Trụ Sở 
Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động đóng vai trò quyết định đến sự thành công của một bộ hồ sơ gia hạn cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Kể từ khi Nghị định 219/2025 có hiệu lực, các quy định về biểu mẫu, quy trình nộp và thẩm quyền giải quyết đã có những thay đổi mang tính bước ngoặt mà mọi doanh nghiệp cần phải cập nhật ngay lập tức. Trong bài viết này AZVLAW sẽ hướng dẫn chi tiết cách hoàn thiện văn bản này một cách chuẩn xác nhất theo quy định mới nhất 2026.
1. Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động là gì?
Đây là mẫu đơn chính thức do người sử dụng lao động (doanh nghiệp, tổ chức) lập ra để gửi lên cơ quan chức năng, nhằm bày tỏ nguyện vọng muốn tiếp tục sử dụng lao động người nước ngoài tại vị trí công việc hiện tại. Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động không chỉ đơn thuần là thông tin cá nhân của người lao động, mà còn là bản giải trình về sự cần thiết của vị trí công việc đó đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Đóng vai trò kết nối giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý Nhà nước. Thông qua các thông tin kê khai, cơ quan có thẩm quyền sẽ đánh giá liệu doanh nghiệp có tuân thủ đúng các cam kết về sử dụng lao động đã được phê duyệt trước đó hay không.
Tại AZVLAW chúng tôi luôn nhấn mạnh với khách hàng rằng, tính logic và sự trung thực trong văn bản này chính là chìa khóa để hồ sơ được duyệt nhanh chóng.
2. Mẫu số 03/PLI văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động mới nhất 2026
Bước sang năm 2026, các doanh nghiệp phải làm quen với hệ thống biểu mẫu hoàn toàn mới. Mọi sai sót về việc dùng sai mẫu cũ sẽ dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại ngay lập tức tại bộ phận tiếp nhận.
Dưới đây là thông tin chi tiết về mẫu đơn mà bạn cần lưu ý.
2.1. Mẫu số 03/PLI NĐ 219/2025/NĐ-CP thay thế Mẫu 11/PLI từ 07/08/2025
Kể từ ngày 07/08/2025 khi Nghị định 219/2025 chính thức có hiệu lực thi hành, Mẫu số 03/PLI đã được ban hành để thay thế hoàn toàn cho Mẫu 11/PLI cũ (theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP). Sự thay đổi này nằm trong lộ trình cải cách thủ tục hành chính, tập trung vào việc tối giản các thông tin không cần thiết và tăng cường tính tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp.
Việc sử dụng đúng văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo mẫu mới là yêu cầu bắt buộc để hồ sơ được tính là hợp lệ.
2.2. So sánh Mẫu 03/PLI mới vs Mẫu 11/PLI cũ?
Để doanh nghiệp không bị nhầm lẫn giữa hai loại biểu mẫu này, AZVLAW đã thực hiện bảng so sánh các điểm khác biệt cốt lõi dưới đây:
| Tiêu chí | Mẫu 11/PLI (Cũ – Hết hiệu lực) | Mẫu số 03 (Mới – Nghị định 219/2025) |
| Cơ quan nhận | Bộ Lao động – TB&XH hoặc Sở Lao động | Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (UBND tỉnh) |
| Cấu trúc nội dung | Yêu cầu kê khai rườm rà về quá trình đào tạo | Tập trung vào vị trí công việc và lý do gia hạn |
| Cách thức ký tên | Người đại diện theo pháp luật | Cho phép sử dụng Chữ ký số doanh nghiệp (Online) |
| Tích hợp giải trình | Tách rời văn bản chấp thuận nhu cầu | Tích hợp sâu hơn vào mã số quản lý định danh |
Có thể thấy Mẫu số 03 đòi hỏi sự tinh gọn nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cao hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang lưu giữ các bản cứng Mẫu 11/PLI, hãy loại bỏ ngay để tránh những sai sót không đáng có.
2.3. Hướng dẫn điền văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động
Việc điền mẫu đơn này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối từng ký tự so với hộ chiếu và giấy phép lao động cũ.
Các chuyên gia tại AZVLAW hướng dẫn bạn thực hiện:
Mục (1): Điền đầy đủ tên cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp mới, cấp lại hoặc gia hạn giấy xác nhận người lao động nước ngoài.
Mục (2) và (10): Ghi rõ khu vực làm việc của người lao động
Mục (3), (11) và (12): Thông tin địa chỉ phải được trình bày chi tiết
Mục (4): Ngành nghề hoạt động cần ghi theo mã ngành kinh tế cấp 1 được ban hành kèm Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg.
Mục (5): Điền ngành, nghề đầu tư kinh doanh thuộc danh mục kinh doanh
Mục (6): Chức danh công việc cần nêu cụ thể
Mục (7): Tên công việc hoặc nghề nghiệp dự kiến phải ghi đúng theo mã nghề cấp 3 tại Quyết định số 34/2020/QĐ-TTg do Thủ tướng Chính phủ ban hành.
Mục (8): Ghi rõ hình thức làm việc của người lao động nước ngoài theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Nghị định liên quan.
Mục (9): Trình độ chuyên môn hoặc học vấn cần được ghi cụ thể nếu có, ví dụ: Tiến sĩ, Thạc sĩ, Đại học hoặc các trình độ tương đương khác.
2.4. Các lỗi phổ biến khi điền mẫu khiến hồ sơ bị từ chối
Trong quá trình thực hiện dịch vụ cho hàng ngàn khách hàng AZVLAW nhận thấy có những lỗi lặp đi lặp lại khiến văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động bị từ chối:
- Sai lệch thông tin hộ chiếu: Người nước ngoài thay hộ chiếu mới nhưng doanh nghiệp vẫn khai số hộ chiếu cũ ghi trên GPLĐ hiện tại mà không kèm theo giải trình.
- Thời hạn đề nghị gia hạn quá 24 tháng: Theo quy định, thời hạn gia hạn tối đa chỉ là 02 năm (24 tháng). Kê khai vượt quá thời gian này sẽ bị trả hồ sơ.
- Lỗi kỹ thuật về căn lề, font chữ: Dù là lỗi nhỏ nhưng ở một số địa phương, việc trình bày văn bản không đúng quy chuẩn hành chính cũng là lý do hồ sơ bị từ chối tiếp nhận.
3. Điều kiện được gia hạn giấy phép lao động theo NĐ 219/2025
Không phải mọi trường hợp đều được phép gia hạn.
Để văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động được phê duyệt, doanh nghiệp và người lao động phải đáp ứng các điều kiện tiên quyết theo Nghị định 219/2025:
- Thời hạn còn lại của giấy phép: Giấy phép lao động hiện tại phải còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày hết hạn. Việc nộp quá sớm hoặc quá muộn đều không được chấp nhận.
- Sức khỏe: Người lao động phải có giấy khám sức khỏe theo tiêu chuẩn của Bộ Y tế còn hiệu lực (trong vòng 12 tháng).
- Sự chấp thuận nhu cầu: Doanh nghiệp phải được UBND cấp tỉnh chấp thuận bằng văn bản về nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí đó.
- Không có vi phạm: Cả doanh nghiệp và người lao động không đang trong quá trình bị xử lý kỷ luật hoặc vi phạm pháp luật lao động, hình sự.
4. Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động đầy đủ theo NĐ 219/2025
Bên cạnh văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh để nộp.
Hồ sơ bao gồm:
- Mẫu 03/PLI, đã được ban hành kèm theo Nghị định 219/2025
- 02 ảnh màu: kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu không đội kính màu, ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Giấy phép lao động vẫn còn hiệu lực.
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoà
- Bản sao hộ chiếu có chứng thực, còn giá trị theo quy định của pháp luật.
- Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe theo quy định.
AZVLAW lưu ý rằng toàn bộ các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt mới được xem là hợp lệ.
5. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài chi tiết
Quy trình gia hạn dưới thời điểm áp dụng Nghị định 219/2025 có sự thay đổi lớn về cơ quan tiếp nhận.
Hãy cùng AZVLAW điểm qua 4 bước thực hiện chuẩn quy trình pháp lý.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Đảm bảo văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động đã được ký đóng dấu hợp lệ bởi người đại diện theo pháp luật của công ty.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Đây là điểm thay đổi quan trọng nhất. Theo quy định mới, thẩm quyền giải quyết đã được chuyển giao hoàn toàn về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (UBND tỉnh) nơi người lao động dự kiến làm việc, thay vì nộp tại Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội như các quy định cũ trước đây.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn:
- Nộp online: Thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (đòi hỏi có chữ ký số doanh nghiệp).
- Nộp trực tiếp: Tại Trung tâm phục vụ hành chính công của tỉnh/thành phố.
Bước 3: Chờ kết quả
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ gia hạn hợp lệ, UBND tỉnh sẽ thực hiện việc gia hạn giấy phép lao động. Trường hợp từ chối, cơ quan này phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động
Sau khi nhận được giấy phép lao động đã được gia hạn, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài phải tiến hành ký kết lại hợp đồng lao động bằng văn bản theo đúng quy định. Sau đó, doanh nghiệp nộp một bản sao hợp đồng đã ký về cơ quan đã cấp giấy phép.
6. Dịch vụ hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài – AZVLAW
Tự thực hiện thủ tục gia hạn có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rắc rối do sự thay đổi của luật pháp. Chính vì vậy, dịch vụ của AZVLAW ra đời nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các khó khăn này.
Tại AZVLAW, chúng tôi không chỉ đơn thuần là người soạn thảo văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động, mà còn là những cộng sự pháp lý đắc lực:
- Tư vấn chính xác: Cập nhật liên tục các thông tư, nghị định mới nhất (như Nghị định 219/2025) để áp dụng vào hồ sơ.
- Tối ưu thời gian: Xử lý hồ sơ thần tốc, cam kết trả kết quả đúng hẹn, giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn nguồn nhân lực.
- Chi phí minh bạch: Không phát sinh chi phí ẩn, báo giá một lần duy nhất cho trọn gói dịch vụ.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Làm việc trực tiếp với người lao động nước ngoài để giải thích về hồ sơ, thủ tục, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng giao tiếp.
Với phương châm đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, AZVLAW tự hào là điểm tựa pháp lý vững chắc cho hàng trăm doanh nghiệp FDI và các tổ chức trong nước. Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động là bước đầu quan trọng để doanh nghiệp duy trì nguồn nhân lực quốc tế một cách hợp pháp và ổn định. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc soạn thảo mẫu biểu hoặc không có thời gian theo dõi hồ sơ tại cơ quan Nhà nước, hãy để AZVLAW đồng hành cùng bạn. Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực giấy phép lao động, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp pháp lý tối ưu, nhanh chóng và an toàn nhất cho doanh nghiệp của bạn. Liên hệ với AZVLAW ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!
7. Câu hỏi thường gặp
Câu 1: Mẫu 11/PLI còn dùng được sau 07/08/2025 không?
Không. Kể từ ngày 07/08/2025, Mẫu 11/PLI đã hết hiệu lực. Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định 219/2025.
Câu 2: GPLĐ đã gia hạn 1 lần rồi, có gia hạn tiếp được không?
Theo quy định, giấy phép lao động chỉ được gia hạn tối đa 01 lần với thời hạn không quá 02 năm. Sau khi đã gia hạn một lần, nếu muốn tiếp tục sử dụng lao động đó, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp mới giấy phép lao động thay vì gia hạn.
Câu 3: Nộp hồ sơ gia hạn GPLĐ ở đâu theo quy định mới?
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ theo Nghị định 219/2025 là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (UBND tỉnh) nơi người nước ngoài làm việc, thay vì nộp tại Sở Lao động như trước.
Câu 4: Thời gian xử lý hồ sơ gia hạn GPLĐ là bao lâu?
Thời gian xử lý theo quy định là 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Câu 5: GPLĐ hết hạn rồi có gia hạn được không?
Không. Nếu giấy phép lao động đã hết hạn, doanh nghiệp không thể làm thủ tục gia hạn mà phải làm thủ tục cấp mới từ đầu. Điều này rất rủi ro vì người lao động có thể bị coi là lao động bất hợp pháp.
Câu 6: Văn bản đề nghị gia hạn GPLĐ có cần đóng dấu không?
Có. Văn bản phải được ký và đóng dấu hợp lệ bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trong trường hợp nộp online, văn bản phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ của tổ chức.
