Lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài mới nhất 2026

Phí cấp giấy phép lao động là một trong những khoản ngân sách đầu tiên mà doanh nghiệp cần dự toán khi có kế hoạch tuyển dụng và sử dụng nhân sự nước ngoài tại Việt Nam. Đây không chỉ là nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước mà còn là bước khởi đầu quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp cho người lao động ngoại quốc trong suốt quá trình làm việc. Bài viết này AZVLAW sẽ chi tiết từng loại lệ phí, mức thu tại các tỉnh thành và những chi phí phát sinh liên quan để bạn có cái nhìn tổng quan nhất.

1. Lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Căn cứ pháp lý quy định lệ phí theo thông tư 64/2025/TT-BTC), lệ phí cấp phép là khoản thu bắt buộc để cơ quan chức năng thực hiện việc thẩm định điều kiện, xem xét hồ sơ và cấp văn bản xác nhận quyền làm việc hợp pháp.

Năm 2025, Thông tư 64/2025/TT-BTC đã mang đến những điều chỉnh mang tính đột phá nhằm khuyến khích doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

• Mức lệ phí cấp mới giấy phép lao động: 600.000đ/giấy phép
• Mức lệ phí cấp lại giấy phép lao động: 450.000đ/giấy phép
• Mức lệ phí gia hạn giấy phép lao động: 450.000đ/giấy phép
• Đặc biệt: Ưu đãi giảm 50% phí khi nộp hồ sơ trực tuyến (theo Thông tư 64/2025/TT-BTC)

Việc hiểu rõ bản chất của khoản lệ phí này giúp doanh nghiệp chuẩn bị tài chính một cách chủ động. Tuy nhiên, để biết chính xác số tiền cần nộp, chúng ta cần xem xét quy định cụ thể tại từng địa phương.

2. Mức thu lệ phí cấp giấy phép lao động tại 63 tỉnh thành

Mỗi tỉnh thành sẽ ban hành một nghị quyết riêng về mức thu lệ phí dựa trên điều kiện kinh tế và nhu cầu quản lý thực tế của địa phương đó.

Dưới đây là bảng tổng hợp mức phí cấp giấy phép lao động tại 63 tỉnh thành

Lưu ý: Doanh nghiệp cần lưu ý rằng mức phí này có thể thay đổi theo từng giai đoạn khi Hội đồng nhân dân tỉnh có các đợt điều chỉnh nghị quyết. Do đó, trước khi nộp hồ sơ, việc kiểm tra lại thông tin mới nhất là vô cùng cần thiết. Sau khi đã nắm được mức phí, câu hỏi tiếp theo thường là bên nào sẽ có trách nhiệm chi trả khoản tiền này.

3. Ai phải chịu phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài?

Đây là vấn đề thường gây tranh luận trong các cuộc thỏa thuận hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhân sự nước ngoài.

Tuy nhiên, quy định pháp luật đã có những hướng dẫn khá rõ ràng về trách nhiệm này.

3.1. Người sử dụng lao động (doanh nghiệp) là người nộp lệ phí

Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động là phía đứng tên nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động và hồ sơ đề nghị cấp giấy phép. Do đó, về mặt hành chính, doanh nghiệp chính là chủ thể có nghĩa vụ nộp phí cấp giấy phép lao động cho cơ quan chức năng. Điều này phù hợp với nguyên lý người sử dụng lao động phải chịu các chi phí liên quan đến việc tuyển dụng và quản lý nhân sự theo đúng quy định của pháp luật lao động.

3.2. Người lao động nước ngoài có phải tự nộp không?

Pháp luật không bắt buộc người lao động nước ngoài phải nộp lệ phí này. Tuy nhiên, trong quan hệ dân sự, các bên có quyền thỏa thuận về việc chi trả các khoản phí phát sinh.

• Trong một số trường hợp đặc biệt, nếu hợp đồng lao động có điều khoản quy định người lao động sẽ tự chi trả các chi phí giấy tờ cá nhân thì họ có thể hoàn trả lại khoản phí này cho doanh nghiệp.
• Dưới góc độ chuyên nghiệp và thu hút nhân tài các đơn vị tại Việt Nam hiện nay đều chủ động chi trả khoản này như một phần của chế độ đãi ngộ.

3.3. Cơ quan nào có thẩm quyền thu phí giấy phép lao động

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ cũng chính là nơi trực tiếp thu lệ phí. Tùy thuộc vào vị trí và quy mô của doanh nghiệp

Cơ quan thu phí là:

• Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố.
• Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Khu kinh tế (nếu được ủy quyền).
• Cục Việc làm thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với các tổ chức thuộc thẩm quyền trung ương).

Bên cạnh lệ phí nhà nước, thực tế quá trình triển khai hồ sơ còn kéo theo nhiều loại chi phí khác mà doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng.

4. Chi phí cấp giấy phép lao động phát sinh ngoài phí nhà nước

Lệ phí nhà nước chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong tổng chi phí để hoàn thiện một bộ hồ sơ.

Để có được tấm giấy phép trên tay, doanh nghiệp và người lao động thường phải chi trả cho các danh mục sau:

(1) Phí khám sức khỏe

• Người lao động phải khám sức khỏe tại các bệnh viện có đủ thẩm quyền theo quy định của Bộ Y tế.
• Mức phí này thường dao động từ 1.000.000 VNĐ đến 3.000.000 VNĐ tùy vào bệnh viện và gói khám.

(2) Phí lý lịch tư pháp

• Để chứng minh không có tiền án tiền sự, người lao động cần xin lý lịch tư pháp tại quốc gia họ mang quốc tịch hoặc tại Việt Nam (nếu đủ điều kiện).
• Chi phí này bao gồm lệ phí cấp giấy và phí dịch vụ xin cấp.

(3) Phí hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng

• Mọi giấy tờ do nước ngoài cấp (bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm…) đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có công chứng.
• Đây thường là khoản chi lớn nhất, tùy thuộc vào số lượng văn bản và ngôn ngữ cần dịch.

(4) Phí chụp ảnh và sao y hồ sơ

Dù là khoản nhỏ nhưng cũng cần liệt kê để đảm bảo tính minh bạch trong dự toán ngân sách.

Tổng hợp các khoản trên, mức đầu tư cho một giấy phép lao động là không hề nhỏ. Nếu không thực hiện đúng quy định, mức phạt mà doanh nghiệp phải đối mặt còn lớn hơn gấp nhiều lần.

5. Mức phạt cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không có GPLĐ?

Tính nghiêm minh của pháp luật được thể hiện rõ qua các chế tài xử phạt đối với hành vi sử dụng lao động “chui”.

Các mức phạt này được quy định chi tiết tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

5.1. Mức phạt với người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động sẽ bị xử phạt hành chính từ 15.000.000 VNĐ đến 25.000.000 VNĐ. Đây là mức phạt trực tiếp đánh vào cá nhân người lao động vi phạm.

5.2. Mức phạt với doanh nghiệp sử dụng lao động chui

Đối với tổ chức, mức phạt cao hơn rất nhiều nhằm răn đe các đơn vị cố tình lách luật. Mức phạt tiền được áp dụng dựa trên số lượng lao động vi phạm:

• Từ 30.000.000 VNĐ đến 45.000.000 VNĐ khi vi phạm từ 01 đến 10 người.
• Từ 45.000.000 VNĐ đến 60.000.000 VNĐ khi vi phạm từ 11 đến 20 người.
• Từ 60.000.000 VNĐ đến 75.000.000 VNĐ khi vi phạm từ 21 người trở lên.

5.3. Hình thức xử phạt bổ sung

Ngoài phạt tiền, người lao động nước ngoài còn có thể bị áp dụng hình thức xử phạt bổ sung cực kỳ nghiêm trọng là trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ mất nhân sự mà còn bị ảnh hưởng nặng nề về uy tín và khó khăn trong việc xin cấp phép cho những lao động sau này.

Chính vì những rủi ro quá lớn này, việc tuân thủ quy trình và nộp đầy đủ phí cấp giấy phép lao động là giải pháp an toàn và bền vững nhất. Tuy nhiên, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

6. Lưu ý về giấy phép lao động cho người nước ngoài

Trong quá trình làm việc, AZVLAW nhận thấy nhiều doanh nghiệp thường mắc phải những sai lầm đáng tiếc do thiếu thông tin.

Để quá trình cấp phép diễn ra suôn sẻ, bạn cần đặc biệt lưu tâm các điểm sau:

• Thời hạn của giấy phép: Giấy phép lao động có thời hạn tối đa là 02 năm. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao ngày hết hạn để làm thủ tục gia hạn trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày.
• Vị trí công việc: Người lao động phải làm đúng vị trí, chức danh và tại đúng địa chỉ ghi trên giấy phép. Mọi thay đổi đều phải thực hiện thủ tục báo cáo hoặc cấp mới.
• Tính đồng nhất của hồ sơ: Thông tin trên hộ chiếu, lý lịch tư pháp và các văn bằng phải khớp nhau tuyệt đối. Chỉ một sai sót nhỏ về chính tả cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả về, làm phát sinh thêm thời gian và chi phí.
• Báo cáo sử dụng lao động: Định kỳ 6 tháng và hàng năm, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài cho cơ quan chức năng. Việc quên báo cáo cũng có thể dẫn đến phạt hành chính.

Để giảm bớt gánh nặng hành chính này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.

7. Dịch vụ làm giấy phép lao động tại AZVLAW

AZVLAW tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn pháp lý và thực hiện thủ tục trọn gói cho lao động ngoại quốc tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu sắc quy định của từng địa phương, chúng tôi mang đến dịch vụ tối ưu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.

Khi sử dụng dịch vụ tại AZVLAW, quý khách sẽ nhận được:

• Tư vấn miễn phí: Phân tích hồ sơ và dự toán toàn bộ các khoản phí cấp giấy phép lao động cần thiết.
• Xử lý hồ sơ khó: Giải quyết các hồ sơ thiếu sót bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm hoặc các quốc tịch khó.
• Hỗ trợ dịch thuật: Thay mặt khách hàng thực hiện mọi thủ tục tại cơ quan ngoại giao.
• Theo dõi và nhắc hẹn: Chúng tôi sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời hạn của giấy phép, nhắc lịch gia hạn.

Sự tận tâm và tính minh bạch là kim chỉ nam giúp AZVLAW trở thành đối tác tin cậy của hàng ngàn doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Phí cấp giấy phép lao động tuy không phải là một khoản tiền quá lớn trong ngân sách doanh nghiệp, nhưng việc quản lý và thực hiện đúng quy định nộp phí lại là thước đo cho sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của đơn vị. Thông tin chi tiết mà AZVLAW đã chia sẻ, hy vọng quý khách hàng đã có được cái nhìn thấu đáo để chuẩn bị tốt nhất cho kế hoạch nhân sự của mình. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về hồ sơ hay cần một đơn vị uy tín để ủy thác thực hiện, hãy liên hệ ngay với AZVLAW. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn hoàn thành mọi thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất, đảm bảo quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp và người lao động.

8. Câu hỏi thường gặp

Câu 1. Nộp hồ sơ trực tuyến có được giảm phí không?

Hiện nay, một số địa phương có chính sách khuyến khích nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công trực tuyến bằng cách giảm nhẹ lệ phí hoặc ưu tiên thời gian xử lý. Tuy nhiên, mức giảm này không đáng kể so với tổng chi phí và tùy thuộc vào nghị quyết riêng của từng tỉnh ở từng thời điểm cụ thể.

Câu 2. Tổng chi phí làm giấy phép lao động trọn gói hết bao nhiêu tiền?

Không có con số cố định vì phụ thuộc vào quốc tịch của người lao động, số lượng giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự và mức phí dịch vụ của từng đơn vị. Thông thường, một bộ hồ sơ trọn gói có thể dao động từ vài triệu đến hơn mười triệu đồng.

Câu 3. Mức phí cấp giấy phép lao động có giống nhau ở tất cả các tỉnh không?

Không. Như đã phân tích tại mục 2, mức lệ phí do Hội đồng nhân dân mỗi tỉnh quyết định nên sẽ có sự chênh lệch giữa Hà Nội, TP.HCM và các tỉnh thành khác.

Câu 4. Có thể nộp phí cấp giấy phép lao động qua ngân hàng hoặc ví điện tử không?

Hiện nay hầu hết các cơ quan hành chính đã tích hợp thanh toán điện tử qua cổng dịch vụ công quốc gia. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể nộp phí qua chuyển khoản ngân hàng hoặc các ví điện tử được liên kết, giúp quy trình trở nên nhanh chóng và minh bạch hơn.

Câu 5. Thuê dịch vụ làm giấy phép lao động có tốn thêm phí không?

Tất nhiên, bạn sẽ phải trả thêm một khoản phí dịch vụ cho đơn vị tư vấn. Tuy nhiên, khoản phí này thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí cơ hội nếu doanh nghiệp tự làm mà bị sai sót hồ sơ, phải đi lại nhiều lần hoặc bị xử phạt do chậm trễ thời gian.