, phường, thị trấn nơi người nước ngoài đang lưu trú là cơ quan có thẩm quyền xác nhận đơn xin tạm trú cho người nước ngoài. Việc xác nhận được thực hiện trên cơ sở thông tin khai báo tạm trú hợp lệ tại địa bàn cư trú.
Trong trường hợp cần giấy xác nhận tạm trú để phục vụ các thủ tục như xin thẻ tạm trú, làm lý lịch tư pháp, gia hạn visa hoặc hồ sơ hành chính khác, người nước ngoài hoặc đơn vị bảo lãnh có thể liên hệ Công an cấp xã nơi đang tạm trú để được hướng dẫn và xác nhận theo đúng quy định.
Câu 4: Người nước ngoài ở khách sạn có cần làm đơn xin xác nhận tạm trú không?
Không. Khi người nước ngoài lưu trú tại khách sạn, họ không cần tự làm đơn xin xác nhận tạm trú. Theo quy định pháp luật, chủ cơ sở lưu trú (khách sạn) có trách nhiệm khai báo tạm trú cho người nước ngoài với cơ quan công an có thẩm quyền.
Cụ thể:
- Khách sạn phải thực hiện khai báo tạm trú cho người nước ngoài trong vòng 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến lưu trú (đối với khu vực vùng sâu, vùng xa là 24 giờ).
- Người nước ngoài chỉ cần xuất trình hộ chiếu, visa (nếu có) và cung cấp thông tin cần thiết để khách sạn thực hiện khai báo.
Tóm lại, đơn xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài là giấy tờ quan trọng, cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo quyền cư trú hợp pháp tại Việt Nam cũng như thuận lợi trong các thủ tục như gia hạn visa, xin thẻ tạm trú hay hồ sơ lao động. Việc nắm rõ điều kiện, thẩm quyền xác nhận và cách khai báo tạm trú sẽ giúp người nước ngoài và đơn vị bảo lãnh hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ. Nếu bạn có thắc mắc chưa được giải đáp hãy liên hệ ngay với AZVLAW để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhé!
