Trụ Sở 
Bạn đang tìm kiếm mẫu khai báo lưu trú khách sạn chuẩn xác để đảm bảo đúng quy định pháp luật và tối ưu quy trình đón khách? Bài viết của AZVLAW cập nhật mẫu khai báo lưu trú khách sạn mới nhất hiện nay và hướng dẫn điền chi tiết giúp cơ sở kinh doanh không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp
1. Khi nào cần phải thực hiện khai báo lưu trú?
Thủ tục thông báo lưu trú cần được thực hiện khi công dân đến sinh hoạt/ở lại tại một địa điểm không phải là nơi họ đã đăng ký thường trú hoặc tạm trú trong khoảng thời gian dưới 30 ngày.
Nếu thời gian ở lại từ 30 ngày trở lên, công dân cần thực hiện thủ tục đăng ký tạm trú thay vì thông báo lưu trú.
Do đó, khi có người đến lưu trú tại một địa chỉ khác với nơi thường trú hoặc tạm trú của mình trong khoảng thời gian ít hơn 30 ngày, việc thông báo lưu trú phải được thực hiện theo khoản 1 Điều 30 của Luật.
Các trường hợp điển hình bao gồm:
- Khách đến thăm và ở lại nhà người thân, bạn bè.
- Người nghỉ đêm tại khách sạn, nhà nghỉ, nhà trọ hoặc các cơ sở lưu trú khác.
- Bệnh nhân điều trị nội trú tại bệnh viện hoặc cơ sở y tế.
- Các tình huống tương tự khác mà thời gian lưu trú không vượt quá 30 ngày.
Lưu ý:
- Đối với thành viên trong gia đình (ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, cháu, anh, chị, em ruột), nếu họ đến lưu trú nhiều lần thì chỉ cần thực hiện thông báo một lần duy nhất (theo quy định hướng dẫn thi hành).
- Việc thông báo này thường do thành viên hộ gia đình hoặc người đại diện cơ sở lưu trú (khách sạn, bệnh viện, v.v.) thực hiện; trong một số trường hợp, chính người lưu trú chịu trách nhiệm nếu chủ hộ không có mặt.
Mục đích của quy định này là hỗ trợ cơ quan chức năng quản lý dân cư hiệu quả, duy trì an ninh trật tự và đảm bảo cung cấp các dịch vụ công cộng phù hợp cho người dân. Thủ tục được thiết kế đơn giản, có thể thực hiện trực tiếp, qua điện thoại hoặc ứng dụng trực tuyến để tạo điều kiện thuận lợi nhất.
2. Mẫu khai báo lưu trú khách sạn mới nhất hiện nay
Theo quy định hiện hành của Luật Cư trú 2020 (được sửa đổi, bổ sung) và các văn bản hướng dẫn thi hành, khách lưu trú tại cơ sở lưu trú du lịch (khách sạn, nhà nghỉ, homestay, v.v.) cần cung cấp thông tin chính xác để đại diện cơ sở thực hiện thông báo lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú (thường qua hệ thống ASM hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia).
Việc điền thông tin được thực hiện trên phiếu khai báo (phiếu giấy hoặc biểu mẫu điện tử) nhằm đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách cung cấp và điền các thông tin cần thiết:
(1) Thông tin cá nhân
Cung cấp đầy đủ theo giấy tờ tùy thân (CCCD, CMND hoặc hộ chiếu):
- Họ và tên (viết đầy đủ, không viết tắt, khớp chính xác với giấy tờ).
- Ngày, tháng, năm sinh.
- Giới tính.
- Quốc tịch.
Đảm bảo thông tin khớp hoàn toàn với giấy tờ xuất trình để tránh sai sót trong quá trình xác minh.
(2) Số giấy tờ tùy thân
- Đối với công dân Việt Nam: Ghi số định danh cá nhân (số CCCD hoặc CMND).
- Đối với người nước ngoài: Ghi số hộ chiếu; nếu có, bổ sung số thị thực (visa) hoặc loại giấy tờ nhập cảnh liên quan.
(3) Địa chỉ thường trú / nơi cư trú hiện tại
Ghi rõ địa chỉ đăng ký thường trú theo sổ hộ khẩu hoặc địa chỉ thường trú ghi trong hộ chiếu (đối với người nước ngoài). Thông tin này giúp xác định nơi xuất phát của khách.
(4) Thông tin liên hệ
- Số điện thoại di động (bắt buộc, để liên lạc khẩn cấp hoặc xác nhận).
- Địa chỉ email (nếu có, hỗ trợ liên hệ nhanh chóng).
(5) Chi tiết về thời gian và nội dung lưu trú
- Ngày đến (và giờ đến nếu yêu cầu).
- Ngày dự kiến rời đi.
- Số phòng được cấp.
- Mục đích lưu trú (ví dụ: du lịch, công tác, thăm thân, điều trị y tế, hội nghị, v.v.).
(6) Thông tin phương tiện di chuyển (nếu áp dụng)
Nếu đến bằng phương tiện cá nhân (ô tô, xe máy), ghi rõ biển số xe hoặc thông tin phương tiện khác để hỗ trợ quản lý an ninh trật tự.
(7) Xác nhận thông tin
Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ nội dung đã cung cấp, ký tên (hoặc ghi rõ họ tên nếu điền điện tử) để xác nhận tính chính xác và chịu trách nhiệm về thông tin khai báo.
3. Hướng dẫn thủ tục khai báo lưu trú khách sạn hiện nay
Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật Cư trú số 68/2020/QH14 (được sửa đổi, bổ sung), khi có người đến lưu trú, đại diện cơ sở lưu trú du lịch (bao gồm khách sạn, nhà nghỉ, homestay và các cơ sở tương đương) chịu trách nhiệm thông báo việc lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú (thường là Công an cấp xã/phường nơi cơ sở đặt trụ sở). Trường hợp thành viên hộ gia đình không có mặt, người lưu trú có thể tự thực hiện thông báo.
Thời hạn thực hiện: Thông báo phải hoàn tất trước 23 giờ ngày bắt đầu lưu trú. Nếu khách đến sau 23 giờ, thực hiện trước 08 giờ sáng ngày hôm sau. Đối với thành viên gia đình ruột thịt (ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, cháu, anh, chị, em) lưu trú nhiều lần, chỉ cần thông báo một lần duy nhất.
Các hình thức thông báo lưu trú (theo khoản 1 Điều 15 Thông tư 55/2021/TT-BCA và các quy định hiện hành):
- Trực tiếp tại cơ quan đăng ký cư trú hoặc điểm tiếp nhận do cơ quan chỉ định.
- Qua số điện thoại hoặc email do cơ quan đăng ký cư trú cung cấp/niêm yết.
- Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, Cổng Dịch vụ công quản lý cư trú.
- Qua ứng dụng VNeID hoặc các ứng dụng thiết bị điện tử khác.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các phương thức phổ biến dành cho cơ sở lưu trú du lịch (khách sạn):
3.1. Thông báo lưu trú qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công an
- Bước 1: Truy cập https://dichvucong.gov.vn (hoặc https://dichvucong.bocongan.gov.vn), đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID mức 2).
- Bước 2: Tìm kiếm và chọn thủ tục “Thông báo lưu trú”.
- Bước 3: Chọn “Tạo mới” hoặc “Nộp hồ sơ”, điền đầy đủ thông tin theo biểu mẫu (thông tin cơ sở lưu trú, thông tin khách: họ tên, số định danh/CCCD/hộ chiếu, thời gian lưu trú, địa chỉ lưu trú, lý do/mục đích). Có thể tải file danh sách khách (nếu nhiều người) để đính kèm.
- Bước 4: Kiểm tra thông tin, xác nhận chịu trách nhiệm pháp lý và nộp hồ sơ trực tuyến. Hệ thống tiếp nhận ngay lập tức.
3.2. Thông báo lưu trú qua ứng dụng VNeID
- Bước 1: Mở ứng dụng VNeID (đã đăng nhập tài khoản định danh điện tử mức 2).
- Bước 2: Chọn mục “Thủ tục hành chính” > “Thông báo lưu trú” > “Tạo yêu cầu mới”.
- Bước 3: Chọn cơ quan thực hiện (Công an cấp tỉnh/huyện/xã nơi cơ sở lưu trú đặt trụ sở), chọn loại hình “Cơ sở lưu trú du lịch”.
- Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin khách lưu trú (cá nhân hoặc danh sách), thời gian, địa chỉ, mục đích.
- Bước 5: Kiểm tra và nhấn “Gửi yêu cầu” để hoàn tất. Hệ thống xác nhận tiếp nhận ngay.
3.3. Thông báo lưu trú trực tiếp
- Đại diện cơ sở (thường là lễ tân/quản lý) mang thông tin khách (danh sách hoặc phiếu khai báo) đến Công an xã/phường nơi cơ sở đặt địa chỉ.
- Cán bộ công an tiếp nhận, kiểm tra và xử lý ngay tại chỗ.
3.4. Thông báo lưu trú qua phần mềm ASM (hệ thống quản lý lưu trú)
Tại Thành phố Hồ Chí Minh và một số địa phương khác, phần mềm ASM đã được triển khai và nhân rộng (kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư).
- Phần mềm hỗ trợ quét mã QR trên CCCD để lấy thông tin tự động, quản lý khách lưu trú, nhân viên, dịch vụ.
- Cơ sở lưu trú đăng ký sử dụng phần mềm qua Công an địa phương, sau đó nhập/quét thông tin khách → dữ liệu tự động đồng bộ với cơ quan công an, giảm thời gian thủ công và đảm bảo bảo mật.
- Ưu điểm: Tích hợp tiện lợi, cập nhật liên tục, hỗ trợ quản lý kinh doanh hiệu quả. Hiện nay, nhiều cơ sở lưu trú tại TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh đã áp dụng rộng rãi.
Lưu ý:
- Đại diện cơ sở lưu trú chịu trách nhiệm chính trong việc thông báo; thông tin phải chính xác để tránh vi phạm hành chính (có thể bị xử phạt theo Nghị định liên quan).
- Đối với khách nước ngoài, áp dụng thêm quy định về khai báo tạm trú (thời hạn 12-24 giờ tùy khu vực).
- Ưu tiên hình thức trực tuyến (VNeID hoặc Cổng Dịch vụ công) để tiết kiệm thời gian và phù hợp với chuyển đổi số. Nếu cần hỗ trợ cụ thể, liên hệ Công an địa phương hoặc truy cập các cổng chính thức để tải hướng dẫn mới nhất
4. Các mức phạt vi phạm khai báo lưu trú khách sạn
Theo quy định pháp luật hiện hành về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội, việc không thực hiện thông báo lưu trú đối với cơ sở lưu trú du lịch (khách sạn, nhà nghỉ, homestay và các cơ sở tương đương) đã được cập nhật đáng kể kể từ ngày 15/12/2025.
Cơ sở pháp lý chính:
- Trước ngày 15/12/2025: Áp dụng Nghị định 144/2021/NĐ-CP (Điều 9 và các khoản liên quan), mức phạt đối với hành vi không thông báo lưu trú thường từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với cá nhân, và gấp đôi đối với tổ chức (cơ sở kinh doanh).
- Từ ngày 15/12/2025 trở đi: Nghị định 282/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 15/12/2025, thay thế Nghị định 144/2021/NĐ-CP) quy định chi tiết hơn tại Điều 10, với mức phạt được nâng cao và phân loại theo số lượng người lưu trú không được thông báo.
Mức phạt cụ thể đối với cơ sở lưu trú (áp dụng từ 15/12/2025):
- Không thực hiện thông báo lưu trú đối với từ 01 đến 03 người lưu trú: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng (đối với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi, tức từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng).
- Không thực hiện thông báo lưu trú đối với từ 04 đến 08 người lưu trú: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng (đối với cá nhân; tổ chức từ 8.000.000 đồng đến 16.000.000 đồng).
- Không thực hiện thông báo lưu trú đối với từ 09 người lưu trú trở lên: Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 12.000.000 đồng (đối với cá nhân; tổ chức từ 16.000.000 đồng đến 24.000.000 đồng).
Lưu ý quan trọng:
- Các mức phạt nêu trên áp dụng chủ yếu cho hành vi không thông báo lưu trú của công dân Việt Nam. Đối với người nước ngoài, quy định về khai báo tạm trú có thể áp dụng mức phạt cao hơn (từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng hoặc hơn, tùy số lượng).
- Đại diện cơ sở lưu trú (chủ cơ sở, người quản lý) chịu trách nhiệm chính; vi phạm có thể kèm theo các hình thức xử phạt bổ sung như tịch thu tang vật (nếu có), buộc khắc phục hậu quả.
- Việc không thông báo đúng thời hạn (trước 23 giờ ngày đến hoặc trước 08 giờ sáng hôm sau) được coi là vi phạm, ngay cả khi đã thu thập thông tin từ khách.
- Để tránh vi phạm, cơ sở lưu trú nên ưu tiên sử dụng các hình thức khai báo điện tử (qua VNeID, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc phần mềm ASM) nhằm đảm bảo tính kịp thời và chính xác.
Việc sử dụng đúng Mẫu khai báo lưu trú khách sạn là bước then chốt giúp quản lý lưu trú hiệu quả và đúng quy định. Hy vọng thông tin trên đã giải đáp được các thắc mắc của bạn. Nếu bạn cần tư vấn pháp lý hoặc hỗ trợ thủ tục cư trú trọn gói, hãy liên hệ ngay với AZVLAW qua HOTLINE: 090 2348 865 để được tư vấn sớm nhất..
5. Câu hỏi thường gặp về khai báo lưu trú tại khách sạn
Câu 1: Khách sạn có bắt buộc phải khai báo lưu trú cho khách không?
Có. Theo khoản 1 Điều 30 Luật Cư trú 2020, đại diện cơ sở lưu trú du lịch (khách sạn, nhà nghỉ, homestay…) bắt buộc phải thông báo việc lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú (thường là Công an cấp xã/phường).
Câu 2: Thời hạn khai báo lưu trú là bao lâu?
Phải hoàn tất trước 23 giờ trong ngày khách bắt đầu lưu trú. Nếu khách đến sau 23 giờ, cơ sở phải thực hiện trước 08 giờ sáng ngày hôm sau.
Câu 3: Khách sạn có thể khai báo lưu trú bằng cách nào?
Hiện nay có 4 hình thức chính:
- Qua ứng dụng VNeID (phổ biến và tiện lợi nhất).
- Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công an.
- Qua phần mềm ASM (đang được triển khai tại nhiều địa phương, đặc biệt TP. Hồ Chí Minh).
- Nộp trực tiếp tại Công an xã/phường.
