Trụ Sở 
Mẫu đơn xin gia hạn visa là giấy tờ quan trọng đối với người nước ngoài có nhu cầu tiếp tục lưu trú hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, để hoàn thiện hồ sơ đúng yêu cầu, người đề nghị cần xác định đúng Mẫu NA5, kê khai thông tin chính xác và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan. Vậy tải mẫu đơn xin gia hạn visa Việt Nam cách điền như thế nào và cần lưu ý gì khi nộp hồ sơ? Trong bài viết dưới đây, AZVLAW sẽ hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu NA5, tổng hợp giấy tờ cần thiết và giải đáp những vướng mắc thường gặp, giúp bạn chủ động hơn trong quá trình thực hiện thủ tục gia hạn visa cho người nước ngoài.
1. Mẫu đơn xin gia hạn visa Việt Nam cho người nước ngoài
Mẫu NA5 là Tờ khai đề nghị cấp thị thực, gia hạn tạm trú, ban hành kèm Thông tư số 22/2023/TT-BCA ngày 30/6/2023. Đây là mẫu bắt buộc khi người nước ngoài đang tạm trú tại Việt Nam muốn gia hạn visa hoặc gia hạn thời gian tạm trú. Khi chuẩn bị hồ sơ, người đề nghị cần xác định đúng thủ tục áp dụng, mục đích lưu trú và thông tin của cá nhân hoặc tổ chức bảo lãnh (nếu có).
Mẫu đơn cần được kê khai đầy đủ, chính xác theo hộ chiếu và giấy tờ liên quan. Việc sử dụng Mẫu NA5 không đồng nghĩa với việc visa chắc chắn được gia hạn; kết quả phụ thuộc vào điều kiện và hồ sơ của từng trường hợp.
2. Hướng dẫn cách điền mẫu NA5 xin gia hạn visa Việt Nam
Mẫu song ngữ Việt – Anh, nên chỉ cần điền một lần bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Nội dung hướng dẫn điền từng mục của mẫu NA5 cụ thể bên dưới.
2.1 Những lưu ý trước khi điền mẫu NA5
- Mỗi người khai một bản. Trẻ em đi cùng hộ chiếu của cha mẹ vẫn nên khai riêng nếu có hộ chiếu riêng.
- Nộp kèm hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế. Nếu thuộc trường hợp cấp thị thực rời, nộp thêm 01 ảnh mới chụp, nhìn thẳng, không đội mũ, không đeo kính, nền trắng.
- Điền bằng bút mực xanh hoặc đen, chữ in rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu điền trên máy tính, hãy in ra và ký tay.
- Thông tin phải khớp tuyệt đối với hộ chiếu và thông tin nhập cảnh (tên, ngày sinh, số hộ chiếu, ngày nhập cảnh, thời hạn tạm trú). Sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại.
2.2 Phần I: Người đề nghị (The applicant)
Đây là phần thông tin cá nhân của người xin gia hạn. Toàn bộ nội dung lấy từ hộ chiếu và dấu nhập cảnh gần nhất.
Mục 1: Họ tên (chữ in hoa)
Ghi đầy đủ họ và tên theo đúng thứ tự trong hộ chiếu, viết in hoa, không dấu nếu hộ chiếu không có dấu.
Ví dụ: JOHN MICHAEL SMITH
Lưu ý: Không viết tắt tên đệm, không đổi thứ tự họ và tên so với hộ chiếu.
Mục 2: Giới tính (Sex)
Đánh dấu (x hoặc ✓) vào một ô: Nam (Male) hoặc Nữ (Female), theo giới tính ghi trong hộ chiếu.
Ví dụ: Nam ☒ Nữ ☐
Mục 3: Sinh ngày (Date of birth)
Ghi theo thứ tự ngày, tháng, năm, đủ 4 chữ số cho năm.
Ví dụ: Sinh ngày 15 tháng 08 năm 1985
Mục 4 và 5: Quốc tịch gốc và quốc tịch hiện nay
- Quốc tịch gốc (Nationality at birth): quốc tịch khi sinh ra.
- Quốc tịch hiện nay (Current nationality): quốc tịch đang mang trên hộ chiếu dùng để nhập cảnh Việt Nam.
Nếu chưa từng đổi quốc tịch, hai mục này giống nhau.
Ví dụ (không đổi quốc tịch): Quốc tịch gốc: Mỹ (American); Quốc tịch hiện nay: Mỹ (American)
Ví dụ (đã nhập quốc tịch khác): Quốc tịch gốc: Trung Quốc; Quốc tịch hiện nay: Canada
Mục 6: Nghề nghiệp/chức vụ (Occupation/position)
Ghi nghề nghiệp thực tế và chức vụ nếu có. Nội dung nên nhất quán với mục đích gia hạn và hồ sơ đi kèm (giấy phép lao động, hợp đồng, thư mời…).
Ví dụ:
- Làm việc: Giám đốc điều hành (General Manager)
- Giáo viên: Giáo viên tiếng Anh (English Teacher)
- Du lịch: Kỹ sư phần mềm (Software Engineer)
- Không đi làm: Nghỉ hưu (Retired) hoặc Sinh viên (Student)
Mục 7: Hộ chiếu/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế
Mục này gồm 4 thông tin cần điền chính xác từ trang nhân thân của hộ chiếu:
- Số hộ chiếu (Passport number): ghi đúng cả chữ và số.
- Loại (Type): theo ghi chú (2) của mẫu, ghi rõ hộ chiếu phổ thông (Ordinary), công vụ (Official), ngoại giao (Diplomatic) hoặc tên loại giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế.
- Cơ quan cấp (Issuing authority): ghi đúng như trên hộ chiếu.
- Có giá trị đến ngày (Expiry date): ngày hết hạn hộ chiếu.
Ví dụ:
- Số: A12345678, loại: Phổ thông (Ordinary)
- Cơ quan cấp: United States Department of State
- Có giá trị đến ngày: 20/03/2029
Lưu ý quan trọng: Hộ chiếu cần còn hạn tối thiểu 6 tháng tính từ thời điểm nộp hồ sơ. Nếu hộ chiếu sắp hết hạn, nên làm thủ tục gia hạn hộ chiếu tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của nước mình trước.
Mục 8: Nhập cảnh Việt Nam
Thông tin lấy từ dấu nhập cảnh gần nhất trong hộ chiếu (hoặc chứng nhận tạm trú).
- Nhập cảnh Việt Nam ngày: ngày nhập cảnh gần nhất.
- Qua cửa khẩu: tên cửa khẩu đã nhập cảnh.
- Mục đích nhập cảnh: lý do nhập cảnh, tương ứng với loại visa đang có (du lịch, làm việc, thăm thân, đầu tư…).
Ví dụ:
- Nhập cảnh ngày: 10/09/2026
- Qua cửa khẩu: Sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất
- Mục đích nhập cảnh: Làm việc (Working)
Lưu ý: Nếu bạn đã xuất nhập cảnh nhiều lần, chỉ ghi lần nhập cảnh gần nhất (the latest entry).
Mục 9: Thời hạn và địa chỉ tạm trú
- Được phép tạm trú đến ngày: ngày hết hạn tạm trú hiện tại, xem trên con dấu nhập cảnh hoặc visa. Đây là mốc quan trọng, vì hồ sơ gia hạn phải nộp trước ngày này.
- Địa chỉ tạm trú tại Việt Nam: địa chỉ nơi bạn đang ở, cần trùng với địa chỉ đã khai báo tạm trú với công an phường/xã.
- Điện thoại liên hệ/Email: thông tin liên lạc đang sử dụng để cơ quan xuất nhập cảnh liên hệ khi cần.
Ví dụ:
- Được phép tạm trú đến ngày: 10/12/2026
- Địa chỉ tạm trú: Căn hộ 12A05, Tòa nhà Sunrise, 123 Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Hưng, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh
- Điện thoại/Email: +84 912 345 678 / john.smith@email.com
2.3 Phần II: Cơ quan/tổ chức hoặc thân nhân ở Việt Nam mời, bảo lãnh
Phần này khai thông tin của bên bảo lãnh. Chỉ điền một trong hai mục 1 hoặc 2 tùy bên bảo lãnh là cơ quan, tổ chức hay cá nhân (thân nhân). Mục còn lại để trống hoặc gạch chéo.
Trường hợp A: Cơ quan, tổ chức bảo lãnh (Mục 1)
Thường gặp với người nước ngoài làm việc, đầu tư hoặc học tập tại Việt Nam.
- Tên cơ quan, tổ chức: ghi đúng tên đăng ký kinh doanh.
- Địa chỉ: địa chỉ trụ sở theo giấy đăng ký doanh nghiệp.
- Điện thoại liên hệ/Email: thông tin của người đầu mối trong công ty.
Ví dụ:
- Tên cơ quan, tổ chức: CÔNG TY TNHH ABC VIỆT NAM
- Địa chỉ: Tầng 10, Tòa nhà XYZ, 45 Lê Lợi, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
- Điện thoại/Email: 028 3822 xxxx / hr@abc.com.vn
Lưu ý: Theo ghi chú (4), trường hợp cơ quan, tổ chức bảo lãnh thì thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu ở ô “Xác nhận” cuối tờ khai.
Trường hợp B: Thân nhân bảo lãnh (Mục 2)
Thường gặp khi người nước ngoài được vợ/chồng, cha mẹ, con là công dân Việt Nam hoặc người đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam bảo lãnh.
- Họ tên thân nhân bảo lãnh: viết in hoa, theo giấy tờ tùy thân.
- Sinh ngày: ngày, tháng, năm sinh.
- Số CCCD/CMND/hộ chiếu/thẻ thường trú/thẻ tạm trú: ghi số của giấy tờ tùy thân.
- Cấp ngày, cơ quan cấp: theo giấy tờ đó.
- Quan hệ với người đề nghị: ghi rõ quan hệ (vợ, chồng, cha, mẹ, con…). Theo ghi chú (3), phải kèm giấy tờ chứng minh quan hệ như giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy khai sinh.
- Địa chỉ thường trú/tạm trú tại Việt Nam: nơi người bảo lãnh đang cư trú.
- Điện thoại liên hệ/Email.
Ví dụ:
- Họ tên: NGUYỄN THỊ LAN
- Sinh ngày: 20/05/1990
- Số CCCD: 079190001234
- Cấp ngày: 15/04/2021; cơ quan cấp: Cục Cảnh sát QLHC về TTXH
- Quan hệ với người đề nghị: Vợ (Wife)
- Địa chỉ: 56 Trần Hưng Đạo, Phường 10, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh
- Điện thoại/Email: 0903 456 789 / lan.nguyen@email.com
2.4 Phần III: Nội dung đề nghị (Requests)
Đây là phần quan trọng nhất, thể hiện chính xác điều bạn muốn xin cơ quan xuất nhập cảnh.
Mục 1: Cấp thị thực (To issue a visa)
Chỉ khai mục này khi đề nghị cấp visa mới hoặc cấp thị thực rời. Nếu bạn chỉ muốn gia hạn tạm trú, hãy bỏ trống hoặc gạch mục này và chuyển sang mục 2.
- Chọn một lần (Single) hoặc nhiều lần (Multiple).
- Ghi thời hạn visa mong muốn ở ô “có giá trị đến ngày”.
Ví dụ (xin cấp visa mới): Một lần ☐, nhiều lần ☒, có giá trị đến ngày 10/09/2027
Mục 2: Gia hạn tạm trú đến ngày (To extend the duration of temporary stay)
Ghi ngày bạn muốn được ở lại đến khi hết hạn gia hạn. Ngày này phải nằm trong thời hạn tối đa mà loại visa/giấy tờ của bạn cho phép.
Ví dụ: Gia hạn tạm trú đến ngày: 10/03/2027
Lưu ý: Không nên xin thời hạn dài hơn loại visa cho phép, vì cơ quan xuất nhập cảnh sẽ chỉ xét theo quy định. Nếu không chắc, hãy hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận hoặc đơn vị tư vấn.
Mục 3: Lý do (Reason)
Nêu ngắn gọn, trung thực và phù hợp với giấy tờ chứng minh đi kèm. Đây là mục dễ bị khai chung chung, hãy viết cụ thể.
Ví dụ theo từng trường hợp:
- Làm việc: Tiếp tục làm việc tại Công ty TNHH ABC Việt Nam theo hợp đồng lao động hoặc Chờ cấp giấy phép lao động
- Đầu tư: Tiếp tục điều hành hoạt động đầu tư tại Việt Nam
- Thăm thân: Thăm vợ và con tại Việt Nam
- Du lịch: Du lịch, tham quan (kèm kế hoạch nếu cần)
- Học tập: Tiếp tục theo học chương trình tiếng Việt tại Trường ABC
2.5 Phần IV: Những điều cần trình bày thêm (Additional statements)
Đây là mục tự nguyện, dùng để giải trình thêm về hoàn cảnh đặc biệt. Nếu không có gì cần bổ sung, gạch chéo hoặc ghi “Không”.
Ví dụ nên bổ sung:
- Tôi đang chờ hoàn tất thủ tục cấp giấy phép lao động nên đề nghị gia hạn tạm trú để tiếp tục làm việc.
- Tôi đi cùng con nhỏ, đề nghị gia hạn đồng thời cho con tại tờ khai riêng.
2.6 Phần cuối tờ khai: Địa điểm, ngày tháng và chữ ký
- Làm tại… ngày… tháng… năm…: ghi nơi và ngày hoàn thành tờ khai.
- Người đề nghị (ký, ghi rõ họ tên): người xin gia hạn ký tên, ghi đầy đủ họ tên. Chữ ký nên giống chữ ký trong hộ chiếu.
- Người bảo lãnh (ký, ghi rõ họ tên): áp dụng khi bảo lãnh là thân nhân (cá nhân) ký.
- Xác nhận (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu): áp dụng khi bảo lãnh là cơ quan, tổ chức. Thủ trưởng đơn vị ký, ghi rõ chức vụ và đóng dấu.
Ví dụ: Làm tại TP. Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng 12 năm 2026
3. Giá trị pháp lý của mẫu đơn NA5
Mẫu đơn NA5 đề nghị gia hạn visa Việt Nam cần được kê khai đầy đủ, chính xác và có xác nhận theo yêu cầu của từng trường hợp. Khi hoàn thiện tờ khai, cần lưu ý 3 nội dung sau:
- Xác nhận của người đề nghị: Người nước ngoài ký tên và ghi rõ họ tên, cam kết thông tin đã kê khai là chính xác.
- Xác nhận của người bảo lãnh: Người bảo lãnh ký tên, ghi rõ họ tên theo yêu cầu của thủ tục.
- Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền: Tùy trường hợp, cần có xác nhận của cơ quan, tổ chức bảo lãnh hoặc cơ quan công an cấp xã theo quy định áp dụng.
Thiếu chữ ký hoặc xác nhận bắt buộc có thể khiến hồ sơ không hợp lệ, bị yêu cầu bổ sung hoặc ảnh hưởng đến quá trình giải quyết. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ các mục xác nhận trước khi nộp Mẫu NA5.
4. Hồ sơ đi kèm mẫu đơn xin gia hạn visa Việt Nam
Để đề nghị gia hạn visa cho người nước ngoài tại Việt Nam, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị Mẫu NA5 cùng các giấy tờ liên quan theo yêu cầu của từng trường hợp. Đối với người nước ngoài được doanh nghiệp bảo lãnh, hồ sơ có thể bao gồm:
- Hộ chiếu bản gốc: Kiểm tra thời hạn hộ chiếu và bảo đảm giấy tờ còn giá trị sử dụng theo quy định.
- Ảnh thẻ: Chuẩn bị ảnh đúng kích thước, phông nền và tiêu chuẩn theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.
- Visa hiện tại: Cung cấp visa đang sử dụng để đối chiếu thông tin nhập cảnh và thời hạn lưu trú.
- Giấy tờ của doanh nghiệp bảo lãnh: Chuẩn bị văn bản bảo lãnh và các tài liệu liên quan theo yêu cầu của thủ tục.
- Giấy tờ chứng minh mục đích lưu trú: Tùy trường hợp, có thể cần giấy phép lao động, giấy xác nhận thuộc diện miễn giấy phép lao động hoặc giấy tờ liên quan đến hoạt động đầu tư.
Lưu ý, thành phần hồ sơ không hoàn toàn giống nhau đối với mọi người nước ngoài. Vì vậy, cần xác định đúng diện visa, mục đích lưu trú và hình thức bảo lãnh trước khi chuẩn bị giấy tờ.
5. Dịch vụ gia hạn visa Việt Nam tại AZVLAW
Người nước ngoài đang lưu trú tại Việt Nam cần kiểm tra thời hạn visa để chủ động thực hiện thủ tục gia hạn khi có nhu cầu tiếp tục ở lại. Việc chuẩn bị đúng biểu mẫu, kê khai thông tin chính xác và hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu là những bước quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục.
AZVLAW cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ gia hạn visa Việt Nam cho người nước ngoài, giúp khách hàng kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn điền Mẫu NA5 và chuẩn bị các giấy tờ liên quan theo từng trường hợp. Tùy thuộc vào loại visa, mục đích lưu trú và điều kiện áp dụng, AZVLAW sẽ tư vấn phương án xử lý phù hợp, hỗ trợ hạn chế sai sót khi nộp hồ sơ.
Nếu chưa rõ cách điền mẫu đơn xin gia hạn visa hoặc cần xác định giấy tờ cần chuẩn bị, khách hàng có thể liên hệ AZVLAW để được hướng dẫn cụ thể, giúp quá trình hoàn thiện hồ sơ thuận lợi hơn.
6. Các câu hỏi thường gặp
6.1 Làm sao nộp Mẫu NA5 khi công ty đổi dấu hoặc người đại diện?
Khi doanh nghiệp thay đổi con dấu hoặc người đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra thông tin đăng ký của doanh nghiệp và hồ sơ bảo lãnh trước khi nộp Mẫu NA5. Người ký tờ khai phải đúng thẩm quyền; đồng thời, doanh nghiệp cần bổ sung giấy tờ chứng minh thông tin thay đổi nếu thủ tục yêu cầu. Để tránh hồ sơ bị trả lại, nên đối chiếu hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trước khi nộp.
6.2 Đổi công ty bảo lãnh, có dùng Mẫu NA5 để gia hạn visa được không?
Khi người nước ngoài chuyển sang làm việc tại doanh nghiệp mới, công ty bảo lãnh và mục đích lưu trú có thể thay đổi. Do đó, không nên mặc nhiên sử dụng hồ sơ bảo lãnh cũ để gia hạn visa. Doanh nghiệp mới cần kiểm tra điều kiện bảo lãnh, tình trạng visa hiện tại và giấy tờ liên quan để xác định thủ tục phù hợp. Việc sử dụng Mẫu NA5 và các giấy tờ kèm theo phụ thuộc vào trường hợp cụ thể.
6.3 Lỗi chữ ký số hoặc tải Mẫu NA5 trên Cổng dịch vụ công, xử lý thế nào?
Nếu gặp lỗi chữ ký số hoặc không thể tải Mẫu NA5 lên Cổng dịch vụ công, doanh nghiệp nên kiểm tra chứng thư số, thời hạn chữ ký số, trình điều khiển và định dạng, dung lượng tệp tải lên. Có thể thử đăng nhập lại, sử dụng trình duyệt tương thích hoặc chuyển tệp sang định dạng được hệ thống chấp nhận. Nếu lỗi vẫn tiếp diễn, hãy lưu lại thông báo lỗi và liên hệ bộ phận hỗ trợ của Cổng dịch vụ công hoặc cơ quan tiếp nhận để được hướng dẫn. Không nên nộp hồ sơ qua kênh khác khi chưa xác nhận kênh đó được chấp nhận.
Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ hơn về mẫu đơn xin gia hạn visa Việt Nam NA5, cách điền thông tin, các giấy tờ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và kê khai chính xác ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục. Nếu còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ gia hạn visa cho người nước ngoài, AZVLAW sẵn sàng tư vấn và hướng dẫn cụ thể theo từng trường hợp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và thực hiện thủ tục thuận lợi hơn.
