Trụ Sở 
Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài là nghĩa vụ bắt buộc mà các doanh nghiệp, tổ chức đang sử dụng nhân sự nước ngoài phải thực hiện nhằm đảm bảo sự quản lý chặt chẽ của cơ quan Nhà nước. Bước sang năm 2025, với sự ra đời của Nghị định 219/2025, những quy định về báo cáo này đã có những thay đổi mang tính đột phá, cắt giảm tối đa thủ tục hành chính nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự chính xác cao hơn trong hồ sơ giải trình. Tại bài viết này AZVLAW sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về cách thức triển khai báo cáo theo quy định mới nhất.
1. Cơ sở pháp lý mới nhất Nghị định 219/2025 thay thế quy định cũ
Trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay, Chính phủ đã ban hành Nghị định 219/2025 nhằm thay thế cho các quy định cũ tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
Sự thay đổi này không chỉ đơn thuần là thay tên văn bản mà còn thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận của doanh nghiệp đối với thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài.
1.1. NĐ 219/2025 bãi bỏ báo cáo định kỳ 6 tháng & hàng năm
Trước đây, định kỳ trước ngày 05/7 và ngày 05/01 hàng năm, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tổng kết về tình hình sử dụng lao động nước ngoài. Điểm mới nổi bật nhất của Nghị định 219/2025.
- Bỏ báo cáo tổng kết về tình hình sử dụng lao động nước ngoài .
- Giảm bớt gánh nặng về thủ tục giấy tờ, giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào hoạt động doanh.
Lưu ý: Việc bãi bỏ báo cáo định kỳ không đồng nghĩa với việc không phải thực hiện nghĩa vụ giải trình thay vào đó, các nội dung này sẽ được tích hợp vào các bước khác trong quy trình sử dụng lao động.
1.2. Các văn bản vẫn còn hiệu lực liên quan
Bên cạnh Nghị định chủ chốt là 219/2025, các đơn vị khi thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài vẫn cần căn cứ vào các văn bản pháp luật nền tảng sau:
- Bộ luật Lao động 2019: Quy định chung về quyền và nghĩa vụ của lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội
- Các Thông tư hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về danh mục vị trí công việc được sử dụng người lao động nước ngoài.
Việc hiểu đúng mối quan hệ giữa các văn bản này giúp doanh nghiệp có cái nhìn đa chiều và tránh được những sai sót không đáng có khi làm việc với cơ quan chức năng.
2. Đối tượng và trường hợp áp dụng theo quy định hiện hành
Không phải mọi tổ chức đều có cách thức thực hiện báo cáo giống nhau. Tùy thuộc vào loại hình pháp lý và tính chất công việc của người lao động mà các yêu cầu về báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài sẽ có sự khác biệt.
AZVLAW xin phân loại chi tiết các đối tượng chịu sự điều chỉnh của quy định mới nhất như sau.
2.1. Doanh nghiệp, tổ chức
Các thực thể có tư cách pháp nhân hoặc tổ chức hoạt động hợp pháp tại Việt Nam có sử dụng người lao động nước ngoài đều thuộc đối tượng phải thực hiện báo cáo giải trình. Cụ thể bao gồm:
- Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư.
- Nhà thầu tham dự và thực hiện các gói thầu tại Việt Nam.
- Văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế.
- Các hiệp hội, tổ chức phi chính phủ được cấp phép hoạt động.
Đối với nhóm này, trọng tâm là việc giải trình lý do tại sao không thể tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí mà người nước ngoài dự kiến đảm nhận.
2.2. Trường hợp báo cáo đột xuất về việc sử dụng lao động nước ngoài
Theo Nghị định 219/2025, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) vẫn có quyền yêu cầu doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài trong các trường hợp đột xuất.
Các tình huống này thường phát sinh khi:
- Có sự thay đổi lớn về quy mô nhân sự nước ngoài trong thời gian ngắn.
- Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc liên ngành.
- Khi có khiếu nại, tố cáo hoặc dấu hiệu vi phạm pháp luật về sử dụng lao động.
Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn yêu cầu trong văn bản của cơ quan chức năng để tránh bị liệt vào danh sách đơn vị không chấp hành pháp luật.
2.3. Đối tượng được miễn giấy phép lao động
Ngay cả khi người nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động (như chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên, thành viên hội đồng quản trị…), doanh nghiệp vẫn không được bỏ qua nghĩa vụ báo cáo. Quy trình dành cho đối tượng này thường là nộp báo cáo xác nhận diện miễn giấy phép lao động kết hợp với giải trình nhu cầu sử dụng. Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp thường chủ quan dẫn đến việc bị xử phạt hành chính đáng tiếc.
3. Mẫu báo cáo 03/PLI giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Sự thay đổi về biểu mẫu là một trong những cập nhật quan trọng nhất mà bộ phận nhân sự và pháp chế của doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm.
Mẫu 03/PLI ra đời tập trung vào việc minh bạch hóa thông tin năng lực của ứng viên và nhu cầu thực tế của đơn vị sử dụng lao động.
3.1. Mẫu 03/PLI thay thế Mẫu 07/PLI cũ
Mẫu 07/PLI được sử dụng để báo cáo tình hình sử dụng lao động theo định kỳ. Tuy nhiên, để đồng bộ với cơ chế quản lý mới của Nghị định 219/2025, Mẫu 03/PLI đã được ban hành để thay thế hoàn toàn.
Điểm khác biệt lớn nhất là Mẫu 03/PLI kết hợp cả nội dung báo cáo và nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động. Điều này giúp cơ quan quản lý dễ dàng đối chiếu giữa nhu cầu đã được phê duyệt và thực tế sử dụng người lao động tại doanh nghiệp.
3.2. Hướng dẫn điền từng mục trong Mẫu 03/PLI
Để bản báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài được duyệt nhanh chóng, việc kê khai thông tin chính xác trong Mẫu 03/PLI là điều bắt buộc.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ chuyên gia của AZVLAW:
| Đặc điểm | Nội dung cần kê khai | Lưu ý |
| Thông tin doanh nghiệp | Tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, điện thoại. | Phải khớp chính xác với Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh. |
| Vị trí công việc | Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hay Lao động kỹ thuật. | Cần đối chiếu với mô tả công việc và yêu cầu bằng cấp |
| Mô tả công việc | Chi tiết các nhiệm vụ người nước ngoài sẽ đảm nhận. | Không nên viết quá chung chung, cần nêu bật tính đặc thù. |
| Lý do sử dụng | Tại sao không tuyển người Việt Nam cho vị trí này? | Cần chứng minh đã thông báo tuyển dụng người Việt nhưng không đạt. |
| Thời hạn sử dụng | Dự kiến thời gian làm việc (tối đa 24 tháng). | Phải phù hợp với thời hạn trên hợp đồng hoặc quyết định bổ nhiệm. |
Việc điền mẫu đơn này yêu cầu sự tỉ mỉ, vì bất kỳ sai sót nhỏ nào cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại, làm chậm trễ quá trình xin cấp giấy phép lao động sau đó.
4. Quy trình nộp báo cáo giải trình tích hợp vào hồ sơ cấp giấy phép lao động
Theo quy định mới, việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài không còn là một bước tách rời quá xa so với quy trình cấp giấy phép lao động.
Hiện nay, quy trình này được tối ưu hóa thông qua hai phương thức chính, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc triển khai.
4.1. Nộp trực tiếp tại UBND cấp tỉnh
Mặc dù xu hướng số hóa đang phát triển mạnh, nhưng việc nộp hồ sơ trực tiếp vẫn được áp dụng tại một số địa phương hoặc trong các trường hợp hồ sơ phức tạp cần tư vấn trực tiếp.
- Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm Mẫu 03/PLI và các tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
- Bước 3: Nhận kết quả chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung trong vòng 10 ngày làm việc
4.2. Nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Đây là phương thức được khuyến khích nhất hiện nay nhằm minh bạch hóa thủ tục. Doanh nghiệp thực hiện theo các bước:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/
Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến“.
Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào “Nộp trực tuyến“.
Bước 5: Kê khai thông tin.
Bước 6: Bấm vào nút “Đăng ký” hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.
Bước 7: Màn hình hiện lên bảng “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát”
Bước 8: Doanh nghiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.
Sử dụng phương thức online giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đi lại và dễ dàng lưu trữ hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài trên không gian mạng.
5. Mức xử phạt không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài
Doanh nghiệp không nên chủ quan trước việc thay đổi từ báo cáo định kỳ sang báo cáo tích hợp.
Theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP (vẫn đang được áp dụng song hành về mặt chế tài), mức phạt đối với hành vi không báo cáo hoặc báo cáo không đúng quy định về tình hình sử dụng lao động nước ngoài:
- Phạt tiền: Từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm và nhân đôi (từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng) đối với tổ chức.
- Hệ lụy pháp lý: Việc vi phạm nghĩa vụ báo cáo sẽ tạo ra “điểm đen” trong hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp tại Sở Lao động. Điều này khiến các lần xin cấp mới hoặc gia hạn giấy phép lao động sau này trở nên khó khăn hơn, bị soi xét kỹ lưỡng hơn.
- Rủi ro thu hồi giấy phép: Trong một số trường hợp vi phạm kéo dài hoặc gian dối trong báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc bị thu hồi các giấy phép lao động.
Tại AZVLAW chúng tôi luôn nhắc nhở khách hàng rằng chi phí để tuân thủ pháp luật luôn rẻ hơn rất nhiều so với chi phí để khắc phục các sai phạm và tổn hại về uy tín thương hiệu.
6. Thay đổi của Nghị định 219 ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp
Nghị định 219/2025 là một bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính tại Việt Nam.
Đối với doanh nghiệp, những thay đổi này mang lại cả cơ hội lẫn thách thức:
- Cắt giảm chi phí vận hành: Việc không còn phải thực hiện báo cáo định kỳ giúp bộ phận nhân sự giảm bớt áp lực công việc vào các kỳ quyết toán đầu năm và giữa năm.
- Yêu cầu tính đồng nhất cao: Vì báo cáo giải trình nhu cầu được tích hợp sâu vào hồ sơ cấp phép, nên bất kỳ sự mâu thuẫn nào giữa thông tin báo cáo và hồ sơ năng lực của người lao động sẽ bị phát hiện ngay lập tức.
- Hệ thống dữ liệu liên thông: Nghị định 219/2025 đẩy mạnh việc kết nối dữ liệu giữa cơ quan lao động, quản lý xuất nhập cảnh và thuế. Do đó, việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty để đảm bảo số liệu trùng khớp.
Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các quy định này để điều chỉnh quy trình quản trị nhân sự nội bộ cho phù hợp với bối cảnh mới.
7. Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại AZLAW
Việc tự thực hiện các thủ tục giải trình và báo cáo thường khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian do các quy định pháp luật thường xuyên thay đổi và yêu cầu hồ sơ khắt khe. Hiểu được điều đó AZVLAW cung cấp giải pháp trọn gói chuyên nghiệp, giúp quý khách hàng an tâm tập trung vào kinh doanh.
Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
- Tư vấn toàn diện về điều kiện, quy trình và thủ tục cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025.
- Soạn thảo và tối ưu nội dung báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu 03/PLI) đảm bảo tỉ lệ phê duyệt cao nhất.
- Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và làm việc trực tiếp với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- Hỗ trợ dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ từ nước ngoài một cách nhanh chóng.
- Cảnh báo và nhắc lịch gia hạn giấy phép, báo cáo đột xuất cho doanh nghiệp để tránh rủi ro bị xử phạt.
Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và sự tận tâm, AZVLAW cam kết mang đến dịch vụ minh bạch về chi phí và tối ưu về thời gian cho mọi dự án của quý khách.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo Nghị định 219/2025 đã trở nên thực tế rất nhiều. Để đảm bảo mọi thủ tục pháp lý diễn ra thuận lợi và không gián đoạn hoạt động của nhân sự quốc tế doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật thông tin pháp luật hoặc tìm đến những đơn vị tư vấn uy tín. AZVLAW luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong việc giải quyết mọi rào cản pháp lý, mang lại sự an tâm và chuyên nghiệp bền vững. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được sự tư vấn chuyên sâu nhất về các dịch vụ.
8. Câu hỏi thường gặp
Câu 1. NĐ 219/2025 có bãi bỏ hoàn toàn báo cáo lao động nước ngoài không?
Không. Nghị định 219/2025 bãi bỏ báo cáo định kỳ hàng năm và 6 tháng một lần. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu khi có thay đổi nhân sự hoặc khi có yêu cầu đột xuất từ cơ quan chức năng. Nghĩa vụ báo cáo không mất đi mà chỉ thay đổi về hình thức và thời điểm thực hiện.
Câu 2. Mẫu 07/PLI còn dùng được không hay phải đổi sang Mẫu 03?
Không còn sử dụng mẫu 07/pli. Kể từ khi Nghị định 219 có hiệu lực, Mẫu 07/PLI đã không còn giá trị sử dụng cho việc báo cáo. Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng Mẫu 03/PLI để thực hiện các thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Câu 3. Doanh nghiệp không sử dụng lao động nước ngoài có phải nộp báo cáo không?
Nếu doanh nghiệp không sử dụng bất kỳ lao động nước ngoài nào thì không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài. Tuy nhiên, nếu trước đó đã từng sử dụng và hiện tại đã chấm dứt, doanh nghiệp cần làm thủ tục báo cáo thu hồi giấy phép lao động theo quy định.
Câu 4. Mức phạt bao nhiêu nếu nộp báo cáo trễ hạn?
Mặc dù không còn báo cáo định kỳ, nhưng nếu doanh nghiệp chậm trễ trong việc phản hồi các yêu cầu báo cáo đột xuất hoặc nộp giải trình không đúng thời hạn khi làm GPLĐ, mức phạt có thể dao động từ 2.000.000đ đến 6.000.000đ đối với tổ chức.
Câu 5. Lao động nước ngoài làm việc tại nhiều tỉnh thì ai có thẩm quyền cấp GPLĐ?
Trong trường hợp này, thẩm quyền phê duyệt báo cáo giải trình và cấp GPLĐ thuộc về Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, tùy thuộc vào phạm vi hoạt động cụ thể của người lao động.
