Trụ Sở 
Cấp giấy phép lao động của nhà thầu là thủ tục quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho các vị trí chuyên môn trong doanh nghiệp. Trong thực tế, nguồn nhân lực trong nước vẫn chưa đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của nhiều dự án quốc tế, vì vậy việc tuyển dụng lao động nước ngoài trở thành giải pháp cần thiết để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. Trong bài viết dưới đây AZVLAW sẽ cung cấp những thông tin chi tiết giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục này.
1. Điều kiện người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Theo quy định tại Điều 151 của Bộ luật Lao động, trước khi tiến hành các thủ tục phức tạp, cả nhà thầu và người lao động nước ngoài cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản theo quy định.
Đây là nền tảng bắt buộc để hồ sơ hợp lệ;
- Về độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
- Về chuyên môn và kinh nghiệm: Có trình độ chuyên môn kỹ thuật, tay nghề và kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc mà nhà thầu đang tuyển dụng. Điều này phải được chứng minh bằng các văn bằng, chứng chỉ hoặc văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc từ các công ty, tổ chức ở nước ngoài.
- Về sức khỏe: Có đủ sức khỏe để đáp ứng yêu cầu công việc, được chứng minh bằng giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp
- Về lý lịch tư pháp: Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài.
- Có văn bản chấp thuận: Phải được nhà thầu đề trình và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam chấp thuận bằng văn bản về việc sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí công việc đó.
Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên là bước sàng lọc đầu tiên và quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình.
2. Thủ tục xin cấp giấy phép lao động của nhà thầu
Quy trình cấp giấy phép lao động của nhà thầu có tính liên kết chặt chẽ qua từng giai đoạn. Nhà thầu cần thực hiện tuần tự và chính xác từng bước để đảm bảo hồ sơ được xử lý thuận lợi và nhanh chóng.
2.1. Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài của nhà thầu
Đây là bước tiên quyết và mang tính đặc thù cao đối với nhà thầu. Trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho một cá nhân cụ thể, nhà thầu phải giải trình và xin sự chấp thuận của cơ quan quản lý lao động về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho các vị trí công việc trong gói thầu/dự án của mình.
Thời điểm thực hiện: Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài.
Hồ sơ cần nộp:
- Mẫu số 01/PLI: Báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
- Mẫu số 02/PLI: Báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Nội dung giải trình: Nhà thầu cần nêu rõ vị trí công việc, số lượng, yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, thời gian làm việc và lý do không thể tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí này.
Kết quả: Cơ quan có thẩm quyền sẽ ra văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận. Văn bản chấp thuận này là thành phần hồ sơ bắt buộc cho bước tiếp theo.
2.2. Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
Sau khi có văn bản chấp thuận, nhà thầu tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn chỉnh để xin cấp giấy phép lao động cho từng người lao động.
- Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động: Theo Mẫu số 11/PLI.
- Giấy chứng nhận sức khỏe: Có giá trị trong vòng 12 tháng.
- Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp không quá 06 tháng.
- Văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật: Có thể là bằng đại học trở lên, văn bản xác nhận kinh nghiệm ít nhất 3 năm ở vị trí tương đương…
- 02 ảnh màu: Kích thước 4×6 cm, phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng.
- Bản sao có chứng thực hộ chiếu
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
- Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Các giấy tờ khác liên quan đến người lao động nước ngoài theo gói thầu:
Ví dụ: như hợp đồng thầu, văn bản chứng minh người lao động đã làm việc cho nhà thầu nước ngoài trước đó.
2.3. Ký kết hợp đồng lao động và xin cấp thẻ tạm trú
Sau khi được cấp giấy phép lao động của nhà thầu, đây chưa phải là bước cuối cùng. Để hoàn tất thủ tục và đảm bảo người lao động cư trú hợp pháp tại Việt Nam, các bên cần:
- Ký kết hợp đồng lao động:Hợp đồng lao động cần được lập bằng văn bản và ký kết theo đúng quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước khi người lao động chính thức bắt đầu làm việc.
- Xin cấp thẻ tạm trú: Giấy phép lao động là căn cứ pháp lý quan trọng để người nước ngoài xin cấp thẻ tạm trú với thời hạn tương ứng, từ đó ổn định sinh sống và làm việc lâu dài tại Việt Nam.
- Đóng bảo hiểm: Thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội
3. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài?
Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền để nộp hồ sơ là rất quan trọng để tránh mất thời gian.
Thẩm quyền này được phân cấp như sau:
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi nhà thầu thực hiện gói thầu, dự án
- Sở Nội vụ theo sự phân cấp của UBND
Nhà thầu cần xác định địa điểm thực hiện dự án chính để nộp hồ sơ tại Sở LĐ-TB&XH tương ứng.
4. Thời gian và lệ phí giải quyết khi xin cấp giấy phép lao động
Nắm rõ về thời gian và chi phí giúp nhà thầu chủ động hơn trong kế hoạch nhân sự và tài chính của dự án.
Thời gian giải quyết:
- Thủ tục xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Khoảng 10-12 ngày làm việc.
- Thủ tục cấp giấy phép lao động: Khoảng 05-07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý: Thời gian trên là theo quy định. Trên thực tế, quá trình có thể kéo dài hơn do các yếu tố khách quan hoặc hồ sơ cần bổ sung.
Lệ phí nhà nước: Mức lệ phí cấp giấy phép lao động sẽ khác nhau tùy theo quy định của từng tỉnh, thành phố. Mức phí này thường dao động từ 400.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ cho mỗi giấy phép.
5. Tại sao quy trình cấp phép cho nhà thầu lại có những yêu cầu đặc thù hơn so với doanh nghiệp thông thường?
Đây là thắc mắc của rất nhiều nhà thầu. Sự khác biệt này xuất phát từ bản chất hoạt động của nhà thầu và chính sách quản lý lao động của nhà nước.
Quy trình cấp phép và yêu cầu đối với nhà thầu đặc thù hơn doanh nghiệp thông thường nhằm kiểm soát rủi ro, bảo đảm chất lượng công trình công cộng/dự án, và tuân thủ các hiệp định thương mại.
- Tính chất công việc theo dự án: Lao động của nhà thầu thường gắn liền với một gói thầu hoặc dự án cụ thể, có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Do đó, cơ quan quản lý cần đảm bảo việc sử dụng lao động nước ngoài chỉ phục vụ cho dự án đó, không trở thành lao động thường xuyên, lâu dài.
- Bảo hộ lao động trong nước: Yêu cầu giải trình nhu cầu tuyển dụng là một cơ chế để ưu tiên lao động Việt Nam. Nhà thầu phải chứng minh được rằng vị trí công việc đó đòi hỏi chuyên môn, kỹ thuật phức tạp mà lao động trong nước chưa thể đáp ứng.
- Quản lý nhà thầu nước ngoài: Đối với nhà thầu nước ngoài, việc quản lý càng chặt chẽ hơn để đảm bảo họ tuân thủ đầy đủ các cam kết trong hợp đồng thầu và pháp luật Việt Nam.
6. Trường hợp nào được miễn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài
Không phải tất cả người lao động nước ngoài đều phải xin giấy phép lao động.
Pháp luật có quy định một số trường hợp được miễn, ví dụ như:
- Xử lý sự cố kỹ thuật: Người lao động vào Việt Nam dưới 03 tháng để giải quyết các vấn đề kỹ thuật phức tạp, vượt khả năng xử lý của chuyên gia hiện có trong nước.
- Làm việc ngắn hạn: Áp dụng cho nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật làm việc dưới 90 ngày trong 01 năm.
- Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Áp dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO, khi nhà thầu là hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.
Lưu ý: Kể cả khi thuộc diện miễn, nhà thầu vẫn phải làm thủ tục xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động ới cơ quan có thẩm quyền.
7. Dịch vụ làm giấy phép lao động AZVLAW
Hiểu rõ những khó khăn và yêu cầu pháp lý phức tạp trong quy trình cấp giấy phép lao động của nhà thầu, AZVLAW đã xây dựng gói dịch vụ pháp lý toàn diện, được thiết kế để giải quyết mọi vướng mắc cho doanh nghiệp.
Dịch vụ của AZVLAW có:
- Tư vấn chuyên sâu: Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm sẽ phân tích hồ sơ, đánh giá tính khả thi và tư vấn giải pháp tối ưu nhất.
- Quy trình trọn gói: Chúng tôi đại diện khách hàng thực hiện mọi thủ tục từ A-Z: soạn thảo hồ sơ, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Với quy trình chuyên nghiệp giúp rút ngắn thời gian xử lý, tránh việc đi lại nhiều lần và các chi phí phát sinh
- Tỷ lệ thành công cao: Chúng tôi cam kết chuẩn bị một bộ hồ sơ chuẩn xác, đầy đủ và hợp lệ, tối đa hóa khả năng được chấp thuận.
- Hỗ trợ toàn diện: Sau khi có giấy phép lao động tiếp tục hỗ trợ khách hàng thực hiện các thủ tục về hợp đồng lao động, thẻ tạm trú.
Quy trình cấp giấy phép lao động của nhà thầu là một thủ tục hành chính phức tạp, đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, làm ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ dự án và kế hoạch nhân sự của nhà thầu. Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào hoặc cần một đối tác pháp lý tin cậy đồng hành, hãy liên hệ ngay với đội ngũ luật sư của AZVLAW để được tư vấn và hỗ trợ một cách chuyên nghiệp.
8. Câu hỏi thường gặp
Câu 1. Không có giấy phép lao động bị xử phạt thế nào?
Cả người lao động và nhà thầu đều sẽ bị xử phạt nặng. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép sẽ bị phạt tiền từ 15-25 triệu đồng và bị trục xuất. Nhà thầu sử dụng lao động “chui” có thể bị phạt tiền từ 30-75 triệu đồng tùy vào số lượng lao động vi phạm.
Câu 2. Nếu dự án kéo dài, nhà thầu có thể gia hạn giấy phép lao động cho người lao động không?
Có. Nhà thầu có thể làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động. Tuy nhiên, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Hồ sơ gia hạn cần được nộp trước khi giấy phép cũ hết hạn ít nhất 05 ngày.
Câu 3. Một nhà thầu có thể xin giấy phép lao động cho người lao động làm việc tại nhiều dự án khác nhau không?
Không. Về nguyên tắc, giấy phép lao động thường gắn liền với một vị trí công việc tại một dự án cụ thể đã được đăng ký. Nếu nhà thầu muốn điều chuyển người lao động sang một dự án khác (đặc biệt là ở tỉnh thành khác), có thể sẽ phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới.
Câu 4. Nhà thầu có thể tự xin giấy phép lao động hay phải qua dịch vụ?
Nhà thầu có thể tự thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, quy trình này đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về pháp luật, tốn nhiều thời gian và công sức để chuẩn bị hồ sơ và làm việc với cơ quan chức năng. Việc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp như AZVLAW sẽ giúp đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.
Câu 5. Thời gian cấp giấy phép lao động cho nhà thầu là bao lâu?
Tổng thời gian cho toàn bộ quy trình, từ lúc nộp hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu đến khi nhận được giấy phép lao động, thường mất khoảng 20-25 ngày làm việc trong điều kiện hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
