Trụ Sở 
Mẫu NA18 là biểu mẫu nhiều cơ sở lưu trú và hộ gia đình cho người nước ngoài thuê nhà tìm kiếm khi cần thực hiện nghĩa vụ khai báo tạm trú theo quy định pháp luật. Bài viết cung cấp file Word chuẩn của Mẫu NA18 và hướng dẫn điền từng mục chính xác. Nếu quý khách đang cần khai báo gấp cho một khách nước ngoài vừa đến lưu trú trong khung giờ luật định, bài viết cũng chỉ rõ đâu là biểu mẫu và kênh khai báo phù hợp, để tránh mất thời gian vì nộp sai mẫu.
1. Mẫu NA18 là gì? Đối tượng nào cần sử dụng?
Mẫu NA18, tên đầy đủ là Danh sách người nước ngoài khai báo tạm trú, là bảng thống kê số lượng người nước ngoài đang tạm trú tại một cơ sở lưu trú hoặc địa bàn, lập theo từng quốc tịch và phân theo khách mới đến, khách đang tiếp tục lưu trú, tại cơ sở lưu trú kinh doanh (khách sạn, nhà nghỉ, nhà trọ, khu nhà ở cho chuyên gia) hoặc tại nhà dân. Đây không phải là mẫu khai báo thông tin cá nhân của từng khách như nhiều người vẫn nhầm lẫn.
Thông tin cá nhân của từng khách nước ngoài (họ tên, số hộ chiếu, quốc tịch, ngày đến) được khai báo bằng Phiếu khai báo tạm trú (Mẫu NA17) hoặc qua Hệ thống khai báo tạm trú điện tử, không phải bằng Mẫu NA18. Nếu quý khách đang cần xử lý gấp việc khai báo cho một khách vừa nhận phòng, phần “Quy trình khai báo” bên dưới sẽ hướng dẫn đúng biểu mẫu và kênh nộp phù hợp cho tình huống này.
| Tiêu chí | Mẫu NA17 | Mẫu NA18 |
| Tên gọi | Phiếu khai báo tạm trú của người nước ngoài | Danh sách người nước ngoài khai báo tạm trú |
| Nội dung | Thông tin cá nhân từng khách: họ tên, quốc tịch, hộ chiếu, ngày đến | Số lượng khách theo từng quốc tịch, tách khách mới và khách đang tạm trú |
| Dùng khi nào | Ngay khi có khách nước ngoài mới đến lưu trú | Tổng hợp số liệu tạm trú theo cơ sở lưu trú hoặc địa bàn |
| Nộp tại đâu | Công an cấp xã nơi có cơ sở lưu trú, hoặc khai báo trực tuyến | Theo yêu cầu tổng hợp số liệu của cơ quan chức năng địa phương |
Đối tượng cần quan tâm đến Mẫu NA18 gồm cơ sở lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ, nhà trọ, khu nhà ở cho chuyên gia nước ngoài) và cá nhân cho người nước ngoài thuê hoặc ở nhờ nhà riêng. Một điểm nhiều chủ nhà bỏ sót: nhà riêng không kinh doanh lưu trú vẫn được xem là một hình thức cơ sở lưu trú và có trách nhiệm khai báo tạm trú như khách sạn, nhà nghỉ.
2. Tải mẫu NA18 bản chuẩn File Word
Mẫu NA18 dùng trong bài là bản chuẩn, đúng định dạng đang được cơ sở lưu trú và cơ quan chức năng sử dụng, lưu sẵn dưới dạng file Word để quý khách tải về, điền trực tiếp trên máy tính hoặc in ra điền tay. File gồm đầy đủ khung thông tin đơn vị lập biểu, bảng số liệu theo quốc tịch, và khung xác nhận, ký tên, đóng dấu. Quý khách bấm vào nút tải mẫu bên dưới để tải file miễn phí.
3. Hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin trên mẫu NA18
Mẫu NA18 trình bày dưới dạng bảng thống kê. Đơn vị lập biểu chỉ cần điền số liệu tổng hợp, không cần liệt kê tên từng khách. Các mục cụ thể gồm:
Thông tin đơn vị lập biểu (phần đầu mẫu)
- Đơn vị: tên cơ sở lưu trú hoặc đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu.
- Điện thoại: số liên hệ của đơn vị.
- Kính gửi: tên cơ quan tiếp nhận (Công an cấp xã nơi có cơ sở lưu trú, hoặc cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, tùy theo yêu cầu của địa phương).
- Ngày, tháng, năm lập biểu.
Bảng số liệu (phần thân mẫu), mỗi dòng tương ứng một quốc tịch
- Cột Quốc tịch: ghi rõ quốc tịch của nhóm khách, ví dụ Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc.
- Cột người nước ngoài tạm trú tại cơ sở lưu trú: tách riêng số khách mới đến trong kỳ thống kê và số khách đang tiếp tục tạm trú từ kỳ trước.
- Cột người nước ngoài tạm trú tại nhà dân: áp dụng tương tự cho khách ở nhà riêng, nhà thuê không thuộc cơ sở lưu trú kinh doanh, cũng tách khách mới và khách đang tạm trú.
- Cột tổng số theo từng quốc tịch: cộng toàn bộ khách mới và khách đang tạm trú của quốc tịch đó, ở cả hai loại hình lưu trú.
- Dòng tổng cuối bảng: cộng tổng số khách của tất cả các quốc tịch.
Sau khi hoàn thành bảng, đơn vị lập biểu ký xác nhận ở khung “Đơn vị thống kê”, cơ quan tiếp nhận ký xác nhận ở khung “Xác nhận” tương ứng. Vì đây là số liệu phục vụ công tác quản lý, số liệu trên Mẫu NA18 cần khớp với các Phiếu khai báo tạm trú (Mẫu NA17) hoặc dữ liệu đã khai báo trên hệ thống điện tử trong cùng kỳ, tránh trường hợp số liệu tổng hợp không trùng khớp với hồ sơ khai báo gốc.
4. Những lưu ý quan trọng để hồ sơ mẫu NA18 hợp lệ
Để số liệu trên Mẫu NA18 được cơ quan chức năng chấp nhận và tránh rủi ro về sau, cơ sở lưu trú cần lưu ý hai nhóm vấn đề: tính chính xác của số liệu thống kê, và thủ tục xác nhận, ký tên hợp lệ.
4.1 Tính chính xác và trung thực của thông tin
Số liệu trên Mẫu NA18 cần được tổng hợp trung thực từ các Phiếu khai báo tạm trú (Mẫu NA17) hoặc dữ liệu đã khai báo qua Hệ thống khai báo tạm trú điện tử, không phải số liệu ước tính. Cần lưu ý Mẫu NA18 là báo cáo tổng hợp, không thay thế nghĩa vụ khai báo tạm trú cho từng khách nước ngoài ngay khi họ đến lưu trú.
Theo Điều 33 Luật số 47/2014/QH13 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 23/2023/QH15), cơ sở lưu trú vẫn phải khai báo tạm trú cho từng khách nước ngoài trong vòng 12 giờ kể từ khi khách đến đối với địa bàn thông thường, hoặc 24 giờ đối với vùng sâu, vùng xa, bằng Phiếu khai báo tạm trú hoặc khai báo điện tử. Lập Mẫu NA18 không đúng kỳ hoặc chậm trễ trong khai báo từng khách đều có thể dẫn đến xử phạt hành chính.
4.2 Yêu cầu về chữ ký và xác nhận
Bảng số liệu sau khi hoàn thành cần có chữ ký tươi của người đại diện đơn vị lập biểu tại khung “Đơn vị thống kê”, đóng dấu nếu là doanh nghiệp hoặc cơ sở lưu trú có tư cách pháp nhân. Khung “Xác nhận” do cơ quan tiếp nhận ký khi nhận biểu, đây là căn cứ để đối chiếu khi có kiểm tra sau này. Cơ sở lưu trú nên lưu lại một bản có xác nhận để phục vụ đối chiếu nội bộ hoặc khi cơ quan chức năng yêu cầu.
5. Quy trình khai báo và nộp mẫu NA18 tại địa phương
Trên thực tế, một cơ sở lưu trú thường thực hiện đồng thời hai việc: khai báo tạm trú cho từng khách nước ngoài ngay khi họ đến, và tổng hợp số liệu định kỳ bằng Mẫu NA18 khi cơ quan chức năng yêu cầu.
Khai báo tạm trú cho từng khách (Áp dụng từ ngày 24/7/2026 theo Thông tư 87/2026/TT-BCA, thay thế Thông tư 53/2016/TT-BCA):
- Kênh ưu tiên (Điện tử): Khai báo qua Hệ thống khai báo tạm trú điện tử do Bộ Công an quản lý thống nhất trên toàn quốc.
- Kênh dự phòng (Trực tiếp): Trường hợp chưa thể khai báo điện tử, cơ sở lưu trú điền Phiếu khai báo tạm trú (Mẫu NA17) và chuyển đến trực ban Công an cấp xã (xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an) nơi có cơ sở lưu trú. Có thể gửi trước qua fax hoặc báo qua điện thoại.
- Chi phí: Cả hai kênh khai báo đều hoàn toàn miễn phí.
Quy trình nộp Mẫu NA18:
(1) Lập biểu tổng hợp: Đơn vị lập biểu tổng hợp số liệu từ danh sách các khách nước ngoài đã khai báo trong kỳ.
(2) Nộp báo cáo: Gửi biểu mẫu đến Công an cấp xã nơi cơ sở lưu trú đặt trụ sở hoặc cơ quan quản lý xuất nhập cảnh (tùy theo yêu cầu tổng hợp số liệu tại từng địa phương).
Lưu ý: Vì Mẫu NA18 phục vụ mục đích thống kê và cách tổ chức tiếp nhận có thể khác nhau giữa các địa phương, cơ sở lưu trú nên chủ động xác nhận trực tiếp với Công an cấp xã hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố về kỳ hạn và đầu mối tiếp nhận cụ thể.
Đối với khách đoàn hoặc cơ sở lưu trú có nhiều khách nước ngoài, việc sử dụng hệ thống điện tử cho phép khai báo liên tục nhiều hồ sơ mà không cần nhập lại từ đầu, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý so với khai báo giấy.
6. Kết luận
Nắm vững cách kê khai mẫu NA18 và thực hiện đúng kênh khai báo tạm trú giúp cơ sở lưu trú cùng doanh nghiệp tránh những mức phạt không đáng có, đồng thời tạo thiện cảm với khách nước ngoài ngay từ những thủ tục đầu tiên. Nếu doanh nghiệp của quý khách đang quản lý nhiều chuyên gia nước ngoài, cần xin giấy phép lao động, thẻ tạm trú dài hạn, hoặc gặp khó khăn khi chuẩn hóa quy trình khai báo tạm trú giữa nhiều địa điểm lưu trú, đội ngũ luật sư AZVLAW sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng quý khách.
AZVLAW đã trực tiếp xử lý hơn 10.000 hồ sơ pháp lý cho cá nhân và doanh nghiệp kể từ năm 2016, với 95% hồ sơ hoàn thành đúng tiến độ cam kết. Không dừng lại ở thủ tục cư trú, AZVLAW còn là đối tác pháp lý toàn diện, đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt từ ngày thành lập đến khi giải thể, bao gồm thành lập công ty, xin giấy phép, pháp chế thường xuyên, xử lý tranh chấp và sở hữu trí tuệ. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ đồng bộ cả pháp lý AZVLAW và kế toán, thuế AZTAX trong cùng một hệ sinh thái, không phải làm việc với hai đơn vị rời rạc và không lo dữ liệu giữa hai bên bị lệch nhau.
7. Câu hỏi thường gặp về mẫu NA18
7.1 Mẫu NA18 có phải là mẫu khai báo thông tin cho từng khách nước ngoài không?
Không. Mẫu NA18 là bảng thống kê số lượng khách nước ngoài đang tạm trú theo từng quốc tịch. Thông tin cá nhân của từng khách, gồm họ tên, hộ chiếu, ngày đến, được khai báo bằng Phiếu khai báo tạm trú (Mẫu NA17) hoặc qua Hệ thống khai báo tạm trú điện tử.
7.2 Thời hạn khai báo tạm trú cho người nước ngoài là bao lâu?
Trong vòng 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú đối với địa bàn thông thường, 24 giờ đối với vùng sâu, vùng xa, theo Điều 33 Luật số 47/2014/QH13 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 23/2023/QH15). Đây là thời hạn áp dụng cho việc khai báo từng khách, không phải thời hạn nộp Mẫu NA18.
7.3 Khai báo tạm trú trễ hạn bị phạt bao nhiêu?
Theo Điều 21 Nghị định 282/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/12/2025), cơ sở lưu trú không thực hiện khai báo tạm trú cho người nước ngoài theo quy định bị phạt từ 3-5 triệu đồng với 1-3 người nước ngoài, 10-15 triệu đồng với 4-8 người, và 15-20 triệu đồng với từ 9 người trở lên.
7.4 Nhà riêng cho người nước ngoài thuê hoặc ở nhờ có phải khai báo tạm trú không?
Có. Nhà riêng không kinh doanh lưu trú vẫn được xem là một hình thức cơ sở lưu trú, và chủ nhà có trách nhiệm khai báo tạm trú cho khách nước ngoài như khách sạn, nhà nghỉ.
7.5 Khai báo tạm trú cho người nước ngoài có mất phí không?
Không. Thủ tục khai báo tạm trú cho người nước ngoài, dù qua Phiếu khai báo tạm trú hay qua hệ thống điện tử, đều được thực hiện miễn phí.
7.6 Nếu địa bàn không có trụ sở Công an phường, xã riêng thì khai báo ở đâu?
Nộp tại đồn hoặc trạm Công an phụ trách địa bàn nơi có cơ sở lưu trú. Đơn vị này đóng vai trò tương đương Công an cấp xã trong việc tiếp nhận khai báo tạm trú.
