Thủ tục xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài chi tiết

Thủ tục xin công văn nhập cảnh là bước bắt buộc đầu tiên để người nước ngoài được xét duyệt nhập cảnh Việt Nam hợp pháp, áp dụng cho cả mục đích công tác, lao động, đầu tư hay thăm thân. Cùng với làn sóng chuyên gia, nhà đầu tư và lao động nước ngoài vào Việt Nam tiếp tục tăng, nhu cầu xin công văn nhập cảnh của doanh nghiệp và cá nhân bảo lãnh cũng tăng theo, kéo theo không ít vướng mắc về hồ sơ, quy trình nộp online và chi phí thực tế. Bài viết dưới đây hệ thống hóa đầy đủ điều kiện, hồ sơ, quy trình và lệ phí cập nhật năm 2026, giúp doanh nghiệp và cá nhân chuẩn bị đúng ngay từ lần nộp đầu tiên.

1. Các loại công văn chấp thuận nhập cảnh năm 2026

Công văn nhập cảnh (còn gọi là công văn chấp thuận nhập cảnh) là văn bản do Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an cấp cho tổ chức hoặc cá nhân bảo lãnh, xác nhận người nước ngoài đủ điều kiện để được xét cấp visa. Đây không phải là visa. Công văn nhập cảnh chỉ là cơ sở để người nước ngoài làm thủ tục nhận visa (dán tem hoặc cấp rời) tại Đại sứ quán, Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài, hoặc tại cửa khẩu quốc tế, sân bay đã đăng ký trong hồ sơ.

Công văn nhập cảnh được phân loại theo hai tiêu chí chính.

Theo mục đích nhập cảnh, mỗi loại công văn gắn với một hoặc một nhóm ký hiệu visa tương ứng:

• Công tác, thương mại: ký hiệu visa DN1, DN2.
• Lao động: ký hiệu visa LĐ1, LĐ2.
• Đầu tư: ký hiệu visa ĐT1, ĐT2, ĐT3, ĐT4 (phân theo mức vốn góp).
• Du lịch: ký hiệu visa DL.
• Thăm thân: ký hiệu visa TT (dành cho vợ, chồng, con dưới 18 tuổi của người đã có visa dài hạn, hoặc thân nhân của công dân Việt Nam).

Theo thời hạn và số lần nhập cảnh, công văn nhập cảnh có thể xin cho visa giá trị một lần hoặc nhiều lần, ngắn hạn (vài ngày đến 90 ngày, thường gặp ở diện du lịch, công tác ngắn) hoặc dài hạn (đến vài năm, thường gặp ở diện lao động, đầu tư).

Bảng dưới đây tổng hợp nhanh để doanh nghiệp đối chiếu khi chọn đúng loại công văn cần xin:

Lưu ý: thời hạn thực tế của visa do Cục Quản lý xuất nhập cảnh quyết định trong từng hồ sơ cụ thể, không vượt quá mức trần theo quy định và phải ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu.

2. Điều kiện xin công văn nhập cảnh

Về bên bảo lãnh. Người nước ngoài không thể tự đứng tên xin công văn nhập cảnh cho chính mình. Bên bảo lãnh phải là một trong hai nhóm sau:

• Tổ chức, doanh nghiệp có pháp nhân hợp lệ tại Việt Nam (có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư còn hiệu lực, mã số thuế đang hoạt động).
• Cá nhân đáp ứng quy định của pháp luật về bảo lãnh nhập cảnh, áp dụng chủ yếu cho diện thăm thân (ví dụ công dân Việt Nam bảo lãnh cha, mẹ, vợ, chồng, con là người nước ngoài).

Về người được bảo lãnh. Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn thời hạn sử dụng và phải dài hơn thời hạn visa dự kiến xin ít nhất 30 ngày theo quy định hiện hành. Người được bảo lãnh không thuộc các trường hợp chưa được nhập cảnh hoặc bị tạm hoãn nhập cảnh theo quy định của Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Mục đích nhập cảnh khai trong hồ sơ phải phù hợp với loại visa xin cấp và với tài liệu chứng minh đi kèm.

Về tính phù hợp giữa hồ sơ và mục đích. Đây là điều kiện hay bị bỏ sót nhất. Ví dụ, xin công văn diện lao động (LĐ) thì người nước ngoài cần đã có giấy phép lao động hoặc đang trong quá trình xin giấy phép lao động, hoặc thuộc trường hợp được xác nhận miễn giấy phép lao động. Nếu hồ sơ không thể hiện rõ căn cứ này, công văn nhiều khả năng bị trả lại để bổ sung, gây mất thời gian, đặc biệt khi doanh nghiệp đang gấp tiến độ cho chuyên gia nước ngoài nhập cảnh.

3. Hồ sơ xin công văn nhập cảnh

Hồ sơ xin công văn nhập cảnh được chia thành ba nhóm, tùy theo vai trò và mục đích nhập cảnh.

Nhóm 1: Hồ sơ phía bên bảo lãnh (doanh nghiệp, tổ chức)

• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc giấy phép đầu tư) còn hiệu lực.
• Mẫu công văn đề nghị xét duyệt nhân sự người nước ngoài nhập cảnh (mẫu NA2), điền đầy đủ thông tin về người được bảo lãnh, mục đích, thời gian và nơi nhận visa.
• Văn bản giới thiệu mẫu chữ ký, con dấu của người được ủy quyền nộp hồ sơ (mẫu NA16), áp dụng cho lần nộp đầu hoặc khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện nộp hồ sơ.

Nhóm 2: Hồ sơ phía người nước ngoài

• Bản scan trang thông tin hộ chiếu (rõ nét, còn hạn theo điều kiện đã nêu ở trên).
• Ảnh thẻ theo quy định.
• Tờ khai thông tin cá nhân.

Nhóm 3: Hồ sơ bổ sung theo mục đích cụ thể

• Diện lao động (LĐ): giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động.
• Diện đầu tư (ĐT): Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
• Diện công tác, thương mại (DN): hợp đồng làm việc, thư mời, hoặc lịch trình công tác tại Việt Nam.
• Diện thăm thân (TT): giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn.

Một điểm quan trọng cần lưu ý ngay từ khi chuẩn bị hồ sơ: từ năm 2023, việc nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh đã chuyển sang hình thức trực tuyến bắt buộc qua Cổng dịch vụ công, doanh nghiệp không còn nộp hồ sơ giấy trực tiếp như trước với hầu hết trường hợp. Vì vậy, toàn bộ tài liệu trên cần được chuẩn bị ở dạng file PDF hoặc bản scan rõ nét, đúng định dạng yêu cầu của hệ thống để tránh bị từ chối tiếp nhận do lỗi kỹ thuật.

4. Thủ tục xin công văn nhập cảnh Việt Nam

Quy trình xin công văn nhập cảnh hiện nay gồm 5 bước:

(1) Chuẩn bị hồ sơ. Doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh tập hợp đầy đủ hồ sơ theo mục đích nhập cảnh như đã nêu ở phần trên.

(2) Nộp hồ sơ trực tuyến. Hồ sơ được nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Đây là hình thức bắt buộc từ năm 2023, doanh nghiệp cần có tài khoản định danh điện tử hoặc chữ ký số để xác thực khi nộp.

(3) Thẩm định hồ sơ. Cục Quản lý xuất nhập cảnh tiến hành xét duyệt. Thời gian xử lý tham khảo theo quy định hiện hành là không quá 5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận. Đây là thời gian tham khảo, có thể thay đổi tùy độ phức tạp của từng hồ sơ.

(4) Nhận kết quả. Nếu hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận công văn nhập cảnh dưới dạng file điện tử có mã số tra cứu, gửi trực tiếp qua tài khoản dịch vụ công.

(5) Dán tem visa. Người nước ngoài dùng công văn này để làm thủ tục nhận visa tại Đại sứ quán, Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài, hoặc tại cửa khẩu quốc tế, sân bay theo đúng địa điểm đã đăng ký trong hồ sơ.

5. Lưu ý khi xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài

• Công văn nhập cảnh không phải là visa và không thể gia hạn. Nếu hết hiệu lực mà người nước ngoài chưa nhập cảnh, công văn tự động hết giá trị và phải làm lại từ đầu.
• Sai sót thông tin cá nhân, chọn nhầm địa điểm nhận visa hoặc chọn nhầm ký hiệu visa là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả về, gây phát sinh thời gian ngoài dự kiến.
• Nếu người nước ngoài không hoàn tất việc dán tem visa vào hộ chiếu trước khi nhập cảnh, công văn đã được cấp sẽ không còn giá trị sử dụng.
• Hồ sơ công văn nhập cảnh thường liên quan đến nhiều văn bản pháp lý khác của doanh nghiệp bảo lãnh, như đăng ký kinh doanh, giấy phép lao động, hợp đồng làm việc. Vì vậy, rủi ro sai sót khá cao nếu doanh nghiệp tự thực hiện, đặc biệt với doanh nghiệp lần đầu bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh.

6. Lệ phí xin công văn chấp thuận nhập cảnh

Khi tìm hiểu chi phí, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai khoản:

(1) Lệ phí nhà nước cho việc xét duyệt và cấp công văn nhập cảnh. Về nguyên tắc, khoản này không thu riêng nếu doanh nghiệp tự nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công.

(2) Lệ phí cấp hoặc dán tem visa, áp dụng theo Thông tư 25/2021/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 62/2023/TT-BTC). Mức phí này khác nhau theo loại visa, số lần nhập cảnh và thời hạn. Bảng tham khảo dưới đây tổng hợp các mức phổ biến nhất với visa cấp cho mục đích công tác, lao động, đầu tư:

Lưu ý: Mức phí cụ thể có thể được điều chỉnh. Doanh nghiệp và cá nhân nên xác nhận lại mức phí chính thức tại thời điểm nộp hồ sơ trước khi thực hiện.

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ pháp lý hỗ trợ thực hiện hồ sơ, phí dịch vụ là khoản riêng, tách bạch hoàn toàn với lệ phí nhà nước nêu trên. Một đơn vị tư vấn minh bạch sẽ luôn nói rõ ràng hai khoản này ngay từ đầu, không gộp chung để tránh gây hiểu nhầm về chi phí thực tế.

7. Dịch vụ xin công văn nhập cảnh chuyên nghiệp AZVLAW

Thủ tục xin công văn nhập cảnh tưởng đơn giản trên giấy tờ, nhưng thực tế lại nhạy về thời hạn và dễ phát sinh sai sót khi hồ sơ liên quan đến nhiều văn bản pháp lý khác nhau của doanh nghiệp. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc lần đầu bảo lãnh chuyên gia, lựa chọn đơn vị pháp lý có kinh nghiệm thực chiến để đồng hành.

AZVLAW đã trực tiếp xử lý hơn 10.000 hồ sơ pháp lý cho doanh nghiệp từ năm 2016, với 95% hồ sơ hoàn thành đúng tiến độ đã cam kết với khách hàng. Với hồ sơ công văn nhập cảnh, nơi mà việc trễ một vài ngày có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch nhập cảnh, ngày làm việc hoặc ngày khởi công của chuyên gia, nhà đầu tư nước ngoài, yếu tố đúng tiến độ không phải là một lời cam kết suông mà là điểm chạm quyết định đến việc doanh nghiệp có chọn đúng đơn vị hỗ trợ hay không.

Công văn nhập cảnh hiếm khi đứng riêng lẻ. Trên thực tế, thủ tục này thường gắn liền với một loạt thủ tục pháp lý khác của doanh nghiệp bảo lãnh, từ giấy phép lao động, hợp đồng lao động, đến việc điều chỉnh đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư khi doanh nghiệp mở rộng nhân sự nước ngoài. AZVLAW xử lý đồng bộ các thủ tục này trong một đầu mối xuyên suốt vòng đời doanh nghiệp, từ ngày thành lập đến khi phát sinh nhu cầu pháp lý mới, giúp doanh nghiệp không phải tìm thêm đơn vị khác cho từng thủ tục liên quan.

Với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, phần thủ tục nhập cảnh thường không tách rời khỏi nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân, hợp đồng lao động và bảo hiểm. Hệ sinh thái tích hợp giữa AZVLAW (pháp lý) và AZTAX (kế toán, thuế) giúp dữ liệu của doanh nghiệp không bị lệch giữa hai mảng, doanh nghiệp không cần kết nối và đối chiếu thông tin giữa hai đơn vị rời rạc.

Thủ tục xin công văn nhập cảnh sẽ thuận lợi hơn nhiều khi doanh nghiệp chuẩn bị đúng từ đầu và bám sát đúng tiến độ. Nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân đang gặp khó khăn trong quá trình tự thực hiện, hoặc cần xử lý gấp cho kế hoạch nhập cảnh sắp tới, hãy liên hệ hotline tư vấn miễn phí của AZVLAW để được hỗ trợ kịp thời.

Xem thêm: Dịch vụ làm công văn nhập cảnh trọn gói, chuyên nghiệp 

8. Câu hỏi thường gặp về thủ tục xin công văn nhập cảnh

8.1 Công văn nhập cảnh có phải là visa không?

Không. Công văn nhập cảnh là văn bản chấp thuận do Cục Quản lý xuất nhập cảnh cấp cho bên bảo lãnh, xác nhận người nước ngoài đủ điều kiện được xét cấp visa. Visa là giấy tờ thực tế được dán hoặc cấp rời sau khi có công văn này, dùng để nhập cảnh vào Việt Nam.

8.2 Xin công văn nhập cảnh mất bao lâu thì có kết quả?

Theo quy định hiện hành, thời gian xử lý tham khảo là không quá 5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận. Thời gian thực tế có thể thay đổi tùy mức độ phức tạp và tính đầy đủ của hồ sơ.

8.3 Cá nhân, doanh nghiệp nào được bảo lãnh xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài?

Bên bảo lãnh phải là tổ chức, doanh nghiệp có pháp nhân hợp lệ tại Việt Nam, hoặc cá nhân đáp ứng quy định pháp luật về bảo lãnh nhập cảnh (thường áp dụng cho diện thăm thân). Người nước ngoài không thể tự đứng tên xin công văn cho chính mình.

8.4 Công văn nhập cảnh có thời hạn bao lâu và có gia hạn được không?

Thời hạn của công văn nhập cảnh được ghi cụ thể trên văn bản, tùy theo mục đích và hồ sơ được phê duyệt. Công văn nhập cảnh không được gia hạn. Nếu hết hiệu lực mà chưa sử dụng để nhận visa, công văn tự động hết giá trị và phải xin lại từ đầu.

8.5 Xin công văn nhập cảnh hết bao nhiêu tiền?

Về nguyên tắc, không có lệ phí nhà nước riêng cho việc xét cấp công văn nếu doanh nghiệp tự nộp hồ sơ trực tuyến. Chi phí phát sinh chủ yếu là lệ phí cấp hoặc dán tem visa, dao động theo loại visa và thời hạn, tham khảo trong bảng lệ phí ở phần trên. Nếu sử dụng dịch vụ pháp lý hỗ trợ, sẽ có thêm phí dịch vụ riêng, tách bạch với lệ phí nhà nước.

8.6 Người nước ngoài không có công ty hoặc cá nhân bảo lãnh tại Việt Nam thì có xin được công văn nhập cảnh không?

Không. Đây là điều kiện bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành. Người nước ngoài cần có tổ chức hoặc cá nhân đủ điều kiện đứng ra bảo lãnh tại Việt Nam mới có thể xin công văn nhập cảnh, ngoại trừ các trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc chính sách đơn phương miễn visa.