Trụ Sở 
Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là giấy tờ bắt buộc trong bộ hồ sơ khi cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu xác nhận tính hợp pháp của các giấy tờ do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp để sử dụng ở quốc gia khác. Hiện nay bạn có thể lựa chọn nộp tờ khai bằng giấy mẫu LS/HPH-2025/TK hoặc khai trực tuyến qua cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao. Bài viết dưới đây được AZVLAW tổng hợp đầy đủ mẫu mới nhất, cách điền chuẩn xác và những lưu ý quan trọng để hồ sơ của bạn được xử lý nhanh, không bị trả lại.
1. Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự mới nhất hiện nay
Hiện nay, mẫu tờ khai được sử dụng trong thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là mẫu LS/HPH-2025/TK, được ban hành kèm theo Thông tư 11/2025/TT-BNG của Bộ Ngoại giao và chính thức áp dụng từ ngày 03/08/2025. Mẫu tờ khai này thay thế cho các biểu mẫu trước đây nhằm thống nhất việc kê khai thông tin và hỗ trợ quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ nhanh chóng hơn.
Mẫu LS/HPH-2025/TK được sử dụng chung cho hai thủ tục:
- Chứng nhận lãnh sự đối với giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp để sử dụng ở nước ngoài
- Hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Ngoài phiên bản giấy truyền thống LS/HPH-2025/TK, Bộ Ngoại giao cũng ban hành biểu mẫu điện tử tương tác LS/HPH-2025/TKĐT, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp thực hiện thủ tục trực tuyến trong quá trình chuyển đổi số các dịch vụ lãnh sự.
Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự mới cập nhật năm 2026
2. Hướng dẫn điền mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự chi tiết
Cá nhân và doanh nghiệp có thể khai báo thông tin trực tuyến thông qua hệ thống chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Bộ Ngoại giao trước khi nộp hồ sơ.
Để hoàn thành tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online, người thực hiện thủ tục có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập hệ thống và đăng ký tài khoản
Truy cập Cổng thông tin chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Bộ Ngoại giao và thực hiện đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản theo hướng dẫn.
Lựa chọn chính xác cơ quan tiếp nhận hồ sơ:
- Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao tại Hà Nội
- Sở Ngoại vụ TP.HCM
Bước 2: Kê khai thông tin người nộp hồ sơ
Điền đầy đủ và chính xác các thông tin cá nhân theo giấy tờ tùy thân:
- Họ và tên
- Số CCCD, căn cước hoặc hộ chiếu
- Địa chỉ liên hệ
- Số điện thoại
- Địa chỉ email nhận thông báo.
Các thông tin này cần thống nhất với giấy tờ được sử dụng trong hồ sơ nhằm tránh phát sinh yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa sau khi nộp.
Bước 3: Khai báo thông tin giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự
Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự như:
- Tên giấy tờ, tài liệu
- Cơ quan hoặc tổ chức cấp giấy tờ
- Ngày cấp
- Quốc gia dự kiến sử dụng
- Mục đích sử dụng.
Việc mô tả không chính xác tên tài liệu hoặc mục đích sử dụng có thể ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Bước 4: Xác nhận thông tin và in tờ khai
Hoàn tất việc kê khai, rà soát lại toàn bộ thông tin đã nhập. Khi hoàn thành, hệ thống sẽ tạo tờ khai điện tử. Tải về, in tờ khai và ký tên trực tiếp trước khi nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
Xem thêm: Có hợp pháp hóa lãnh sự online được không?
Xem thêm: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chi tiết năm 2026
3. Các loại giấy tờ, tài liệu có thể được hợp pháp hóa lãnh sự
Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục xác nhận chữ ký, con dấu hoặc chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp để những giấy tờ đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Hầu hết các giấy tờ được cấp ở nước ngoài đều có thể phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại giữa các quốc gia.
Dưới đây là những nhóm giấy tờ thường xuyên được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.
(1) Giấy tờ nhân thân và hộ tịch
Đây là nhóm hồ sơ phổ biến đối với người nước ngoài sinh sống, làm việc hoặc kết hôn tại Việt Nam.
- Hộ chiếu
- Thẻ thường trú, thẻ tạm trú
- Giấy khai sinh
- Giấy chứng nhận kết hôn
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
- Quyết định ly hôn
- Giấy chứng tử;
- Giấy xác nhận nhân thân.
(2) Giấy tờ học tập và bằng cấp
Đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam hoặc công dân Việt Nam học tập ở nước ngoài, các giấy tờ học tập thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng.
- Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông
- Bằng cao đẳng
- Bằng đại học, thạc sĩ, tiến sĩ
- Bảng điểm
- Chứng chỉ nghề nghiệp, chuyên môn
Đây là những tài liệu thường được sử dụng để xin giấy phép lao động, công nhận văn bằng hoặc hoàn thiện hồ sơ du học và tuyển dụng.
(2) Giấy tờ doanh nghiệp và thương mại
Đối với nhà đầu tư nước ngoài và doanh nghiệp FDI, việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ doanh nghiệp là yêu cầu thường gặp khi thực hiện thủ tục đầu tư và đăng ký kinh doanh tại Việt Nam.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận thành lập công ty
- Giấy phép đầu tư
- Báo cáo tài chính
- Xác nhận vốn góp
- Hợp đồng thương mại
Những tài liệu này thường được sử dụng trong hồ sơ thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài, mở văn phòng đại diện hoặc thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế.
(4) Giấy tờ tư pháp
Nhiều thủ tục liên quan đến lao động, định cư hoặc tranh chấp dân sự yêu cầu sử dụng các tài liệu tư pháp được cấp ở nước ngoài.
- Phiếu lý lịch tư pháp
- Bản án của tòa án
- Quyết định của tòa án
- Văn bản công chứng
- Văn bản xác nhận pháp lý
- Hồ sơ tố tụng
Trước khi thực hiện thủ tục, người nộp hồ sơ nên xác định chính xác loại giấy tờ cần sử dụng tại Việt Nam để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
4. Những lưu ý quan trọng khi điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Việc điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tưởng chừng đơn giản nhưng lại là nguyên nhân khiến nhiều hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý. Chỉ cần một số thông tin không khớp với giấy tờ gốc hoặc kê khai sai loại tài liệu, hồ sơ có thể bị từ chối tiếp nhận.
Để hạn chế những sai sót không đáng có, người nộp hồ sơ cần lưu ý một số vấn đề quan trọng dưới đây.
- Đảm bảo thông tin kê khai chính xác tuyệt đối: Tên loại giấy tờ, số hiệu, thông tin cá nhân,…
- Khai đúng số lượng giấy tờ cần chứng nhận: Nếu có nhiều bản sao của giấy tờ cần dán tem hợp pháp hóa lãnh sự, cần ghi rõ số lượng trên tờ khai.
- Kiểm tra điều kiện của giấy tờ trước khi nộp hồ sơ: Không phải mọi giấy tờ nước ngoài đều có thể thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự ngay lập tức.
- Chỉ sử dụng giấy tờ có chữ ký và con dấu hợp lệ: Lỗi phổ biến nhất là sử dụng tài liệu không có chữ ký gốc hoặc con dấu hợp lệ.
- Thời hạn của tờ khai online: Sau khi hoàn tất khai báo trực tuyến trên hệ thống của Bộ Ngoại giao, tờ khai điện tử chỉ có giá trị trong thời hạn nhất định theo quy định hiện hành.
- Mỗi mã hồ sơ chỉ sử dụng 1 lần: Mã hồ sơ được hệ thống cấp sau khi hoàn thành tờ khai trực tuyến chỉ được sử dụng cho một lần nộp hồ sơ duy nhất.
- Thời gian xử lý hồ sơ: Thời gian giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự thường phụ thuộc vào số lượng giấy tờ và mức độ cần xác minh
Đối với các hồ sơ cần sử dụng gấp cho mục đích du học, xin giấy phép lao động, đầu tư hoặc định cư, người thực hiện thủ tục nên chuẩn bị hồ sơ sớm để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch cá nhân hoặc công việc.
5. Dịch vụ hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự tại AZVLAW
Với kinh nghiệm hỗ trợ xử lý hồ sơ cho cá nhân, doanh nghiệp và người nước ngoài tại Việt Nam, AZVLAW cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự TPHCM trọn gói, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đúng quy định ngay từ đầu.
Khi sử dụng dịch vụ tại AZVLAW, khách hàng sẽ được:
- Tư vấn miễn phí điều kiện và thủ tục đối với từng loại giấy tờ
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trước khi nộp
- Hỗ trợ dịch thuật công chứng và chứng thực hồ sơ khi cần thiết
- Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục theo quy định (nếu được ủy quyền)
- Theo dõi tiến độ xử lý và cập nhật tình trạng hồ sơ thường xuyên
- Hỗ trợ xử lý các trường hợp hồ sơ khó, hồ sơ bị từ chối hoặc cần bổ sung.
AZVLAW hỗ trợ thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự đối với nhiều loại giấy tờ như bằng cấp, bảng điểm, lý lịch tư pháp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy phép đầu tư, hồ sơ doanh nghiệp, tài liệu thương mại và các giấy tờ phục vụ mục đích lao động, học tập hoặc đầu tư tại Việt Nam.
Trên đây là những thông tin mới nhất về mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, cách điền tờ khai đúng quy định cũng như những lưu ý quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chưa xác định được loại giấy tờ cần thực hiện thủ tục này, hãy liên hệ AZVLAW để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình thực hiện thủ tục, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng quy định.
6. Câu hỏi thường gặp về mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
6.1. Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự nộp ở đâu?
Nộp tờ khai và hồ sơ trực tiếp tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao ở Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM theo phạm vi tiếp nhận hồ sơ được quy định. Ngoài ra có thể khai báo thông tin trực tuyến trên hệ thống của Bộ Ngoại giao trước khi đến nộp hồ sơ giấy theo quy định.
6.2. Có thể ủy quyền cho người khác nộp tờ khai không?
Có. Người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thay mặt mình nộp hồ sơ. Trong trường hợp này, người được ủy quyền cần xuất trình giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền hợp lệ theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
6.3. Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự là bao lâu?
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự được giải quyết trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên hoặc cần xác minh thêm về tính hợp lệ của chữ ký, con dấu và chức danh, thời gian xử lý có thể kéo dài nhưng thường không quá 05 ngày làm việc.
6.4. Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự có thời hạn sử dụng không?
Có. Đối với trường hợp khai báo trực tuyến, tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự chỉ có giá trị trong thời hạn theo quy định của hệ thống tiếp nhận hồ sơ. Vì vậy, người nộp hồ sơ nên hoàn tất việc nộp hồ sơ trong thời gian sớm nhất sau khi khai báo để tránh phải thực hiện lại thủ tục từ đầu. Nếu chưa chắc chắn về hiệu lực của tờ khai, bạn nên liên hệ cơ quan tiếp nhận hoặc AZVLAW để được hướng dẫn cụ thể.
