Mẫu báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài mới nhất

Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài theo Mẫu 03/PLI ban hành kèm Nghị định 129/2025/NĐ-CP là thủ tục kê khai định kỳ bắt buộc đối với doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam. Việc sử dụng đúng mẫu báo cáo mới nhất năm 2026 sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ lao động hiệu quả, hạn chế sai sót và tránh các rủi ro xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây AZVLAW hỗ trợ cập nhật mẫu biểu và hướng dẫn kê khai đúng quy định hiện hành.

1. Mẫu 03/PLI – Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài mới nhất

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động áp dụng mới nhất là Mẫu 03/PLI.

Từ năm 2026, doanh nghiệp cần lưu ý thay đổi về cơ quan tiếp nhận theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP. Theo đó, tại nhiều địa phương đã thực hiện sáp nhập chức năng quản lý lao động hồ sơ báo cáo sẽ được nộp về Sở Nội vụ.

Mẫu 03/PLI – Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài

2. Hướng dẫn điền mẫu giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Khi kê khai doanh nghiệp cần điền chính xác và thống nhất thông tin với hồ sơ để tránh bị yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.

Phần I. PHẦN THÔNG TIN CHUNG VỀ NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

Mục 1. Tên người sử dụng lao động: Ghi đúng tên công ty theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Mục 2. Loại hình người sử dụng lao động: Ghi loại hình doanh nghiệp theo chú thích của mẫu:

• Doanh nghiệp ngoài nhà nước
• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
• Doanh nghiệp nhà nước
• Nhà thầu
• Tổ chức/cơ quan khác

Mục 3. Mã số định danh người sử dụng lao động: Ghi mã số doanh nghiệp/mã số thuế.

Mục 4. Tổng số lao động đang làm việc

• Tổng số lao động hiện tại
• Số lao động nước ngoài đang làm việc

Ví dụ:

• Tổng số lao động: 120 người
• Lao động nước ngoài: 08 người

Mục 5. Địa chỉ: Ghi đầy đủ địa chỉ trụ sở công ty

Ví dụ: 123 Nguyễn Văn Linh, Phường Tân Thuận, Quận 7, TP.HCM

Mục 6. Điện thoại – Email: Ghi thông tin liên hệ của doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Điện thoại: 028.xxx.xxx
• Email: contact@abc.com

Mục 7. Giấy phép kinh doanh/thành lập/hoạt động

• Số giấy phép
• Cơ quan cấp
• Thời hạn hoạt động (nếu có)
• Lĩnh vực kinh doanh

Ví dụ:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 0312345678
• Cấp bởi: Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM
• Ghi theo ngành nghề kinh doanh cấp 1

Mục 8. Người nộp hồ sơ để liên hệ: Ghi thông tin người trực tiếp nộp hồ sơ.

Ví dụ:

• Hồ Thị T
• SĐT: 03xx.xxx.xxx
• Email: hr@abc.com

Phần II. BÁO CÁO NHU CẦU SỬ DỤNG LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI

Doanh nghiệp cần thể hiện rằng:

• Đã đăng tuyển lao động Việt Nam trước đó
• Nhưng chưa tuyển được nhân sự phù hợp
• Nên cần sử dụng lao động nước ngoài.

Doanh nghiệp cần ghi rõ vị trí tuyển dụng, hình thức làm việc, địa điểm làm việc, thời hạn làm việc và trình độ chuyên môn của người lao động nước ngoài. Các thông tin này phải kê khai cụ thể, chính xác và phù hợp với hồ sơ xin giấy phép lao động để tránh phát sinh yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ.

Phần III. ĐỀ NGHỊ CẤP/CẤP LẠI/GIA HẠN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

(1) Thông tin cơ bản người lao động nước ngoài

• a) Họ và tên: Viết IN HOA theo hộ chiếu.
• b) Ngày tháng năm sinh: Ghi đúng định dạng DD/MM/YYYY
• c) Giới tính
• d) Quốc tịch
• đ) Số hộ chiếu: Ghi chính xác theo passport.
• e) Mã số định danh cá nhân: Nếu có thì kê khai, không có có thể để trống.

(2) Thông tin về việc làm dự kiến

a) Vị trí công việc: Ghi đúng 1 trong các nhóm:

• Nhà quản lý
• Giám đốc điều hành
• Chuyên gia
• Lao động kỹ thuật

b) Hình thức làm việc

Ví dụ:

• Thực hiện hợp đồng lao động
• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp

c) Trình độ chuyên môn kỹ thuật

d) Làm việc tại

Khi người lao động làm việc cho đơn vị khác với doanh nghiệp ghi ở Mục I. Nếu làm cùng công ty thì có thể bỏ trống hoặc ghi: “Như mục I”.

đ) Địa điểm làm việc: Ghi đầy đủ tất cả địa điểm làm việc.

Ví dụ:

• Trụ sở chính TP.HCM
• Chi nhánh Hà Nội
• Nhà máy Bình Dương

e) Thời hạn làm việc: Thời hạn không vượt quá thời hạn giấy phép lao động

(3) Quá trình đào tạo

• Tên trường
• Chuyên ngành
• Trình độ đào tạo

Ví dụ:

• Đại học Seoul – Chuyên ngành Công nghệ thông tin
• Thạc sĩ Quản trị kinh doanh

(4) Quá trình làm việc

• Tên công ty từng làm việc
• Thời gian làm việc
• Chức vụ
• Lĩnh vực công việc

Ví dụ:

• Công ty XYZ Hàn Quốc
• Từ 2018 – 2024
• Vị trí: Senior Software Engineer

Lưu ý: Kinh nghiệm cần phù hợp với vị trí xin Work Permit tại Việt Nam.

(5) Hình thức nhận kết quả: Qua bưu điện thì ghi đầy đủ địa chỉ nhận kết quả.

3. Những lỗi thường gặp khi điền mẫu báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trong quá trình kê khai Mẫu 03/PLI, nhiều doanh nghiệp bị yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ do thông tin chưa chính xác hoặc chưa thống nhất với hồ sơ xin giấy phép lao động.

Dưới đây là các lỗi phổ biến cần đặc biệt lưu ý:

(1) Sai vị trí công việc: Đây là lỗi thường gặp nhất khi giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Doanh nghiệp có thể ghi chức danh là “Chuyên gia”, “Nhà quản lý” hoặc “Lao động kỹ thuật”, nhưng hồ sơ năng lực, bằng cấp hoặc kinh nghiệm thực tế của người lao động lại không đáp ứng đúng điều kiện của vị trí đó.

Ví dụ:

• Ghi vị trí “Chuyên gia” nhưng người lao động không có đủ số năm kinh nghiệm theo quy định.
• Ghi “Giám đốc điều hành” nhưng không có tài liệu chứng minh chức vụ quản lý.

Việc kê khai sai vị trí có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu giải trình bổ sung.

(2) Sai thông tin hộ chiếu: Các thông tin cá nhân như:

• Họ tên
• Quốc tịch
• Số hộ chiếu
• Ngày hết hạn hộ chiếu

Phải trùng khớp tuyệt đối với bản sao passport. Chỉ cần sai một ký tự hoặc nhầm định dạng ngày tháng cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại để chỉnh sửa.

(3) Kê khai địa điểm làm việc chưa đầy đủ: Nhiều doanh nghiệp chỉ ghi trụ sở chính mà quên liệt kê:

• Chi nhánh
• Văn phòng đại diện
• Nhà máy
• Công trình hoặc địa điểm làm việc thực tế của người lao động nước ngoài.

Trường hợp người lao động làm việc tại nhiều tỉnh/thành phố, doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ tất cả địa điểm để tránh ảnh hưởng đến quá trình xét duyệt.

(4) Thông tin kinh nghiệm làm việc không phù hợp: Kinh nghiệm làm việc cần phù hợp với:

• Chức danh công việc
• Chuyên môn đào tạo
• Vị trí xin cấp giấy phép lao động tại Việt Nam.

Ví dụ:

• Xin vị trí kỹ sư phần mềm nhưng giấy xác nhận kinh nghiệm lại thể hiện công việc hành chính hoặc kinh doanh.
• Kinh nghiệm làm việc không đúng lĩnh vực chuyên môn đã đào tạo.

Những trường hợp này thường bị yêu cầu giải trình thêm hoặc bổ sung giấy tờ chứng minh.

4. Lưu ý quan trọng khi nộp báo cáo nhu cầu sử dụng lao động

Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn nộp trước ít nhất 15 ngày so với dự kiến làm việc, thông tin chính xác, và các thủ tục kèm theo

• Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài để đảm bảo thời gian xử lý.
• Các giấy tờ do nước ngoài cấp như bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm hoặc lý lịch tư pháp thường phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo quy định.
• Toàn bộ thông tin trong Mẫu 03/PLI cần thống nhất với hồ sơ xin giấy phép lao động, bao gồm chức danh, vị trí làm việc, thời hạn làm việc và thông tin cá nhân của người lao động nước ngoài.

5. Nghĩa vụ thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài

Pháp luật quy định rất rõ ràng về đối tượng, điều kiện vị trí công việc cũng như mốc thời gian nghiêm ngặt mà doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ để hoàn thành.

5.1 Đối tượng bắt buộc phải lập báo cáo giải trình

Các tổ chức, đơn vị bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài bao gồm:

• Doanh nghiệp: Hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư hoặc các luật chuyên ngành.
• Nhà thầu: Nhà thầu nước ngoài hoặc nhà thầu trong nước thực hiện hợp đồng/ gói thầu.
• Văn phòng đại diện và chi nhánh: Của các thương nhân, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.
• Tổ chức hành nghề luật: Các văn phòng luật sư, tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài.
• Hợp tác xã: Các hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã.
• Tổ chức phi chính phủ và dự án: Tổ chức phi chính phủ nước ngoài, văn phòng dự án quốc tế.

5.2 Các vị trí công việc được phép tuyển dụng người nước ngoài

• Nhà quản lý: Người đứng đầu và điều hành trực tiếp đơn vị (Chủ tịch hội đồng thành viên, giám đốc, tổng giám đốc…).
• Giám đốc điều hành: Người đứng đầu và trực tiếp quản lý một chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc một bộ phận chuyên môn của doanh nghiệp.
• Chuyên gia: Người có bằng đại học trở lên (hoặc tương đương) và có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp.
• Lao động kỹ thuật: Người được đào tạo chuyên ngành ít nhất 1 năm và có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp.

6. Các trường hợp được miễn giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài

Các đối tượng được miễn thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài bao gồm:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Trưởng văn phòng đại diện, trưởng chi nhánh hoặc trưởng văn phòng dự án của các tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài.
• Người vào Việt Nam dưới 03 tháng để thực hiện hoạt động chào bán dịch vụ.
• Người vào xử lý sự cố, tình huống khẩn cấp (thiên tai, dịch bệnh, tai nạn công nghệ…) mà lao động tại Việt Nam không giải quyết được (nếu kéo dài quá 3 tháng phải làm thủ tục cấp phép).
• Luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam.
• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và hiện đang sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.

7. Dịch vụ hỗ trợ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của AZVLAW

Dịch vụ hỗ trợ của AZVLAW đối với thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài bao gồm:

• Tư vấn chức danh phù hợp: Rà soát bằng cấp và kinh nghiệm thực tế của người nước ngoài để định hướng lựa chọn chức danh phù hợp với quy định.
• Hỗ trợ tuyển dụng lao động Việt Nam: Soạn thảo thông tin tuyển dụng, đăng tải lên hệ thống dịch vụ việc làm trực tuyến và hoàn thiện báo cáo kết quả đúng thời hạn 15 ngày của Nghị định 70.
• Hoàn thiện báo cáo Mẫu số 03/PLI: Hỗ trợ soạn thảo nội dung giải trình, mô tả công việc cụ thể và chi tiết để làm rõ tính cần thiết của việc sử dụng nhân sự nước ngoài.
• Đại diện xử lý hồ sơ trực tuyến: Thực hiện kê khai, nộp hồ sơ, ký số trên hệ thống dịch vụ công và trực tiếp phản hồi thông tin với Sở LĐ-TB&XH hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp (HEPZA) khi có yêu cầu.
• Theo sát thời gian nhận kết quả: Giúp doanh nghiệp nhận văn bản chấp thuận đúng lịch trình, làm cơ sở thực hiện các bước xin cấp Giấy phép lao động tiếp theo.

8. Các câu hỏi thường gặp

8.1. Không thực hiện báo cáo giải trình hoặc nộp muộn bị xử phạt bao nhiêu?

Theo quy định tại Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, không báo cáo hoặc nộp muộn tình hình sử dụng lao động phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động

• Doanh nghiệp bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng (tùy số lượng lao động vi phạm).
• Người lao động nước ngoài có thể bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất

8.2. Thời gian xét duyệt báo cáo giải trình mất bao lâu?

• Thời gian: 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thẩm quyền nhận đủ hồ sơ trực tuyến hợp lệ (không tính thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày lễ).
• Trường hợp hồ sơ lỗi/cần giải trình thêm: Thời gian có thể kéo dài thêm từ 3 đến 5 ngày.

8.3. Có được thay đổi thông tin giải trình sau khi đã được phê duyệt không?

Được phép. Doanh nghiệp nộp báo cáo giải trình thay đổi theo Mẫu số 02/PLI ban hành kèm theo Nghị định số 70/2023/NĐ-CP.

Thời hạn nộp: Ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu sử dụng lao động theo phương án thay đổi.

Mẫu báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài là hồ sơ quan trọng bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện trước khi xin giấy phép lao động cho lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc kê khai đầy đủ, chính xác và đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế phát sinh yêu cầu bổ sung từ cơ quan chức năng. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, kê khai Mẫu 03/PLI hoặc tư vấn thủ tục liên quan đến giấy phép lao động AZLAW sẽ hỗ trợ nhanh chóng và đúng quy định pháp luật hiện hành.