Trụ Sở 
Thủ tục thành lập công ty năm 2026 gồm 5 bước cơ bản: (1) chuẩn bị hồ sơ, (2) tạo tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, (3) nộp hồ sơ trực tuyến, (3) chờ thẩm định trong 3 ngày làm việc và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quy trình hiện áp dụng theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025), đã thay thế các quy định cũ. Nội dung sau trình bày điều kiện cần chuẩn bị, hồ sơ theo từng loại hình doanh nghiệp, quy trình từng bước và những lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả về.
1. 4 điều kiện cần chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ
Trước khi nộp hồ sơ thành lập công ty, doanh nghiệp cần xác định rõ 4 nội dung sau để hạn chế việc bị Cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
1.1 Tên công ty
Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính trị, và không được vi phạm quyền sở hữu công nghiệp của tổ chức, cá nhân khác. Nên chọn tên ngắn gọn, dễ đọc, dễ ghi nhớ, đồng thời tra cứu trước tình trạng trùng tên tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) trước khi nộp hồ sơ chính thức. Trường hợp tên doanh nghiệp bị phát hiện xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp sau khi cấp phép, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu đổi tên trong thời hạn xử lý theo quy định.
1.2 Địa chỉ trụ sở chính
Trụ sở chính phải là địa điểm xác định được trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ liên lạc rõ ràng theo hệ thống địa giới hành chính hiện hành. Căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể có mục đích sử dụng để ở theo giấy tờ về đất đai, nhà ở thường không được Cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận làm trụ sở công ty, trừ trường hợp phần diện tích được quy hoạch cho mục đích thương mại, dịch vụ. Nếu chưa có địa chỉ phù hợp, doanh nghiệp có thể cân nhắc địa chỉ văn phòng ảo hợp lệ hoặc nhờ đơn vị tư vấn pháp lý rà soát tính hợp lệ của địa chỉ trước khi nộp hồ sơ, tránh mất thời gian sửa đổi sau khi bị từ chối.
1.3 Vốn điều lệ
Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do thành viên, cổ đông đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty, do doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm; phần lớn ngành nghề không yêu cầu mức vốn tối thiểu. Vốn pháp định là mức vốn tối thiểu bắt buộc theo quy định pháp luật chuyên ngành, chỉ áp dụng cho một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện như dịch vụ bảo vệ, kinh doanh bất động sản, ngân hàng, bảo hiểm. Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025), thành viên, cổ đông phải góp đủ phần vốn đã cam kết trong thời hạn quy định; việc không góp đủ vốn điều lệ mà không thực hiện đăng ký điều chỉnh vốn theo đúng quy định là hành vi bị nghiêm cấm. Trách nhiệm tài sản của chủ sở hữu, thành viên công ty TNHH, công ty cổ phần đối với các khoản nợ giới hạn trong phạm vi vốn đã góp, vì vậy mức vốn điều lệ đăng ký nên phản ánh đúng năng lực tài chính và quy mô hoạt động thực tế.
1.4 Ngành nghề kinh doanh
Doanh nghiệp lựa chọn mã ngành cấp 4 theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam ban hành kèm Quyết định 36/2025/QĐ-TTg (hiệu lực từ 15/11/2025, thay thế Quyết định 27/2018/QĐ-TTg), gồm 5 cấp với 495 ngành ở cấp 4. Một số nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện thường yêu cầu chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con trước hoặc sau khi đăng ký, phổ biến như: dịch vụ pháp lý, dịch vụ kế toán, kiểm toán, khám chữa bệnh, dược, thiết kế xây dựng, môi giới bất động sản. Nên xác định trước các ngành nghề có điều kiện liên quan đến lĩnh vực hoạt động để chuẩn bị chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con song song với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
2. Hồ sơ thành lập công ty theo từng loại hình
Hồ sơ đăng ký kinh doanh, hay gọi đúng theo thuật ngữ pháp lý hiện hành là hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, được quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, sử dụng biểu mẫu ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC. Thành phần hồ sơ có sự khác biệt giữa các loại hình như sau.
| Thành phần hồ sơ | TNHH một thành viên | TNHH hai thành viên trở lên | Công ty cổ phần |
| Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp | Có | Có | Có |
| Điều lệ công ty | Có | Có | Có |
| Danh sách thành viên / cổ đông sáng lập | Không áp dụng | Có (danh sách thành viên) | Có (danh sách cổ đông sáng lập) |
| Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi | Có | Có | Có |
| Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân, tổ chức của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật | Có | Có | Có |
| Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật) | Có, nếu có ủy quyền | Có, nếu có ủy quyền | Có, nếu có ủy quyền |
Điểm cần lưu ý trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp từ ngày 01/7/2025 là yêu cầu kê khai Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi, áp dụng bắt buộc cho mọi loại hình khi đăng ký thành lập mới. Đối tượng phải kê khai gồm cá nhân sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết trở lên, hoặc cá nhân có quyền chi phối doanh nghiệp theo tiêu chí quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Đây là nội dung mới theo Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025, nhằm tăng cường minh bạch thông tin sở hữu doanh nghiệp và phòng chống rửa tiền.
3. Hướng dẫn 5 bước thủ tục thành lập công ty
Quy trình đăng ký doanh nghiệp hiện được thực hiện trực tuyến trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, gồm 5 bước như sau.
Bước 1: Chuẩn bị và soạn thảo hồ sơ
Chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ theo loại hình doanh nghiệp đã lựa chọn, gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông, Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi và bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân, tổ chức liên quan.
Bước 2: Tạo tài khoản và đăng nhập hệ thống
Người nộp hồ sơ truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại dangkykinhdoanh.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh đã được cấp trước đó.
Bước 3: Kê khai thông tin và nộp hồ sơ
Đây là bước dễ phát sinh vướng mắc nhất đối với người tự thực hiện thủ tục. Theo quy định hiện hành tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, nếu người có thẩm quyền ký tự nộp hồ sơ, Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đã kê khai sẵn trên hệ thống chỉ cần xác nhận, không bắt buộc ký số hoặc tải file.
Tuy nhiên, các tài liệu còn lại trong hồ sơ như Điều lệ, biên bản họp, danh sách thành viên vẫn phải được ký số bằng chữ ký số hợp lệ hoặc ký trực tiếp rồi số hóa để tải lên hệ thống. Trường hợp người nộp hồ sơ là người được ủy quyền, toàn bộ tài liệu trong hồ sơ đều phải được ký số hoặc ký trực tiếp đầy đủ trước khi tải lên. Doanh nghiệp nên chuẩn bị chữ ký số, có thể tích hợp trên VNeID, từ trước để tránh gián đoạn khi nộp hồ sơ.
Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh thẩm định hồ sơ
Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Bước 5: Nhận kết quả
Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đồng thời là mã số thuế, dưới dạng bản điện tử trên hệ thống hoặc nhận trực tiếp theo yêu cầu.
4. Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả về
Trên thực tế xử lý hồ sơ, một số lỗi lặp lại khiến hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải sửa đổi, bổ sung và kéo dài thêm một chu kỳ thẩm định.
(1) Sai sót trong nội dung Điều lệ công ty: Điều lệ thiếu nhất quán giữa các điều khoản, ví dụ tỷ lệ vốn góp ghi trong Điều lệ không khớp với Danh sách thành viên, hoặc thiếu chữ ký của người đại diện theo pháp luật, thành viên, cổ đông sáng lập theo đúng quy định.
(2) Thông tin người đại diện, thành viên không khớp giấy tờ tùy thân: Họ tên, số định danh cá nhân, địa chỉ thường trú kê khai trên hồ sơ không trùng khớp với Căn cước công dân hoặc hộ chiếu, hoặc thiếu kê khai đầy đủ thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định hiện hành.
(3) Địa chỉ trụ sở không xác thực: Địa chỉ kê khai không tồn tại trên thực tế, chưa cập nhật theo hệ thống địa chỉ hành chính sau khi sắp xếp lại đơn vị hành chính, hoặc thuộc loại hình bất động sản không được phép đặt trụ sở doanh nghiệp.
5. 5 việc cần làm sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần hoàn tất các thủ tục sau để tránh vi phạm quy định về thuế và đăng ký kinh doanh.
(1) Khắc và sử dụng con dấu, nếu doanh nghiệp có nhu cầu
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn khắc và sử dụng con dấu cho hợp đồng, giao dịch theo nhu cầu thực tế.
(2) Đăng ký chữ ký số
Chữ ký số là điều kiện bắt buộc để kê khai thuế điện tử, phát hành hóa đơn điện tử và thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến khác. Chậm đăng ký chữ ký số có thể khiến doanh nghiệp không kịp nộp tờ khai thuế đúng hạn và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
(3) Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với cơ quan thuế
Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp cần được thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để phục vụ giao dịch và nộp thuế điện tử.
(4) Treo biển hiệu tại trụ sở
Bảng hiệu cần thể hiện tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở đúng theo nội dung đăng ký.
(5) Thực hiện đăng ký thuế ban đầu
Doanh nghiệp cần kê khai phương pháp tính thuế giá trị gia tăng, đăng ký hình thức hóa đơn điện tử và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính theo quý. Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp mới thành lập không còn phải nộp lệ phí môn bài, thường gọi là thuế môn bài, do khoản thu này đã được bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và Nghị định 362/2025/NĐ-CP, giúp giảm bớt một thủ tục và chi phí trong giai đoạn đầu hoạt động.
Việc chậm trễ ở bất kỳ đầu việc nào trong danh sách trên đều có thể ảnh hưởng đến tiến độ vận hành hoặc phát sinh chi phí xử lý vi phạm. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn kết hợp dịch vụ pháp lý và kế toán trọn gói ngay từ giai đoạn thành lập để các đầu việc được thực hiện đồng bộ, đúng thời hạn.
6. Nên tự thực hiện hay thuê dịch vụ thành lập công ty?
| Tiêu chí | Tự thực hiện | Thuê dịch vụ trọn gói |
| Chi phí trực tiếp | Chỉ trả lệ phí nhà nước, nếu phát sinh | Có thêm phí dịch vụ ngoài lệ phí nhà nước |
| Thời gian xử lý | Phụ thuộc kinh nghiệm người thực hiện, có thể kéo dài nếu hồ sơ bị trả về | Hồ sơ được chuẩn hóa trước khi nộp, hạn chế rủi ro bị trả lại |
| Tư vấn loại hình, ngành nghề | Tự tra cứu, dễ bỏ sót ngành nghề có điều kiện | Được tư vấn loại hình phù hợp và rà soát ngành nghề có điều kiện |
| Thủ tục sau khi thành lập | Tự theo dõi và thực hiện từng đầu việc | Được hỗ trợ đồng bộ hồ sơ thuế, kế toán ban đầu |
Chi phí dịch vụ trọn gói cần được cân đối với thời gian và công sức doanh nghiệp có thể phải bỏ thêm nếu hồ sơ bị trả về nhiều lần, đặc biệt khi quy định về chủ sở hữu hưởng lợi, mã ngành theo hệ thống 2025 và cách ký số hồ sơ trực tuyến vẫn còn mới với nhiều người tự thực hiện. Lựa chọn phương án nào phù hợp phụ thuộc vào thời gian, nguồn lực nội bộ và mức độ phức tạp của mô hình doanh nghiệp dự kiến thành lập.
7. Câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập công ty
7.1 Thành lập công ty mất bao lâu?
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, vì vậy nên rà soát kỹ nội dung Điều lệ và thông tin thành viên, cổ đông trước khi nộp để tránh phát sinh thêm chu kỳ thẩm định.
7.2 Vốn điều lệ tối thiểu để thành lập công ty là bao nhiêu?
Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu chung cho doanh nghiệp, trừ một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu vốn pháp định như bảo hiểm, ngân hàng, bất động sản, dịch vụ bảo vệ. Doanh nghiệp tự kê khai mức vốn điều lệ phù hợp với năng lực tài chính và có trách nhiệm góp đủ trong thời hạn quy định.
7.3 Thành lập công ty năm 2026 có phải nộp lệ phí môn bài không?
Không. Từ ngày 01/01/2026, lệ phí môn bài, thường gọi là thuế môn bài, đã chính thức được bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và Nghị định 362/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp thành lập trong năm 2026 và các năm tiếp theo không phải kê khai, nộp khoản lệ phí này, kể cả trong năm đầu hoạt động.
7.4 Người nước ngoài có thể áp dụng quy trình này để thành lập công ty tại Việt Nam không?
Quy trình trong nội dung này áp dụng cho thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp. Từ ngày 01/3/2026, Luật Đầu tư 2025 cho phép nhà đầu tư nước ngoài thành lập doanh nghiệp trước khi xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nhưng không phải mọi trường hợp đều được áp dụng ngoại lệ này, nên nhà đầu tư nước ngoài cần được tư vấn riêng theo từng dự án cụ thể.
7.5 Hồ sơ thành lập công ty nộp ở đâu?
Hồ sơ được nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại dangkykinhdoanh.gov.vn. Cơ quan tiếp nhận và thẩm định là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, thay cho Sở Kế hoạch và Đầu tư như trước đây.
Đồng hành cùng AZVLAW trong thủ tục thành lập công ty
Thủ tục thành lập công ty đòi hỏi sự chính xác và am hiểu luật pháp để đảm bảo vận hành ổn định lâu dài. Với hơn 10.000 hồ sơ đã xử lý từ năm 2016 cùng tỷ lệ hoàn thành đúng tiến độ 95%, AZVLAW là đối tác pháp lý uy tín, đồng hành xuyên suốt vòng đời doanh nghiệp: từ đăng ký kinh doanh, giấy phép con đến tư vấn pháp chế thường xuyên. Hệ sinh thái tích hợp AZVLAW và AZTAX giúp doanh nghiệp đồng bộ dịch vụ pháp lý và kế toán – thuế, hạn chế sai sót dữ liệu. Liên hệ ngay với AZVLAW để được đánh giá hồ sơ miễn phí, giúp khởi đầu kinh doanh chính xác ngay từ đầu.
