Trụ Sở 
Báo cáo sử dụng thẻ APEC là nghĩa vụ bắt buộc mà mọi doanh nghiệp sở hữu thẻ ABTC phải hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 hàng năm để duy trì hiệu lực thẻ cho doanh nhân của mình. Sau đợt sáp nhập tỉnh thành từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, không ít doanh nghiệp vẫn nộp báo cáo theo địa chỉ cơ quan cũ hoặc dùng lại thông tin từ trước sáp nhập, dẫn đến hồ sơ bị trả về hoặc nộp sai cơ quan thẩm quyền. Hậu quả là thẻ APEC của doanh nhân trong công ty có thể bị tạm dừng giá trị sử dụng, và hồ sơ xin cấp mới sau này bị đánh giá là doanh nghiệp không tuân thủ nghĩa vụ báo cáo định kỳ. Bài viết của AZVLAW cập nhật đầy đủ cơ quan tiếp nhận theo bản đồ hành chính 34 tỉnh, thành phố hiện hành, hướng dẫn điền các mục cốt lõi trong báo cáo và quy trình nộp hồ sơ theo 3 bước cụ thể.
1. Báo cáo sử dụng thẻ APEC là gì? Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải nộp?
Báo cáo sử dụng thẻ APEC là văn bản mà doanh nghiệp có nhân sự đang giữ thẻ ABTC phải lập định kỳ mỗi năm để trình bày tình hình sử dụng thẻ của các doanh nhân thuộc đơn vị mình, kể cả khi trong năm không phát sinh chuyến đi nào.
Nghĩa vụ này được quy định tại khoản 5 Điều 27 Quyết định 09/2023/QĐ-TTg ngày 12 tháng 4 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ, văn bản hiện hành thay thế Quyết định 45/2006/QĐ-TTg và Quyết định 54/2015/QĐ-TTg trước đó. Theo quy định, việc chấp hành báo cáo định kỳ là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét cho phép doanh nghiệp tiếp tục sử dụng thẻ ABTC.
Nếu doanh nghiệp không nộp báo cáo hoặc nộp không đúng hạn có thể phải chịu hậu quả sau:
- Thẻ ABTC của doanh nhân có thể bị tạm dừng giá trị sử dụng trong thời gian cơ quan xác minh lại thông tin.
- Cơ quan thẩm quyền có thể trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thu hồi thẻ.
- Hồ sơ xin cấp mới hoặc cấp lại thẻ APEC sau này của doanh nghiệp sẽ bị xem xét kỹ hơn do lịch sử không tuân thủ nghĩa vụ báo cáo.
Xem thêm: Thẻ APEC là gì? Điều kiện, quy trình cấp thẻ APEC chi tiết nhất
Xem thêm: Thẻ APEC đi được những nước nào?
2. Tổng hợp mẫu báo cáo và hạn nộp theo từng tỉnh, thành phố
Từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, cả nước áp dụng bản đồ 34 tỉnh, thành phố sau sáp nhập, kéo theo thay đổi cơ quan tiếp nhận báo cáo thẻ APEC tại nhiều địa phương. Sở Kế hoạch và Đầu tư trên toàn quốc đã hợp nhất vào Sở Tài chính từ ngày 1 tháng 3 năm 2025, trong khi Sở Ngoại vụ vẫn giữ nguyên tên gọi tại các tỉnh được phân công tiếp nhận hồ sơ thẻ APEC. Bảng dưới đây tổng hợp cơ quan tiếp nhận hiện hành tại các địa phương có lượng doanh nghiệp sở hữu thẻ APEC lớn nhất cả nước.
Lưu ý quan trọng, hạn nộp báo cáo áp dụng thống nhất trước ngày 31 tháng 12 hàng năm cho mọi địa phương theo khoản 5 Điều 27 Quyết định 09/2023/QĐ-TTg, không có sự khác biệt về thời hạn giữa các tỉnh. Điểm doanh nghiệp dễ nhầm lẫn nhất là cơ quan tiếp nhận: Thành phố Hồ Chí Minh mới nộp báo cáo tại Sở Tài chính, trong khi phần lớn các tỉnh còn lại nộp tại Sở Ngoại vụ. Doanh nghiệp có trụ sở tại Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu hoặc Long An trước đây cần đặc biệt lưu ý, địa chỉ nộp báo cáo đã thay đổi theo đơn vị hành chính mới và không còn nộp tại cơ quan cấp tỉnh cũ.
3. Hướng dẫn điền mẫu báo cáo sử dụng thẻ APEC (áp dụng chung)
Dù tải mẫu báo cáo theo địa phương nào, khung cấu trúc báo cáo vẫn tuân theo quy định chung. Doanh nghiệp chỉ cần nắm vững các điểm cốt lõi dưới đây trước khi điền.
3.1 Các thông tin cốt lõi bắt buộc phải chính xác
Dù tải mẫu báo cáo theo địa phương nào, doanh nghiệp cần đảm bảo chính xác ba nhóm thông tin sau trước khi nộp.
(1) Thông tin pháp nhân doanh nghiệp: tên công ty, mã số thuế và địa chỉ trụ sở phải khớp 100% với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại. Doanh nghiệp có trụ sở tại các tỉnh vừa sáp nhập cần đặc biệt lưu ý cập nhật địa chỉ theo đơn vị hành chính mới, tránh giữ nguyên địa chỉ cũ trên báo cáo.
(2) Thông tin cá nhân người sở hữu thẻ: họ tên, chức vụ tại thời điểm được cấp phép sử dụng thẻ, số hộ chiếu (đối chiếu kỹ nếu doanh nhân vừa đổi hộ chiếu mới), số thẻ ABTC, ngày cấp và ngày hết hạn thẻ.
(3) Bảng kê chi tiết quá trình đi lại là phần cơ quan thẩm quyền kiểm tra kỹ nhất. Doanh nghiệp cần đối chiếu dấu xuất nhập cảnh trên hộ chiếu để điền chính xác ngày đi, ngày về và quốc gia đến cho từng chuyến. Mục đích chuyến đi phải ghi rõ là thương mại, đầu tư hoặc hội nghị theo đúng phạm vi được phép sử dụng thẻ tại Điều 6 Quyết định 09/2023/QĐ-TTg, không ghi chung chung là du lịch hay thăm thân vì đây không phải mục đích thẻ ABTC được cấp để phục vụ.
3.2 Những lỗi sai thường gặp và lưu ý theo địa phương
(1) Quên đối chiếu tình hình chấp hành nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội và hải quan trong báo cáo. Đây không phải nội dung bắt buộc của báo cáo thường niên, nhưng lại là yếu tố cơ quan thẩm quyền tham chiếu khi xét hồ sơ cấp mới hoặc cấp lại thẻ sau này, nên doanh nghiệp nên rà soát số liệu này song song để tránh bị động khi có yêu cầu bổ sung.
(2) Thiếu chữ ký tươi của người đại diện theo pháp luật hoặc thiếu dấu giáp lai giữa các trang nếu báo cáo dài quá 2 trang, khiến hồ sơ bị trả lại để bổ sung.
Lưu ý theo địa phương: Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ mục “Kính gửi” ở đầu báo cáo với tên cơ quan hiện hành.
Ví dụ ghi Sở Tài chính nếu trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh, hoặc Sở Ngoại vụ nếu trụ sở tại Đồng Nai, Tây Ninh hay Quảng Ninh, tránh ghi theo tên cơ quan cũ trước sáp nhập.
4. Quy trình nộp hồ sơ báo cáo thẻ APEC
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Doanh nghiệp chuẩn bị bản chính báo cáo tình hình sử dụng thẻ APEC đã điền đầy đủ theo hướng dẫn tại mục trên, bản sao y công chứng hộ chiếu của doanh nhân, chụp toàn bộ các trang có dấu xuất nhập cảnh phát sinh trong năm báo cáo, và giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền nếu doanh nghiệp cử nhân sự khác trực tiếp đi nộp hồ sơ thay cho người đại diện theo pháp luật. Toàn bộ hồ sơ nên sao thành 2 bộ, một bộ nộp cơ quan thẩm quyền và một bộ lưu nội bộ để đối chiếu khi cần.
Bước 2: Nộp hồ sơ đúng cơ quan thẩm quyền
Doanh nghiệp có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh nộp báo cáo tại Sở Tài chính, trong khi doanh nghiệp tại Đồng Nai, Tây Ninh hoặc Quảng Ninh nộp tại Sở Ngoại vụ của tỉnh. Với doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu chế xuất hoặc khu công nghệ cao, báo cáo có thể nộp qua Ban Quản lý khu vực thay vì nộp trực tiếp tại Sở. Một số địa phương đã cho phép nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh, doanh nghiệp nên kiểm tra hình thức nộp phù hợp trên cổng thông tin điện tử của Sở tại địa phương mình trước khi nộp hồ sơ.
Bước 3: Nhận biên nhận và lưu trữ hồ sơ
Sau khi nộp, doanh nghiệp cần giữ lại biên nhận hoặc bản photo báo cáo có đóng dấu “Đã tiếp nhận” của cơ quan thẩm quyền. Đây là bằng chứng quan trọng chứng minh doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ báo cáo đúng hạn, cần thiết khi đối chiếu hồ sơ hoặc giải trình trong lần xin cấp mới, cấp lại thẻ APEC sau này.
Xem thêm: Thủ tục cấp lại thẻ APEC chi tiết nhất
Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu thẻ APEC nhanh và chính xác nhất
5. Kết luận
Báo cáo sử dụng thẻ APEC là thủ tục định kỳ nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sử dụng thẻ nếu doanh nghiệp nộp sai cơ quan hoặc trễ hạn, đặc biệt trong giai đoạn nhiều địa phương vừa thay đổi tên gọi và đầu mối tiếp nhận sau sáp nhập.
Với hơn 10.000 hồ sơ đã xử lý từ năm 2016 và tỷ lệ 95% hoàn thành đúng tiến độ cam kết, AZVLAW hỗ trợ doanh nghiệp rà soát, lập và nộp báo cáo thẻ APEC đúng cơ quan thẩm quyền hiện hành, đồng thời tư vấn thủ tục gia hạn hoặc cấp mới thẻ khi cần. Trường hợp báo cáo có liên quan đến tình hình chấp hành nghĩa vụ thuế và bảo hiểm xã hội, đội ngũ AZTAX trong cùng hệ sinh thái AZVLAW có thể hỗ trợ đối chiếu số liệu trước khi nộp. Liên hệ AZVLAW để được tư vấn cụ thể theo từng địa phương.
Xem thêm: Dịch vụ làm thẻ APEC tại TPHCM trọn gói, giá tốt
6. Câu hỏi thường gặp về báo cáo sử dụng thẻ APEC
6.1 Thẻ APEC chưa sử dụng lần nào trong năm có phải nộp báo cáo không?
Có. Doanh nghiệp vẫn phải nộp báo cáo dù doanh nhân chưa phát sinh chuyến đi nào trong năm, ghi rõ tình trạng “chưa sử dụng” trong bảng kê đi lại. Đây là quy định bắt buộc theo khoản 5 Điều 27 Quyết định 09/2023/QĐ-TTg, áp dụng cho mọi thẻ ABTC còn hiệu lực bất kể tần suất sử dụng thực tế.
6.2 Nộp trễ hạn báo cáo thẻ APEC có bị phạt tiền không?
Quyết định 09/2023/QĐ-TTg không quy định mức phạt tiền đối với hành vi nộp trễ báo cáo thẻ APEC. Tuy nhiên, cơ quan thẩm quyền có thể xem đây là vi phạm nghĩa vụ báo cáo, làm cơ sở tạm dừng hoặc thu hồi giá trị sử dụng thẻ, đồng thời ảnh hưởng đến việc xét duyệt hồ sơ cấp mới sau này.
6.3 Người sở hữu thẻ đã nghỉ việc, doanh nghiệp báo cáo thế nào?
Doanh nghiệp cần thu hồi lại thẻ APEC từ người đã nghỉ việc và báo cáo ngay với cơ quan đã tiếp nhận hồ sơ xin phép sử dụng thẻ trước đó để cơ quan này thông báo hủy giá trị sử dụng thẻ, tránh trường hợp thẻ bị lợi dụng hoặc gây ảnh hưởng đến hồ sơ báo cáo định kỳ của công ty.
6.4 Nộp báo cáo thẻ APEC trực tuyến (online) được không?
Tùy địa phương. Một số tỉnh, thành phố đã tích hợp việc tiếp nhận báo cáo qua Cổng dịch vụ công, nhưng phần lớn cơ quan chuyên môn hiện vẫn yêu cầu doanh nghiệp nộp bản giấy có chữ ký và con dấu trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
6.5 Doanh nghiệp có nhiều người giữ thẻ APEC thì nộp chung một bộ hồ sơ hay từng người riêng?
Doanh nghiệp lập báo cáo cho từng doanh nhân sở hữu thẻ, sau đó tổng hợp thành một bộ hồ sơ chung kèm danh sách đầy đủ để nộp một lần cho cơ quan tiếp nhận, giúp cơ quan quản lý dễ đối chiếu và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nộp hồ sơ.
6.6 Không nộp báo cáo thẻ APEC nhiều năm liên tiếp thì hậu quả có nghiêm trọng hơn không?
Có. Vi phạm lặp lại là căn cứ để cơ quan thẩm quyền đánh giá doanh nghiệp không tuân thủ nghĩa vụ quản lý thẻ ABTC, làm giảm khả năng được chấp thuận khi xin cấp mới hoặc cấp lại thẻ cho doanh nhân khác trong công ty sau này.
