Trụ Sở 
“Sổ tạm trú là gì?” là câu hỏi được nhiều người quan tâm khi sinh sống, làm việc hoặc học tập ngoài nơi đăng ký thường trú. Việc hiểu đúng khái niệm, các loại sổ tạm trú phổ biến hiện nay và quy định pháp luật liên quan giúp cá nhân chủ động thực hiện thủ tục cư trú, hạn chế rủi ro pháp lý và thuận lợi trong các giao dịch hành chính.
1. Sổ tạm trú là gì?
Sổ tạm trú là giấy tờ do cơ quan công an có thẩm quyền cấp, dùng để ghi nhận và xác nhận nơi tạm thời sinh sống của cá nhân tại một địa bàn nhất định. Văn bản này thể hiện việc người dân đã thực hiện khai báo và được cơ quan nhà nước chấp thuận về việc cư trú ngoài địa chỉ thường trú.
Trong thực tế, sổ tạm trú được sử dụng để chứng minh thông tin cư trú khi tham gia các thủ tục hành chính. Giấy tờ này thường được yêu cầu trong hồ sơ xin việc, đăng ký học tập hoặc khi thực hiện các giao dịch liên quan đến nhà ở, mua bán, chuyển nhượng tài sản và các thủ tục pháp lý có liên quan khác.
2. Các loại sổ tạm trú phổ biến hiện nay
Theo quy định hiện hành, sổ tạm trú được phân thành ba loại chính gồm KT2, KT3 và KT4, tương ứng với thời gian và phạm vi cư trú khác nhau.
(1) Sổ tạm trú KT2:
KT2 là hình thức tạm trú có thời hạn dài, áp dụng đối với công dân sinh sống tại các tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nhưng có sự thay đổi về địa điểm cư trú trong cùng địa phương hoặc giữa các địa phương.
Trường hợp này thường phát sinh khi cá nhân đã đăng ký hộ khẩu tại một quận hoặc huyện nhưng thực tế sinh sống lâu dài tại khu vực khác. Khi thực hiện đăng ký KT2, người dân cần chuẩn bị các giấy tờ theo quy định như phiếu báo thay đổi thông tin cư trú, giấy tờ tùy thân hợp lệ để hoàn tất thủ tục.
(2) Sổ tạm trú KT3:
KT3 là sổ tạm trú dài hạn dành cho người có nơi thường trú tại một tỉnh hoặc thành phố nhưng đăng ký sinh sống có thời hạn tại địa phương khác. Thời hạn sử dụng của sổ KT3 là 24 tháng và phải thực hiện gia hạn khi hết thời hạn ghi nhận.
Đối với hộ gia đình, khi sổ tạm trú hết hiệu lực, người đại diện cần liên hệ cơ quan công an nơi tạm trú để thực hiện thủ tục cấp lại theo quy định.
(3) Sổ tạm trú KT4:
KT4 là loại sổ tạm trú ngắn hạn, áp dụng cho cá nhân hoặc hộ gia đình đến sinh sống tạm thời tại địa phương khác với nơi đăng ký thường trú.
Thủ tục và điều kiện đăng ký KT4 cơ bản tương tự như KT3, tuy nhiên thời gian cư trú được ghi nhận ngắn hơn. Loại sổ này phù hợp với các trường hợp chỉ có nhu cầu lưu trú trong thời gian ngắn tại địa phương khác.
3. Điều kiện để đăng ký tạm trú?
Căn cứ quy định tại Điều 27 Luật Cư trú hiện hành, việc đăng ký tạm trú được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện sau:
(1) Công dân đến sinh sống, làm việc, học tập hoặc có hoạt động cư trú khác tại một chỗ ở hợp pháp ngoài phạm vi đơn vị hành chính cấp xã nơi đã đăng ký thường trú, đồng thời thời gian lưu trú thực tế từ 30 ngày trở lên, thì phải thực hiện thủ tục đăng ký tạm trú theo quy định.
(2) Thời hạn tạm trú được cơ quan có thẩm quyền ghi nhận tối đa là 2 năm. Sau khi hết thời hạn này, công dân được quyền tiếp tục đề nghị gia hạn tạm trú nhiều lần nếu vẫn có nhu cầu cư trú tại địa chỉ đã đăng ký.
(3) Công dân không được đăng ký tạm trú mới tại các địa điểm thuộc danh mục không đủ điều kiện đăng ký cư trú theo quy định tại Điều 23 của Luật Cư trú.
4. Thủ tục làm sổ tạm trú cần những gì?
Căn cứ Điều 28 Luật Cư trú, việc đăng ký và gia hạn tạm trú được thực hiện theo trình tự và hồ sơ như sau:
(1) Hồ sơ đăng ký tạm trú
Người đăng ký cần chuẩn bị tờ khai thay đổi thông tin cư trú theo mẫu quy định. Trường hợp người đăng ký chưa đủ 18 tuổi, tờ khai phải có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ, trừ trường hợp đã có văn bản chấp thuận trước đó.
Bên cạnh đó, công dân phải xuất trình hoặc nộp giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp tại nơi dự kiến tạm trú.
(2) Nơi nộp hồ sơ
Hồ sơ đăng ký tạm trú được nộp tại cơ quan đăng ký cư trú thuộc địa bàn nơi công dân dự kiến sinh sống tạm thời.
(3) Thời hạn giải quyết
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và cấp phiếu tiếp nhận. Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, công dân sẽ được hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện.
Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền tiến hành thẩm định và cập nhật thông tin tạm trú vào cơ sở dữ liệu cư trú. Kết quả giải quyết sẽ được thông báo cho công dân. Nếu không chấp thuận đăng ký, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
(4) Thủ tục gia hạn tạm trú
Chậm nhất 15 ngày trước khi thời hạn tạm trú đã đăng ký kết thúc, công dân cần thực hiện thủ tục gia hạn. Hồ sơ và trình tự gia hạn được áp dụng tương tự như thủ tục đăng ký tạm trú ban đầu theo quy định tại Điều 28 Luật Cư trú.
Sau khi xem xét hồ sơ, cơ quan đăng ký cư trú sẽ cập nhật thời hạn tạm trú mới và thông báo kết quả. Trường hợp không chấp thuận gia hạn, cơ quan có thẩm quyền sẽ có văn bản trả lời, nêu rõ nguyên nhân.
5. Quy trình các bước đăng ký tạm trú đơn giản
Việc đăng ký tạm trú cho công dân trước ngày 01/7/2021 được thực hiện theo trình tự cơ bản gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký tạm trú
Hồ sơ đăng ký tạm trú gồm các giấy tờ sau:
- Bản khai nhân khẩu theo mẫu HK01.
- Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu theo mẫu HK02.
- Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp. Trường hợp công dân được chủ hộ đồng ý cho đăng ký tạm trú và đã ghi rõ ý kiến trong phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu thì không bắt buộc xuất trình giấy tờ chứng minh chỗ ở.
Đối với trường hợp mượn, thuê hoặc ở nhờ hợp pháp, người đăng ký tạm trú phải được người cho mượn, cho thuê, cho ở nhờ chấp thuận trực tiếp trên phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu, có chữ ký, họ tên và thời gian xác nhận cụ thể.
Ngoài ra, công dân cần xuất trình căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ có xác nhận của Công an xã, phường, thị trấn nơi đăng ký thường trú.
Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp
Căn cứ Điều 6 Nghị định 31/2014/NĐ-CP, giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp được xác định theo từng trường hợp cụ thể như sau:
(1) Trường hợp chỗ ở thuộc quyền sở hữu của người đăng ký
Người đăng ký tạm trú có thể sử dụng một trong các loại giấy tờ sau để chứng minh chỗ ở hợp pháp:
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhà ở do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Giấy tờ về quyền sử dụng đất ở, bao gồm cả trường hợp có nhà ở gắn liền với đất.
- Giấy phép xây dựng đối với nhà ở thuộc diện phải xin cấp phép.
- Hợp đồng mua bán nhà ở thuộc sở hữu nhà nước hoặc giấy tờ thanh lý nhà ở theo quy định.
- Biên bản bàn giao, nhận nhà ở từ chủ đầu tư hoặc hợp đồng mua nhà ở.
- Giấy tờ về mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế nhà ở đã được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
- Bản án, quyết định của Tòa án hoặc cơ quan hành chính có thẩm quyền về quyền sở hữu nhà ở đã có hiệu lực pháp luật.
- Văn bản xác nhận của UBND cấp xã về việc nhà ở, đất ở không có tranh chấp trong trường hợp không có các giấy tờ nêu trên.
- Giấy đăng ký tàu, thuyền hoặc phương tiện khác được sử dụng làm nơi ở, kèm theo thông tin về địa điểm neo đậu cố định.
(2) Trường hợp thuê, mượn hoặc ở nhờ chỗ ở hợp pháp
Đối với trường hợp thuê, mượn hoặc ở nhờ, người đăng ký tạm trú cần có một trong các giấy tờ sau:
- Văn bản cho thuê, cho mượn hoặc cho ở nhờ chỗ ở hợp pháp của cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức. Trường hợp văn bản do cá nhân lập, phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.
- Đối với nhà ở tại các thành phố trực thuộc trung ương, văn bản nêu trên phải kèm theo xác nhận của UBND cấp xã về điều kiện diện tích bình quân theo quy định của Hội đồng nhân dân và có sự đồng ý bằng văn bản của người cho thuê, cho mượn hoặc cho ở nhờ.
- Trong trường hợp không có các giấy tờ nêu trên, công dân được lập văn bản cam kết về việc có chỗ ở hợp pháp, bảo đảm không có tranh chấp về quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký
Công dân nộp hồ sơ tại Công an xã, phường, thị trấn nơi đăng ký tạm trú. Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định pháp luật về cư trú.
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ tiếp nhận sẽ cấp giấy biên nhận cho người nộp.
- Nếu hồ sơ đủ điều kiện nhưng còn thiếu hoặc kê khai chưa đúng, công dân sẽ được hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện.
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan công an sẽ từ chối tiếp nhận và trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do.
Bước 3: Nhận kết quả
- Đối với hồ sơ được chấp thuận, công dân thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí theo quy định và nhận sổ tạm trú.
- Trường hợp không được giải quyết, công dân nhận lại hồ sơ kèm văn bản trả lời của cơ quan công an, kiểm tra thông tin và ký xác nhận vào sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu.
6. Chi phí làm sổ tạm trú là bao nhiêu?
Theo quy định của Bộ Tài chính, mức lệ phí đăng ký tạm trú không áp dụng thống nhất trên toàn quốc mà do Hội đồng nhân dân từng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định, căn cứ vào điều kiện thực tế của địa phương.
Mức lệ phí tại Hà Nội
Lệ phí đăng ký tạm trú trên địa bàn thành phố Hà Nội được áp dụng như sau:
- Trường hợp không cấp sổ tạm trú: 15.000 đồng mỗi lần đăng ký.
- Trường hợp cấp sổ tạm trú: 20.000 đồng mỗi lần đăng ký.
Đối với khu vực huyện và thị xã, mức lệ phí thấp hơn so với quận, cụ thể:
- Không cấp sổ tạm trú: khoảng 8.000 đồng mỗi lần.
- Cấp sổ tạm trú: khoảng 10.000 đồng mỗi lần.
Mức lệ phí tại Thành phố Hồ Chí Minh
Tại Thành phố Hồ Chí Minh, lệ phí đăng ký tạm trú được quy định theo khu vực hành chính như sau:
Trường hợp không cấp sổ tạm trú:
- Áp dụng 10.000 đồng mỗi lần đối với các quận.
- Áp dụng 5.000 đồng mỗi lần đối với các huyện và thị xã.
Trường hợp cấp sổ tạm trú:
- Áp dụng 15.000 đồng mỗi lần đối với các quận.
- Áp dụng 8.000 đồng mỗi lần đối với các huyện và thị xã.
Mức lệ phí nêu trên có thể được điều chỉnh theo nghị quyết mới của Hội đồng nhân dân từng địa phương tại từng thời kỳ.
7. Thời hạn tối đa của sổ tạm trú
thời hạn tạm trú của công dân được xác định tối đa là 2 năm cho mỗi lần đăng ký căn cứ Khoản 2 Điều 27 Luật Cư trú năm 2020. Hết thời hạn này, nếu vẫn tiếp tục sinh sống tại địa chỉ đã đăng ký, công dân có thể thực hiện thủ tục gia hạn tạm trú theo quy định.
Việc gia hạn được thực hiện nhiều lần, không giới hạn số lần, với điều kiện thông tin cư trú vẫn đáp ứng yêu cầu pháp luật. Trong quá trình giải quyết, cơ quan có thẩm quyền sẽ rà soát, xác minh và cập nhật lại dữ liệu cư trú nhằm bảo đảm tính chính xác, hợp pháp của thông tin tạm trú.
Qua bài viết “sổ tạm trú là gì? Các loại sổ tạm trú phổ biến hiện nay”, hy vọng bạn đã nắm rõ khái niệm, phân loại và các quy định quan trọng về tạm trú theo pháp luật hiện hành. Nếu còn vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục, AZVLAW sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn chi tiết. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 090 2348 865 để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
8. Một số câu hỏi thường gặp về đăng ký tạm trú
Câu 1: Ai bắt buộc phải đăng ký tạm trú?
Công dân đến sinh sống, làm việc hoặc học tập tại một chỗ ở hợp pháp ngoài phạm vi đơn vị hành chính cấp xã nơi đã đăng ký thường trú, với thời gian lưu trú từ 30 ngày trở lên, phải thực hiện đăng ký tạm trú theo quy định của Luật Cư trú.
Câu 2: Đăng ký tạm trú có thay thế cho đăng ký thường trú không?
Đăng ký tạm trú không thay thế cho đăng ký thường trú. Đây là hình thức ghi nhận nơi ở tạm thời của công dân trong một khoảng thời gian nhất định, trong khi đăng ký thường trú là nơi cư trú ổn định, lâu dài.
Câu 3: Thời hạn tạm trú tối đa là bao lâu?
Theo Luật Cư trú năm 2020, thời hạn tạm trú tối đa là 2 năm cho mỗi lần đăng ký. Sau khi hết hạn, công dân có thể tiếp tục gia hạn nếu vẫn đáp ứng điều kiện cư trú tại địa chỉ đã đăng ký.
Câu 4: Có bắt buộc phải gia hạn tạm trú khi hết hạn không?
Trường hợp công dân vẫn tiếp tục sinh sống tại nơi đã đăng ký tạm trú sau khi hết thời hạn, việc gia hạn là cần thiết để bảo đảm thông tin cư trú được cập nhật đầy đủ, đúng quy định pháp luật.
