Hướng dẫn khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam

Khai báo tạm trú cho người nước ngoài là thủ tục bắt buộc theo pháp luật Việt Nam, áp dụng ngay cả khi khách nước ngoài chỉ lưu trú một đêm. Thủ tục có thể thực hiện trực tuyến, không mất phí, không quá phức tạp. Tuy nhiên trên thực tế, không ít chủ nhà, khách sạn và doanh nghiệp có chuyên gia, lao động nước ngoài vẫn bị lập biên bản xử phạt, phần lớn vì hiểu sai ai là người phải khai báo hoặc để trễ thời hạn quy định. AZVLAW giải đáp cụ thể ai chịu trách nhiệm, khai báo bằng cách nào, thời hạn ra sao và mức phạt hiện hành nếu vi phạm.

1. Ai là người có trách nhiệm khai báo tạm trú cho người nước ngoài?

Theo Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (Luật số 47/2014/QH13, đã được sửa đổi, bổ sung năm 2019 và 2023), người nước ngoài không tự mình khai báo tạm trú mà thực hiện thông qua người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú nơi họ đến ở.

Có ba nhóm chủ thể chính phải thực hiện nghĩa vụ này:

(1) Chủ nhà, hộ gia đình cho người nước ngoài ở nhờ hoặc thuê nhà riêng.

(2) Khách sạn, nhà nghỉ, cơ sở lưu trú du lịch, nhà ở tập thể.

(3) Doanh nghiệp, tổ chức có chuyên gia hoặc lao động nước ngoài lưu trú tại nhà khách công ty, ký túc xá do doanh nghiệp bố trí.

Một điểm nhiều người hiểu sai là cho rằng nhà riêng không kinh doanh lưu trú thì không cần khai báo. Trên thực tế, pháp luật xác định nhà riêng cũng là một hình thức cơ sở lưu trú, nên nghĩa vụ khai báo vẫn áp dụng đầy đủ dù chủ nhà không thu tiền và không đăng ký kinh doanh lưu trú.

2. Hướng dẫn khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam

Từ ngày 21/5/2026, Bộ Công an đã hợp nhất toàn bộ các nền tảng khai báo tạm trú, thông báo lưu trú của từng địa phương (bao gồm phần mềm ASM và các cổng riêng lẻ trước đây) về một hệ thống dùng chung duy nhất tại tbltkbtt.bocongan.gov.vn, kèm theo ứng dụng di động tương ứng trên Android và iOS. Cơ sở lưu trú có hai cách để hoàn tất việc khai báo.

Cách 1: Khai báo trực tuyến qua hệ thống tbltkbtt.bocongan.gov.vn

Cách thức thực hiện được quy định tại Thông tư 53/2016/TT-BCA, gồm các bước sau.

• Đăng ký tài khoản. Cơ sở lưu trú truy cập hệ thống, đọc và xác nhận đã hiểu các quy định pháp luật liên quan đến khai báo tạm trú, sau đó điền thông tin bắt buộc như tên, loại hình, địa chỉ, số điện thoại, email của cơ sở lưu trú để hoàn tất đăng ký.
• Xác thực lần đầu. Khi đăng nhập lần đầu, hệ thống yêu cầu xác thực hai lớp qua ứng dụng Authenticator trên điện thoại. Người dùng quét mã QR hiển thị trên màn hình, ứng dụng sẽ tạo mã xác thực (token), nhập mã này vào hệ thống để hoàn tất.
• Các lần đăng nhập sau. Từ lần sau, chỉ cần nhập tên đăng nhập, mật khẩu, mã captcha và mã xác thực lấy từ ứng dụng Authenticator.
• Nhập thông tin khai báo. Với mỗi người nước ngoài đến lưu trú, cơ sở lưu trú nhập đầy đủ họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu và thời gian dự kiến lưu trú.

Lưu ý cho cơ sở lưu trú đã có tài khoản trên hệ thống cũ của địa phương: khi chuyển sang hệ thống mới, tên đăng nhập cần thêm tiền tố viết tắt tên địa phương phía trước (ví dụ tài khoản cũ tại Hải Phòng sẽ có dạng hp_tendangnhap).

Cách 2: Khai báo trực tiếp tại Công an cấp xã

Trường hợp cơ sở lưu trú chưa có tài khoản trên hệ thống điện tử, hoặc theo yêu cầu riêng của địa phương, có thể đến khai báo trực tiếp tại trụ sở Công an xã, phường nơi đặt cơ sở lưu trú bằng phiếu khai báo tạm trú.

Về mặt thực tế, nên khai báo ngay khi khách đến nhận phòng hoặc nhận nhà, tránh dồn việc khai báo vào cuối ngày, vì rất dễ dẫn đến quá thời hạn 12 giờ theo quy định.

3. Thời hạn khai báo tạm trú cho người nước ngoài là bao lâu?

Thời hạn khai báo tạm trú cho người nước ngoài là trong vòng 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến lưu trú. Riêng tại khu vực biên giới, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, thời hạn này được kéo dài tối đa đến 24 giờ.

Điểm cần lưu ý là mốc thời gian được tính từ lúc khách thực tế đến cơ sở lưu trú, không phải từ lúc làm thủ tục nhận phòng, ký hợp đồng thuê nhà hay hoàn tất các giấy tờ hành chính khác. Không ít trường hợp bị xử phạt chỉ vì nhầm lẫn điểm này, đặc biệt khi khách đến vào buổi tối muộn nhưng thủ tục nhận phòng, nhận nhà chỉ hoàn tất vào sáng hôm sau.

4. Mức xử phạt không khai báo tạm trú cho người nước ngoài năm 2026 là bao nhiêu?

Từ ngày 15/12/2025, mức xử phạt hành vi không khai báo tạm trú cho người nước ngoài được quy định tại Điều 21 Nghị định 282/2025/NĐ-CP, thay thế cho Nghị định 144/2021/NĐ-CP trước đây. Đây là điểm nhiều nội dung tham khảo cũ trên internet chưa cập nhật, quý khách nên đặc biệt lưu ý khi tra cứu.

Khác với quy định cũ chỉ áp dụng một mức phạt chung, Nghị định 282/2025/NĐ-CP phân định mức phạt theo số lượng người nước ngoài không được khai báo, cụ thể như sau.

Mức phạt trên áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Theo nguyên tắc chung tại Nghị định 282/2025/NĐ-CP, tổ chức có cùng hành vi vi phạm phải chịu mức phạt tiền gấp hai lần mức phạt áp dụng cho cá nhân. Vì cơ sở lưu trú như khách sạn hay doanh nghiệp thường được xác định là tổ chức, mức phạt cụ thể cho từng trường hợp nên được xác định rõ khi làm việc với cơ quan công an hoặc tham vấn đơn vị pháp lý có kinh nghiệm.

Ngoài phạt tiền, người nước ngoài vi phạm có thể bị áp dụng biện pháp trục xuất khỏi Việt Nam, tùy theo tính chất, mức độ và số lần vi phạm.

Do quy định xử phạt trong lĩnh vực này từng được điều chỉnh và có thể tiếp tục thay đổi, quý khách nên xác nhận lại hiệu lực văn bản tại thời điểm tra cứu hoặc liên hệ trực tiếp AZVLAW để được cập nhật chính xác cho tình huống của mình.

5. Những trường hợp nào cần khai báo tạm trú lại cho người nước ngoài?

Người nước ngoài phải khai báo tạm trú lại khi thay đổi nơi lưu trú, ở tại địa chỉ khác với địa chỉ ghi trên thẻ thường trú hoặc có thay đổi thông tin trên giấy tờ xuất nhập cảnh như hộ chiếu, thị thực, thẻ tạm trú. Theo Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2014 (được sửa đổi, bổ sung năm 2023), việc khai báo phải được thực hiện tại cơ sở lưu trú mới trong thời hạn 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến lưu trú (hoặc 24 giờ đối với vùng sâu, vùng xa).

Người có trách nhiệm thực hiện thủ tục này là người trực tiếp quản lý hoặc điều hành cơ sở lưu trú. Sau khi kiểm tra hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của người nước ngoài, cơ sở lưu trú sẽ tiến hành khai báo với Công an cấp xã nơi đặt địa điểm lưu trú. Quy định này giúp cơ quan quản lý cập nhật chính xác thông tin cư trú của người nước ngoài trong suốt thời gian ở Việt Nam.

Dưới đây là những trường hợp phổ biến phải khai báo tạm trú lại:

(1) Thay đổi nơi tạm trú

Khi người nước ngoài chuyển từ một địa điểm lưu trú sang địa điểm khác, việc khai báo tạm trú phải được thực hiện lại tại nơi ở mới.

Ví dụ: Một chuyên gia Hàn Quốc chuyển từ khách sạn tại Quận 1 sang căn hộ dịch vụ tại Quận 3 để tiếp tục công tác. Khi nhận phòng tại địa chỉ mới, đơn vị quản lý căn hộ phải thực hiện khai báo tạm trú lại trong thời hạn theo quy định.

(2) Tạm trú tại địa chỉ khác với thẻ thường trú

Người nước ngoài đã có thẻ thường trú nhưng lưu trú tạm thời ở một địa chỉ khác với nơi ghi trên thẻ cũng phải được khai báo tạm trú.

Ví dụ: Một người nước ngoài có địa chỉ thường trú tại Hà Nội nhưng vào TP. Hồ Chí Minh công tác và ở khách sạn trong vài ngày. Khách sạn nơi người này lưu trú phải thực hiện khai báo tạm trú với cơ quan công an địa phương.

(3) Thay đổi thông tin trên hộ chiếu

Nếu người nước ngoài được cấp hộ chiếu mới hoặc có thay đổi các thông tin cá nhân trên hộ chiếu như số hộ chiếu, họ tên hoặc ngày sinh, thông tin tạm trú cũng cần được cập nhật.

Ví dụ: Một công dân Nhật Bản được Đại sứ quán cấp hộ chiếu mới do hộ chiếu cũ hết hạn. Khi tiếp tục lưu trú tại Việt Nam, cơ sở lưu trú cần khai báo lại bằng thông tin của hộ chiếu mới.

(4) Thay đổi thị thực hoặc thẻ tạm trú

Khi người nước ngoài được gia hạn, cấp mới hoặc chuyển đổi loại thị thực, hoặc được cấp mới, gia hạn thẻ tạm trú, thông tin cư trú cũng cần được cập nhật để đảm bảo thống nhất với hồ sơ quản lý.

Ví dụ: Một lao động nước ngoài chuyển từ thị thực doanh nghiệp sang thẻ tạm trú có thời hạn 2 năm. Sau khi nhận thẻ mới, thông tin này cần được cập nhật trong hệ thống khai báo tạm trú.

Khai báo tạm trú cho người nước ngoài là thủ tục bắt buộc giúp người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam và tránh các rủi ro pháp lý do khai báo chậm hoặc sai thông tin. Việc nắm rõ đối tượng, thời hạn, hồ sơ và quy trình thực hiện sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp cũng như cơ sở lưu trú hoàn thành thủ tục nhanh chóng, đúng quy định. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình khai báo tạm trú cho người nước ngoài hoặc cần tư vấn các thủ tục liên quan như visa, thẻ tạm trú, giấy phép lao động, hãy liên hệ ngay với AZVLAW. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ tận tình, xử lý hồ sơ chính xác và tiết kiệm thời gian cho khách hàng.

6. Câu hỏi thường gặp về khai báo tạm trú cho người nước ngoài

6.1 Nhà riêng không kinh doanh lưu trú có bắt buộc khai báo tạm trú cho người nước ngoài không?

Có. Pháp luật xác định nhà riêng là một hình thức cơ sở lưu trú, nên chủ nhà vẫn phải khai báo tạm trú cho khách nước ngoài đến ở, dù không kinh doanh dịch vụ lưu trú và không thu phí.

6.2 Người nước ngoài có thể tự khai báo tạm trú mà không cần qua chủ nhà hoặc cơ sở lưu trú không?

Không. Theo quy định hiện hành, người nước ngoài khai báo tạm trú thông qua người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú, chứ không tự mình thực hiện thủ tục này.

6.3 Khai báo tạm trú online cho người nước ngoài cần chuẩn bị những giấy tờ, thông tin gì?

Cần thông tin của cơ sở lưu trú (tên, loại hình, địa chỉ, số điện thoại, email) và thông tin của người nước ngoài (họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế, thời gian dự kiến lưu trú).

6.4 Khai báo tạm trú và đăng ký/gia hạn thẻ tạm trú khác nhau như thế nào?

Khai báo tạm trú là thủ tục thông báo lưu trú ngắn hạn, thực hiện lại mỗi khi người nước ngoài đến ở tại một địa chỉ, trong vòng 12 hoặc 24 giờ. Thẻ tạm trú là giấy tờ cho phép cư trú dài hạn tại Việt Nam, thường có giá trị từ 1 đến 5 năm tùy diện cấp, do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp dựa trên giấy phép lao động, đầu tư hoặc căn cứ khác. Có thẻ tạm trú không thay thế được nghĩa vụ khai báo tạm trú mỗi khi đến lưu trú tại một nơi ở.

6.5 Doanh nghiệp có chuyên gia, lao động nước ngoài phải khai báo tạm trú ra sao?

Nếu chuyên gia, lao động nước ngoài lưu trú tại nhà khách công ty, ký túc xá hoặc căn hộ do doanh nghiệp bố trí, doanh nghiệp chính là cơ sở lưu trú và có trách nhiệm khai báo theo đúng quy trình, thời hạn như trên. Doanh nghiệp có nhiều lao động nước ngoài nên xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng để tránh bỏ sót, đặc biệt khi có nhân sự mới nhập cảnh liên tục.

6.6 Không khai báo tạm trú có ảnh hưởng đến việc xin gia hạn visa hoặc thẻ tạm trú sau này không?

Có thể có. Lịch sử tuân thủ khai báo tạm trú là một trong những yếu tố cơ quan quản lý xuất nhập cảnh có thể xem xét khi giải quyết hồ sơ gia hạn thị thực hoặc thẻ tạm trú. Vi phạm nghiêm trọng hoặc lặp lại còn có thể dẫn đến biện pháp trục xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiếp tục lưu trú tại Việt Nam.