Trụ Sở 
Mẫu tờ khai ghi chú kết hôn là giấy tờ đầu tiên cần chuẩn bị khi bạn muốn ghi nhận vào Sổ hộ tịch Việt Nam việc kết hôn đã được cơ quan có thẩm quyền nước ngoài giải quyết. Dùng đúng mẫu và kê khai chính xác sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh, hạn chế phải bổ sung nhiều lần. Trên thực tế, nhiều hồ sơ bị trả lại chỉ vì điền thiếu thông tin hoặc kê khai chưa thống nhất với giấy chứng nhận kết hôn do nước ngoài cấp. Trong bài viết này, AZVLAW cung cấp cho bạn mẫu tờ khai để tải về, hướng dẫn cách điền từng mục, hồ sơ cần chuẩn bị, trình tự thực hiện, thời hạn giải quyết và cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận theo quy định mới nhất.
1. Mẫu tờ khai ghi chú kết hôn mới nhất
Để ghi chú kết hôn tại Việt Nam, bạn cần lập tờ khai theo đúng biểu mẫu đang áp dụng. Tờ khai này giúp cơ quan hộ tịch nắm được các thông tin chính về cuộc hôn nhân đã đăng ký ở nước ngoài. Từ nội dung kê khai và bộ giấy tờ đi kèm, cơ quan có thẩm quyền sẽ thẩm tra và quyết định có ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch hay không Bạn có thể tải mẫu tờ khai mới nhất ngay bên dưới.
2. Hướng dẫn cách điền mẫu tờ khai ghi chú kết hôn
Khi kê khai tờ khai ghi chú kết hôn, bạn cần điền chính xác thông tin cá nhân, dữ liệu về việc kết hôn ở nước ngoài và tình trạng hôn nhân trước đó. Cách ghi từng mục như sau:
- Phần “Kính kính gửi”: Ghi tên UBND cấp xã có thẩm quyền giải quyết hồ sơ của bạn, thường là nơi bạn đang cư trú.
- Thông tin của người nộp hồ sơ: Ghi đủ họ tên, nơi cư trú và các thông tin về giấy tờ tùy thân của người trực tiếp làm thủ tục. Riêng địa chỉ, hãy làm theo phần chú thích in ngay trên mẫu.
- Thông tin của vợ và chồng: Mỗi người cần kê khai họ tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú và giấy tờ tùy thân. Các dữ liệu này phải trùng khớp với giấy tờ gốc.
- Thông tin về việc đăng ký kết hôn ở nước ngoài: Điền tên cơ quan và quốc gia đã cấp giấy chứng nhận, tên loại giấy tờ, số hiệu (nếu giấy có ghi) và ngày cấp, đúng như trên bản giấy chứng nhận.
- Tình trạng hôn nhân trước lần kết hôn này: Người chưa từng kết hôn ghi “Chưa từng kết hôn”. Người đã có hôn nhân trước thì nêu căn cứ chấm dứt hôn nhân đó, ví dụ bản án hoặc quyết định ly hôn kèm tên cơ quan đã ban hành.
- Đề nghị cấp bản sao: Muốn nhận thêm bản sao trích lục hộ tịch thì đánh dấu X vào ô “Có” và ghi số bản cần cấp; nếu không thì đánh dấu X vào ô “Không”.
- Ngày lập, địa điểm và chữ ký: Ghi nơi lập và ngày tháng năm lập tờ khai, sau đó ký và viết rõ họ tên ở cuối mẫu.
Lưu ý trước khi nộp: Hãy đọc soát lại toàn bộ tờ khai, nhất là họ tên, ngày sinh và quốc tịch, rồi so với giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài. Nếu thấy giấy tờ có chỗ không thống nhất hoặc chưa rõ cách ghi, bạn nên hỏi trước cơ quan tiếp nhận để không phải sửa hay bổ sung hồ sơ về sau.
3. Thủ tục ghi chú kết hôn như thế nào?
Việc ghi chú kết hôn được thực hiện theo Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, qua ba bước sau.
Bước 1: Nộp hồ sơ tại UBND cấp xã có thẩm quyền
Chỉ cần một trong hai vợ chồng đứng ra nộp hồ sơ. Bộ hồ sơ gồm:
- Tờ khai ghi chú kết hôn: Kê khai đầy đủ các mục theo mẫu hiện hành.
- Giấy chứng nhận kết hôn do nước ngoài cấp: Nộp bản sao.
- Giấy tờ tùy thân của hai bên: Nếu gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì phải kèm bản sao các giấy tờ này.
- Trích lục ghi chú ly hôn hoặc hủy kết hôn: Chỉ cần khi công dân Việt Nam đã từng ly hôn hoặc hủy kết hôn tại cơ quan nước ngoài trước khi kết hôn lần này.
Bước 2: Cơ quan hộ tịch thẩm tra hồ sơ
Công chức tiếp nhận sẽ rà soát giấy tờ và đối chiếu với điều kiện ghi chú theo pháp luật hộ tịch. Hồ sơ hợp lệ thì việc kết hôn được ghi vào Sổ hộ tịch. Nếu phát hiện vi phạm điều kiện hoặc hồ sơ không hợp lệ, cơ quan có thể từ chối yêu cầu.
Bước 3: Nhận trích lục hộ tịch
Khi thủ tục hoàn tất, người yêu cầu nhận bản chính trích lục hộ tịch xác nhận việc kết hôn đã được ghi vào sổ.
Thời hạn giải quyết
Theo khoản 2 Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, cơ quan hộ tịch giải quyết trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ. Nếu phải xác minh thêm, thời hạn kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
4. Cơ quan nào có thẩm quyền ghi chú kết hôn?
Trước đây, việc ghi chú kết hôn thuộc UBND cấp huyện. Từ ngày 01/7/2025, theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, thẩm quyền đăng ký hộ tịch, trong đó có ghi chú kết hôn, chuyển về UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu). Cụ thể:
- Ghi chú kết hôn: UBND cấp xã nơi công dân Việt Nam cư trú.
- Ghi chú ly hôn hoặc hủy kết hôn đã giải quyết ở nước ngoài: UBND cấp xã nơi đã đăng ký kết hôn hoặc ghi chú kết hôn trước đây của người đó.
Một số trường hợp đặc thù (ví dụ người không có nơi cư trú tại Việt Nam, hoặc trong giai đoạn chuyển tiếp sau sắp xếp đơn vị hành chính) có thể được hướng dẫn riêng. Hãy gọi hoặc đến bộ phận một cửa của UBND cấp xã để xác nhận nơi nộp trước khi đi.
5. Những lưu ý giúp hồ sơ ghi chú kết hôn được tiếp nhận thuận lợi
Để thủ tục ghi chú kết hôn được thực hiện thuận lợi và hạn chế phát sinh vướng mắc, bạn cần chú ý từ khâu chuẩn bị giấy tờ, kê khai thông tin đến việc nộp hồ sơ tại đúng cơ quan có thẩm quyền. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn chủ động hoàn thiện hồ sơ, hạn chế sai sót và tránh mất thời gian bổ sung giấy tờ trong quá trình giải quyết thủ tục.
- Sử dụng đúng mẫu tờ khai: Kiểm tra mẫu tờ khai ghi chú kết hôn đang được áp dụng, kê khai đầy đủ và chính xác thông tin của hai bên.
- Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ: Đối chiếu thành phần hồ sơ theo quy định, đặc biệt là giấy tờ chứng nhận kết hôn do cơ quan nước ngoài cấp và giấy tờ tùy thân khi thuộc trường hợp phải nộp.
- Kiểm tra yêu cầu dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự: Tùy quốc gia cấp giấy tờ và điều ước quốc tế có liên quan, giấy tờ nước ngoài có thể cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định.
- Đảm bảo thông tin thống nhất: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch và các thông tin liên quan cần thống nhất giữa tờ khai, giấy tờ tùy thân và giấy chứng nhận kết hôn.
- Kiểm tra điều kiện ghi chú kết hôn: Không phải mọi trường hợp kết hôn ở nước ngoài đều đương nhiên được ghi chú tại Việt Nam. Người yêu cầu cần đối chiếu điều kiện và các trường hợp bị từ chối theo quy định hiện hành.
- Nộp hồ sơ đúng cơ quan có thẩm quyền: Tìm hiểu trước nơi tiếp nhận hồ sơ phù hợp với trường hợp của mình để tránh đi lại nhiều lần hoặc nộp sai cơ quan.
Việc kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp giúp hạn chế sai sót và giảm nguy cơ phải bổ sung giấy tờ. Nếu có vướng mắc về giấy tờ nước ngoài hoặc điều kiện ghi chú kết hôn, bạn nên liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn cụ thể.
6. Các câu hỏi thường gặp
6.1 Những trường hợp nào bị từ chối ghi chú kết hôn?
Theo quy định pháp luật về hộ tịch, việc ghi chú kết hôn có thể bị từ chối nếu thuộc trường hợp không đáp ứng điều kiện ghi nhận theo quy định. Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Việc kết hôn vi phạm điều kiện kết hôn theo pháp luật Việt Nam.
- Tại thời điểm yêu cầu ghi chú, việc kết hôn thuộc trường hợp bị cấm hoặc vi phạm nguyên tắc hôn nhân một vợ, một chồng.
- Việc kết hôn được thực hiện giữa những người có quan hệ gia đình thuộc trường hợp pháp luật cấm kết hôn.
- Hồ sơ không đầy đủ hoặc thông tin, giấy tờ cung cấp không hợp lệ, cần được bổ sung hoặc xác minh.
Cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ hồ sơ và quy định hiện hành để xem xét từng trường hợp cụ thể.
6.2. Kết hôn ở nước ngoài có cần ghi chú tại Việt Nam không?
Có. Nếu đã đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, công dân Việt Nam có thể thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn để cập nhật thông tin vào Sổ hộ tịch Việt Nam khi đáp ứng điều kiện theo quy định.
6.3. Ghi chú kết hôn có đổi ngày kết hôn không?
Không. Ghi chú kết hôn không làm thay đổi ngày kết hôn được ghi nhận trên giấy tờ kết hôn hợp lệ do cơ quan nước ngoài cấp. Ngày ghi chú tại Việt Nam không phải ngày đăng ký kết hôn mới.
6.4. Ghi chú kết hôn có được cấp giấy kết hôn mới không?
Không. Sau khi hoàn tất thủ tục ghi chú kết hôn, người yêu cầu được cấp trích lục hộ tịch ghi nhận việc kết hôn, không phải giấy chứng nhận kết hôn mới của Việt Nam.
Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã có thêm thông tin hữu ích về mẫu tờ khai ghi chú kết hôn mới nhất, cách điền tờ khai cũng như hồ sơ, trình tự và cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục này. Việc tìm hiểu kỹ các quy định và chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình thực hiện, hạn chế những sai sót không đáng có và tránh mất thời gian bổ sung hồ sơ. Nếu còn vướng mắc trong quá trình chuẩn bị giấy tờ hoặc cần hỗ trợ giải quyết thủ tục ghi chú kết hôn, bạn có thể liên hệ AZVLAW để được tư vấn cụ thể theo từng trường hợp, từ đó lựa chọn phương án thực hiện phù hợp và thuận tiện hơn.
