Trụ Sở 
Giấy phép lao động cho công ty thứ hai là thủ tục pháp lý bắt buộc dành cho người nước ngoài đang cùng lúc đảm nhiệm các vị trí công việc tại hai pháp nhân khác nhau trên lãnh thổ Việt Nam. Trong xu hướng dịch chuyển nhân sự cao cấp và chuyên gia quốc tế hiện nay, việc một cá nhân hỗ trợ chuyên môn cho nhiều doanh nghiệp cùng lúc không còn là điều hiếm gặp. Tại AZVLAW sẽ cung cấp lộ trình chi tiết để doanh nghiệp và người lao động thực hiện quy trình này một cách thuận lợi nhất.
1. Giấy phép lao động cho công ty thứ hai là gì?
Giấy phép lao động cho công ty thứ hai (Work Permit) là văn bản pháp lý bắt buộc khi người lao động nước ngoài làm việc cùng lúc tại hai doanh nghiệp khác nhau.
Theo quy định (Nghị định 152/2020/NĐ-CP và 70/2023/NĐ-CP), mỗi giấy phép chỉ có giá trị cho một người sử dụng lao động. Khi làm thêm, công ty thứ hai phải thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động cho người lao động. Giấy phép này sẽ ghi nhận các thông tin cụ thể về đơn vị sử dụng lao động thứ hai, vị trí công việc, chức danh và thời hạn làm việc tại đơn vị đó.
Điểm đặc biệt của loại giấy phép này là quy trình hồ sơ có thể được đơn giản hóa đáng kể nếu người lao động làm việc cùng vị trí chuyên môn so với giấy phép đầu tiên. Việc nắm rõ bản chất này giúp bộ phận nhân sự của doanh nghiệp thứ hai chủ động hơn trong việc thu thập chứng từ, thay vì yêu cầu người lao động chuẩn bị lại toàn bộ hồ sơ từ đầu như lần cấp phép đầu tiên.
2. Điều kiện cấp giấy phép lao động cho công ty thứ hai
Để được cơ quan chức năng chấp thuận cấp giấy phép lao động cho công ty thứ hai, cả người lao động và doanh nghiệp tiếp nhận đều phải thỏa mãn những tiêu chuẩn nhất định về năng lực pháp lý và nhu cầu sử dụng nhân sự thực tế.
2.1. Điều kiện đối với người lao động nước ngoài
- Năng lực hành vi dân sự: Người lao động phải từ đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật.
- Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm: Cần đáp ứng yêu cầu về chuyên môn, kỹ thuật hoặc tay nghề phù hợp với vị trí làm việc tại công ty thứ hai. Chẳng hạn, đối với vị trí chuyên gia, thường phải có bằng đại học liên quan và tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tương ứng.
- Tình trạng sức khỏe: Phải có giấy khám sức khỏe được cấp bởi cơ sở y tế đủ điều kiện, còn hiệu lực trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
- Lý lịch tư pháp: Không thuộc trường hợp đang chấp hành án phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang trong quá trình bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
2.2. Điều kiện đối với doanh nghiệp sử dụng lao động
Đối với doanh nghiệp thứ hai, điều kiện tiên quyết là phải có tư cách pháp nhân hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
Doanh nghiệp cần chứng minh được nhu cầu thực tế về việc sử dụng người lao động nước ngoài cho vị trí mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Điều này được thể hiện thông qua thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và phải được UBND tỉnh hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội phê duyệt bằng văn bản.
Doanh nghiệp thứ hai phải ký kết hợp đồng lao động hoặc có văn bản cử đi làm việc rõ ràng đối với nhân sự đó. Sự minh bạch trong hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp chính là nền tảng để cơ quan chức năng phê duyệt giấy phép lao động cho công ty thứ hai.
3. Thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho công ty thứ hai
Quy trình thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho công ty thứ hai về cơ bản cũng trải qua các giai đoạn tương tự như cấp mới lần đầu, nhưng có những ưu tiên về mặt chứng từ giúp rút ngắn quy trình chuẩn bị hồ sơ.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định
Đối với trường hợp đã có giấy phép lao động còn hiệu lực, hồ sơ bao gồm:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo quy định Mẫu 03 Nghị định 219/2025/NĐ-CP
- 02 ảnh chân dung (4x6cm, nền trắng, mới chụp, không đeo kính).
- Bản sao hộ chiếu còn giá trị.
- Giấy tờ chứng minh chuyên môn, kinh nghiệm
- Giấy khám sức khỏe theo quy định còn giá trị trong 12 tháng
- Phiếu lý lịch tư pháp không quá 6 tháng
- Giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp thứ 2
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố nơi công ty thứ hai đặt trụ sở. Trong kỷ nguyên số hóa, hầu hết các tỉnh thành hiện nay đều khuyến khích nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công trực tuyến
Bước 3: Nhận kết quả
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động cho công ty thứ hai.
Trường hợp không cấp, cơ quan sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Sau khi nhận được giấy phép, doanh nghiệp và người lao động phải tiến hành ký kết hợp đồng lao động và gửi bản sao hợp đồng về Sở Lao động để hoàn tất nghĩa vụ báo cáo.
4. Những lưu ý quan trọng dành cho người lao động nước ngoài
Việc một người nước ngoài làm việc tại hai đơn vị không chỉ dừng lại ở việc có đủ hai tấm giấy phép lao động. Có rất nhiều vấn đề phát sinh về mặt quản lý hành chính và quyền lợi mà bộ phận nhân sự cần nắm rõ để tư vấn cho người lao động.
4.1. Quản lý thời gian làm việc và hợp đồng lao động
Người lao động cần phân bổ thời gian làm việc hợp lý giữa hai công ty. Điều này phải được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng lao động của cả hai đơn vị để tránh trường hợp chồng chéo lịch làm việc. Tổng thời giờ làm việc của người lao động tại tất cả các doanh nghiệp không được vượt quá định mức tối đa về giờ làm thêm theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4.2. Nghĩa vụ về Thuế và Bảo hiểm xã hội
- Về Bảo hiểm xã hội (BHXH): Người lao động chỉ tham gia tại doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động đầu tiên. Các doanh nghiệp tiếp theo có trách nhiệm chi trả cùng lúc với kỳ trả lương của người lao động một khoản tiền tương đương với mức đóng BHXH, BHYT, BHTN
- Về Thuế thu nhập cá nhân (PIT): Người lao động phải tự quyết toán thuế hoặc ủy quyền quyết toán nếu đủ điều kiện. Thu nhập từ cả hai công ty sẽ được cộng dồn để tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Người lao động cần đăng ký giảm trừ gia cảnh tại một nơi duy nhất để đảm bảo tính chính xác trong việc khấu trừ thuế hàng tháng.
4.3. Vấn đề về thẻ tạm trú và địa chỉ cư trú
Một cá nhân nước ngoài dù có hai giấy phép lao động cũng chỉ được cấp một thẻ tạm trú duy nhất. Thông thường, thẻ tạm trú sẽ được cấp dựa trên giấy phép lao động có thời hạn dài hơn hoặc dựa trên đơn vị mà người lao động gắn bó chính.
Khi có giấy phép lao động cho công ty thứ hai, người lao động không cần phải đổi thẻ tạm trú mới trừ khi thẻ cũ sắp hết hạn hoặc muốn thay đổi đơn vị bảo lãnh trên thẻ. Tuy nhiên, việc khai báo tạm trú tại địa phương phải luôn được cập nhật chính xác và đồng nhất giữa hồ sơ tại cả hai doanh nghiệp.
5. Thời gian xử lý và chi phí xin cấp giấy phép lao động
Thời gian xử lý và chi phí xin cấp giấy phép lao động sẽ phụ thuộc vào loại hồ sơ, vị trí công việc và tình trạng giấy tờ của người lao động nước ngoài. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu không chỉ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt mà còn hạn chế các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục.
Thời gian:
- Thường dao động từ 15 đến 20 ngày làm việc.
- Trong đó, khâu báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động chiếm khoảng 10 ngày làm việc và khâu cấp phép chính thức chiếm 5 ngày làm việc.
Chi phí:
Doanh nghiệp cần chi trả các khoản bao gồm:
- Lệ phí nhà nước (tùy theo quy định của từng tỉnh thành, thường từ 400.000 VNĐ đến 600.000 VNĐ),
- Chi phí khám sức khỏe và chi phí dịch thuật công chứng các hồ sơ bổ sung.
Do đã giảm thiểu được khâu hợp pháp hóa lãnh sự cho bằng cấp và lý lịch tư pháp, tổng chi phí cho đơn vị thứ hai thường thấp hơn so với lần đầu.
6. Dịch vụ làm giấy phép lao động tại AZVLAW
Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý am hiểu sâu sắc các quy định về lao động nước ngoài, AZVLAW tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp hỗ trợ xin giấy phép lao động cho công ty thứ hai uy tín hàng đầu.
Chúng tôi không chỉ giúp quý khách hoàn thiện hồ sơ mà còn tư vấn chiến lược để tối ưu hóa quyền lợi cho người lao động khi làm việc song song tại Việt Nam.
- Tư vấn giải pháp lược bỏ hồ sơ: Giúp khách hàng tận dụng tối đa các giấy tờ cũ từ công ty thứ nhất để tiết kiệm thời gian.
- Đại diện thực hiện trọn gói: Từ khâu giải trình nhu cầu lao động đến khi bàn giao giấy phép tận tay khách hàng.
- Hỗ trợ tư vấn Thuế và BHXH: Giải đáp mọi thắc mắc về nghĩa vụ tài chính cho nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí.
- Cam kết tiến độ: Quy trình làm việc chuyên nghiệp, đảm bảo đúng thời hạn cam kết để không ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho công ty thứ hai là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn lực chất lượng cao từ nước ngoài một cách minh bạch và an toàn. Mặc dù quy trình đã được đơn giản hóa về mặt hồ sơ, nhưng những quy định về thuế, bảo hiểm và quản lý nhân sự song phương vẫn tiềm ẩn nhiều vấn đề phức tạp. Việc tìm đến một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như AZVLAW không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện giấy tờ nhanh chóng mà còn là sự đảm bảo về mặt pháp lý lâu dài.
7. Các câu hỏi thường gặp
7.1. Tôi có thể sử dụng lại giấy tờ từ hồ sơ xin giấy phép lao động lần đầu không?
Có. Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, nếu người lao động làm việc cùng vị trí chuyên môn, các giấy tờ chứng minh trình độ (bằng cấp) và kinh nghiệm làm việc trong hồ sơ đầu tiên sẽ được công nhận. Bạn chỉ cần cung cấp bản sao có chứng thực của giấy phép lao động thứ nhất. Đây là điểm cộng lớn giúp thủ tục xin giấy phép lao động cho công ty thứ hai trở nên nhanh chóng và ít tốn kém hơn.
7.2. Thời gian xử lý giấy phép lao động cho công ty thứ hai có nhanh hơn lần đầu không?
Xét về mặt quy định hành chính, thời gian thẩm định của cơ quan nhà nước là không thay đổi (vẫn là 05 ngày làm việc cho khâu cấp phép). Tuy nhiên, về mặt chuẩn bị, thời gian sẽ nhanh hơn đáng kể vì doanh nghiệp không mất từ 2-4 tuần để chờ đợi hồ sơ từ nước ngoài gửi về hoặc làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Do đó, tổng thời gian từ lúc bắt đầu đến khi có kết quả thường được rút ngắn rất nhiều.
7.3. Nếu giấy phép lao động đầu tiên hết hạn, giấy phép thứ hai có bị ảnh hưởng không?
Hai giấy phép lao động này hoạt động độc lập về mặt hiệu lực pháp lý với hai người sử dụng lao động khác nhau. Nếu giấy phép thứ nhất hết hạn, người lao động vẫn có thể tiếp tục làm việc tại công ty thứ hai bình thường. Tuy nhiên, vấn đề phát sinh sẽ nằm ở thẻ tạm trú. Nếu thẻ tạm trú được cấp dựa trên giấy phép lao động của công ty thứ nhất, người lao động cần thực hiện thủ tục đổi đơn vị bảo lãnh thẻ tạm trú sang công ty thứ hai để đảm bảo quyền cư trú hợp pháp.
7.4. Công ty thứ hai có cần phải báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động không?
Có, đây là bước bắt buộc. Mỗi doanh nghiệp là một thực thể pháp lý riêng biệt, do đó doanh nghiệp thứ hai vẫn phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài lên cơ quan có thẩm quyền. Việc người lao động đã có giấy phép tại công ty khác không giúp doanh nghiệp thứ hai được miễn trừ bước này. AZVLAW sẽ hỗ trợ soạn thảo nội dung giải trình sao cho hợp lý và có tỷ lệ phê duyệt cao nhất.
7.5. Tôi có cần hai thẻ tạm trú nếu làm việc cho hai công ty không?
Không. Theo quy định của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, mỗi người nước ngoài chỉ sở hữu duy nhất một thẻ tạm trú (TRC) tại một thời điểm. Thẻ này xác nhận quyền cư trú hợp pháp của bạn tại Việt Nam. Dù bạn có bao nhiêu giấy phép lao động đi chăng nữa, bạn cũng chỉ cần một thẻ tạm trú. Tuy nhiên, bạn nên mang theo bản sao công chứng của cả hai giấy phép lao động khi di chuyển hoặc làm việc để chứng minh tính hợp pháp của mình với các cơ quan kiểm tra.
