Trụ Sở 
Miễn giấy phép lao động là một trong những ưu đãi pháp lý quan trọng mà Nhà nước Việt Nam dành cho những nhóm đối tượng người nước ngoài đặc thù khi vào làm việc tại lãnh thổ Việt Nam. Việc hiểu đúng và thực hiện đủ các quy định về xác nhận miễn cấp phép không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sử dụng nhân sự mà còn đảm bảo tính tuân thủ pháp luật tối đa. Trong bài viết này đội ngũ luật sư và chuyên gia tại AZVLAW sẽ phân tích chi tiết mọi khía cạnh liên quan đến thủ tục này, giúp bạn có cái nhìn toàn diện và chính xác nhất.
1. 15 trường hợp miễn giấy phép lao động tại Việt Nam năm 2026
Căn cứ theo quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có thể không thuộc diện phải xin giấy phép lao động nếu đáp ứng một trong các trường hợp được pháp luật quy định.
Cụ thể, các trường hợp được xác định như sau:
(1) Người nước ngoài thuộc những trường hợp đặc biệt theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:
- Là người đứng đầu văn phòng đại diện, dự án hoặc là người chịu trách nhiệm chính đối với hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
- Nhập cảnh vào Việt Nam trong thời gian dưới 03 tháng để thực hiện hoạt động chào bán dịch vụ.
- Vào Việt Nam dưới 03 tháng để xử lý sự cố hoặc các vấn đề kỹ thuật, công nghệ phức tạp phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh mà đội ngũ chuyên gia Việt Nam hoặc chuyên gia nước ngoài đang có mặt tại Việt Nam không thể giải quyết.
- Là luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định pháp luật.
- Thuộc trường hợp được miễn giấy phép lao động theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Là người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang sinh sống tại Việt Nam.
(2) Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
(3) Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
(4) Người nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện các hoạt động liên quan đến chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) theo quy định hoặc thỏa thuận trong điều ước quốc tế về ODA mà Việt Nam đã ký kết với nước ngoài.
Các công việc có thể bao gồm tư vấn chuyên môn, kỹ thuật hoặc thực hiện nhiệm vụ phục vụ nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, giám sát, đánh giá, quản lý và triển khai chương trình, dự án.
(5) Phóng viên nước ngoài được Bộ Ngoại giao xác nhận và đang hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam.
(6) Người được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam để giảng dạy, quản lý hoặc giữ chức vụ giám đốc điều hành tại các cơ sở giáo dục thuộc trường hợp pháp luật quy định.
(7) Học sinh, sinh viên và học viên nước ngoài đang học tập tại Việt Nam hoặc ở nước ngoài thuộc trường hợp có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc với người sử dụng lao động tại Việt Nam; đồng thời bao gồm học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam.
(8) Thân nhân của thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
(9) Người nước ngoài sử dụng hộ chiếu công vụ để làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc tổ chức chính trị – xã hội.
(10) Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại theo quy định.
(11) Tình nguyện viên làm việc tại Việt Nam không hưởng tiền lương, nhằm thực hiện điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam.
(12) Người nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện thỏa thuận quốc tế do cơ quan, tổ chức ở Trung ương hoặc cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật.
(13) Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau:
- Làm việc tại Việt Nam với tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm, được tính từ ngày 01/01 đến ngày cuối cùng của năm.
- Làm việc theo hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Trường hợp này áp dụng đối với người lao động được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục và được điều chuyển có thời hạn đến hiện diện thương mại của doanh nghiệp tại Việt Nam trong phạm vi 11 ngành dịch vụ theo Biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO).
Theo quy định, hiện diện thương mại có thể bao gồm tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, văn phòng đại diện hoặc chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh.
(14) Người nước ngoài được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để thực hiện các hoạt động như:
- Giảng dạy, nghiên cứu hoặc chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế.
- Đảm nhiệm vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng tại cơ sở giáo dục thuộc trường hợp được pháp luật quy định.
(15) Người nước ngoài được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong một số lĩnh vực được ưu tiên, chẳng hạn như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và các lĩnh vực khác thuộc nhóm ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.
Từ những quy định nêu trên, có thể thấy chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Do đó, nếu người nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH tại Việt Nam và đáp ứng điều kiện về giá trị phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên, người này có thể thuộc trường hợp không phải xin giấy phép lao động theo quy định hiện hành.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xác định đúng trường hợp miễn và thực hiện thủ tục xác nhận hoặc thông báo theo quy định áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.
Xem thêm: Giấy phép lao động là gì?
2. Mẫu giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Khi đã xác định người lao động thuộc diện miễn trừ, doanh nghiệp cần làm quen với mẫu giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Đây là văn bản chính thức do cơ quan quản lý lao động cấp, xác nhận rằng người lao động đó đủ điều kiện làm việc hợp pháp.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, việc tự ý soạn thảo không đúng mẫu hoặc thiếu các thông tin bắt buộc sẽ khiến hồ sơ bị trả lại. Tại AZVLAW, chúng tôi luôn cập nhật những biểu mẫu mới nhất từ cổng thông tin dịch vụ công để đảm bảo hồ sơ của khách hàng luôn chính xác tuyệt đối ngay từ lần nộp đầu tiên.
3. Thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Quy trình thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa doanh nghiệp và người lao động.
Dù được miễn, những tính chất hành chính của thủ tục này vẫn rất khắt khe về mặt thời gian và tính pháp lý.
Bước 1: Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động.
Trước khi bắt đầu thủ tục xác nhận miễn, doanh nghiệp phải được chấp thuận về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài từ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xác nhận.
Hồ sơ bao gồm:
- Văn bản đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động
- Giấy tờ chứng minh người lao động thuộc một trong 20 trường hợp nêu trên
Ví dụ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty, bằng cấp hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm đã được hợp pháp hóa lãnh sự,…
Bước 3: Nộp hồ sơ và chờ kết quả.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử hoặc trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền ít nhất 10 ngày trước ngày người lao động bắt đầu làm việc. Trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan chức năng sẽ trả văn bản xác nhận. Việc chuẩn bị hồ sơ chứng minh tư cách miễn trừ thường là khâu khó khăn nhất. Các giấy tờ từ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng đúng quy định. AZVLAW nhận thấy nhiều doanh nghiệp thường lúng túng trong khâu này, dẫn đến việc chậm trễ ngày bắt đầu làm việc của chuyên gia.
4. Không làm thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động bị phạt bao nhiêu?
Nhiều đơn vị chủ quan cho rằng khi người lao động đã thuộc diện được miễn giấy phép lao động thì không cần làm bất kỳ thủ tục nào khác. Đây là một sai lầm nghiêm trọng dẫn đến những chế tài xử phạt hành chính nặng nề từ cơ quan thanh tra lao động.
Cụ thể, mức xử phạt hành chính theo quy định hiện hành được áp dụng như sau:
(1) Đối với người lao động nước ngoài: Hành vi làm việc tại Việt Nam mà không có văn bản xác nhận diện miễn GPLĐ hoặc không có GPLĐ hợp pháp sẽ bị áp dụng mức phạt tiền từ 15.000.000 VNĐ đến 25.000.000 VNĐ. Đáng chú ý, cá nhân vi phạm còn phải đối mặt với hình phạt bổ sung nặng nề là buộc xuất cảnh hoặc trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam.
(2) Đối với đơn vị bảo lãnh/sử dụng lao động: Doanh nghiệp sử dụng nhân sự nước ngoài trái quy định sẽ bị xử phạt lũy tiến dựa trên số lượng người vi phạm. Mức phạt tiền đối với tổ chức/doanh nghiệp bằng 02 lần mức phạt áp dụng cho cá nhân, quy đổi chi tiết theo các khung sau:
- Vi phạm từ 01 – 10 người: Phạt tiền từ 60.000.000 VNĐ đến 90.000.000 VNĐ (Mức phạt cá nhân tương ứng: 30 triệu – 45 triệu đồng).
- Vi phạm từ 11 – 20 người: Phạt tiền từ 90.000.000 VNĐ đến 120.000.000 VNĐ (Mức phạt cá nhân tương ứng: 45 triệu – 60 triệu đồng).
- Vi phạm từ 21 người trở lên: Phạt tiền từ 120.000.000 VNĐ đến 150.000.000 VNĐ (Mức phạt cá nhân tương ứng: 60 triệu – 75 triệu đồng).
Để tránh những rủi ro tài chính và uy tín không đáng có cho doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ ngay với đội ngũ luật sư của AZVLAW để được rà soát hồ sơ và thực hiện các thủ tục pháp lý cho người nước ngoài một cách chuẩn xác, an toàn nhất.
5. Điểm mới Nghị định 219/2025 về trường hợp miễn giấy phép lao động
Sự ra đời của Nghị định 219/2025 đã mang đến những thay đổi mang tính đột phá, nhằm đơn giản hóa tối đa các thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Những điểm mới này tập trung vào việc đẩy mạnh số hóa và giảm bớt các loại giấy tờ trùng lặp.
Điểm đáng chú ý nhất của Nghị định 219/2025:
- Mở rộng danh sách các đối tượng không cần phải thực hiện thủ tục xác nhận mà chỉ cần báo cáo trực tuyến.
- Áp dụng cho các chuyên gia vào làm việc ngắn hạn hoặc các trường hợp đã được xác nhận tư cách pháp nhân thông qua hệ thống định danh điện tử
- Quy định này giúp giảm tải áp lực hồ sơ giấy cho cả doanh nghiệp.
Ngoài ra, Nghị định 219/2025 cũng quy định rõ hơn về thời hạn của văn bản xác nhận miễn. Thay vì phải xin lại từ đầu khi có thay đổi nhỏ, nghị định mới cho phép cập nhật thông tin trên hệ thống một cách linh hoạt. Đây là bước tiến lớn giúp môi trường đầu tư tại Việt Nam trở nên hấp dẫn hơn trong mắt các nhà đầu tư nước ngoài.
6. Những lỗi thường gặp khi xử lý trường hợp miễn giấy phép lao động
Trong quá trình tư vấn AZLAW đã đúc kết được những sai sót phổ biến mà doanh nghiệp thường mắc phải khi tự thực hiện hồ sơ miễn giấy phép lao động.
Việc nhận diện sớm các lỗi này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng hồ sơ bị trả về nhiều lần.
- Nhầm lẫn đối tượng: Doanh nghiệp thường áp dụng sai trường hợp miễn. Ví dụ như nhầm giữa chuyên gia ngắn hạn và lao động kỹ thuật nội bộ.
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Nhiều hồ sơ bị bác bỏ do giấy tờ nước ngoài chưa được chứng thực tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền hoặc bản dịch thuật công chứng không sát nghĩa chuyên môn.
- Chậm trễ về thời gian: Theo quy định, việc nộp hồ sơ phải thực hiện trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Nhiều doanh nghiệp đợi đến khi người nước ngoài đã vào làm mới bắt đầu lo thủ tục, dẫn đến việc không kịp có xác nhận và đối mặt với rủi ro bị phạt.
Sự chủ động và chuyên nghiệp trong việc quản lý thời gian là chìa khóa để xử lý thành công hồ sơ này.
Miễn giấy phép lao động không chỉ là một thủ tục hành chính, mà là nhịp cầu giúp các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng cao từ quốc tế một cách dễ dàng hơn. Bằng việc tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 219/2025 và nắm vững các trường hợp miễn trừ, tổ chức của bạn sẽ xây dựng được một nền tảng pháp lý vững chắc. Đừng để những rắc rối về giấy tờ làm chậm bước tiến kinh doanh của bạn. Hãy để AZVLAW đồng hành và hỗ trợ bạn trong mọi bước đường pháp lý, mang lại sự an tâm và hiệu quả tối đa cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
7. Câu hỏi thường gặp về miễn giấy phép lao động
7.1. Văn bản xác nhận miễn có thời hạn bao lâu?
Thời hạn của giấy xác nhận thường tối đa là 02 năm, tương đương với thời hạn của một giấy phép lao động thông thường. Khi hết hạn, bạn phải thực hiện lại thủ tục xác nhận hoặc gia hạn tùy theo quy định cụ thể.
7.2. Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam có cần xin xác nhận không?
Có. Dù thuộc diện miễn nhưng doanh nghiệp vẫn cần làm thủ tục báo cáo và xin xác nhận để người lao động có thể làm việc và xin thẻ tạm trú theo diện thăm thân hoặc lao động.
7.3. Có cần phải khám sức khỏe khi xin miễn giấy phép lao động không?
Tùy trường hợp. Đa số các trường hợp miễn cấp phép vẫn yêu cầu chứng minh đủ điều kiện sức khỏe để làm việc tại Việt Nam theo quy định của Bộ Y tế.
7.4. Thay đổi vị trí công việc trong cùng công ty có phải xin lại xác nhận không?
Có. Giấy xác nhận được cấp cho một vị trí công việc cụ thể. Khi thay đổi chức danh hoặc nhiệm vụ, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc xin mới để đảm bảo tính hợp pháp.
