Trụ Sở 
Khai báo nhập cảnh cho người nước ngoài tại Việt Nam hiện nay được thực hiện hoàn toàn trực tuyến thông qua Vietnam Digital Arrival Card thay thế hoàn toàn tờ khai nhập cảnh bằng giấy vốn được dùng nhiều năm trước đó. Quy định này áp dụng chính thức từ năm 2023 và tiếp tục có hiệu lực trong năm 2026, ảnh hưởng đến hầu hết người nước ngoài nhập cảnh qua cửa khẩu hàng không quốc tế Việt Nam. Bài viết cung cấp đầy đủ thông tin về khái niệm VDAC, đối tượng áp dụng, hướng dẫn khai báo từng bước, các lỗi phổ biến cần tránh và giải đáp các câu hỏi thường gặp.
1. Vietnam Digital Arrival Card là gì?
Vietnam Digital Arrival Card (VDAC) là tờ khai nhập cảnh điện tử do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh — Bộ Công an triển khai, nhằm số hóa toàn bộ quy trình thu thập thông tin hành khách quốc tế nhập cảnh vào Việt Nam, áp dụng bắt buộc cho người nước ngoài nhập cảnh qua các cửa khẩu hàng không quốc tế.
So với tờ khai nhập cảnh bằng giấy trước đây (mẫu NA1, NA2), VDAC có ba điểm khác biệt cốt lõi:
- Về hình thức: Khai báo hoàn toàn trực tuyến qua website hoặc ứng dụng di động chính thức, không cần điền tay trên máy bay hay tại sân bay.
- Về thời điểm: Khai báo được thực hiện trước khi lên máy bay (tốt nhất từ 24 giờ đến 3 ngày trước chuyến đi), thay vì điền tại cửa khẩu như quy trình cũ.
- Về xác nhận: Sau khi hoàn tất, hệ thống cấp mã QR xác nhận, người khai xuất trình mã này tại quầy kiểm soát nhập cảnh, thay vì nộp tờ giấy có con dấu như trước đây.
Điểm quan trọng cần lưu ý: VDAC không phải visa và không thay thế thị thực. Đây là thủ tục khai báo thông tin hành khách người nước ngoài vẫn cần có thị thực hợp lệ riêng (e-Visa, visa on arrival, hoặc thuộc diện miễn thị thực) song song với việc hoàn tất VDAC. Khai báo VDAC đầy đủ và đúng hạn là điều kiện bổ sung, không thay thế các yêu cầu về thị thực theo quy định của Luật số 47/2014/QH13 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 51/2019/QH14).
Cổng khai báo chính thức do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh vận hành tại địa chỉ immigration.gov.vn, đây là kênh duy nhất được Bộ Công an công nhận. Người dùng cần kiểm tra kỹ địa chỉ website trước khi nhập thông tin cá nhân, đặc biệt trong bối cảnh nhiều trang giả mạo giao diện tương tự để thu phí dịch vụ không cần thiết.
Tiếp theo, cần xác định đúng đối tượng nào có nghĩa vụ khai báo VDAC trước khi tiến hành các bước điền thông tin.
2. Đối tượng cần khai báo Vietnam Digital Arrival Card
Không phải tất cả người nhập cảnh đều có nghĩa vụ khai báo VDAC theo cùng một quy định. Phạm vi áp dụng chủ yếu tập trung tại các cửa khẩu hàng không quốc tế, nhưng có một số ngoại lệ và trường hợp đặc biệt người dùng cần nắm rõ trước chuyến đi.
Nhóm 1: Đối tượng BẮT BUỘC khai báo VDAC:
- Người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam qua cửa khẩu hàng không quốc tế.
- Người có thị thực điện tử (e-Visa), visa on arrival, hoặc thuộc diện miễn thị thực đơn phương/song phương theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Người nước ngoài đang tạm trú tại Việt Nam mỗi lần thực hiện nhập cảnh mới sau khi đã xuất cảnh.
- Người nước ngoài nhập cảnh vì mục đích công tác, đầu tư, du lịch, thăm thân hoặc bất kỳ mục đích hợp pháp nào khác qua đường hàng không quốc tế.
Nhóm 2: Đối tượng có thể được MIỄN hoặc xử lý theo quy trình KHÁC:
- Người nhập cảnh qua cửa khẩu đường bộ hoặc đường biển theo quy định hiện hành, một số cửa khẩu không thuộc phạm vi bắt buộc VDAC; người nhập cảnh cần xác nhận trực tiếp với cơ quan quản lý tại từng cửa khẩu cụ thể.
- Thành viên đoàn ngoại giao và người mang hộ chiếu ngoại giao/công vụ có thể được áp dụng quy trình riêng; cần xác nhận với cơ quan đại diện ngoại giao và Bộ Ngoại giao Việt Nam trước chuyến đi.
- Trẻ em đi chung hộ chiếu cha/mẹ có thể có quy định áp dụng riêng theo hướng dẫn hiện hành của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
Lưu ý: Người nước ngoài đã có thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú tại Việt Nam nên xác nhận lại nghĩa vụ khai báo VDAC cho từng lần nhập cảnh trực tiếp với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, vì quy định có thể khác nhau theo từng trường hợp cụ thể và không nên áp dụng chung theo thói quen từ lần trước.
3. Hướng dẫn khai báo nhập cảnh cho người nước ngoài qua Vietnam Digital Arrival Card
Trước khi bắt đầu, cần nắm hai điểm then chốt: khai báo tốt nhất được thực hiện ít nhất 24 giờ trước giờ bay lý tưởng là từ 1 đến 3 ngày trước chuyến đi để có đủ thời gian xử lý và chỉnh sửa nếu cần. Ngoài ra, hãy chuẩn bị sẵn hộ chiếu, thông tin thị thực, lịch trình chuyến bay và địa chỉ lưu trú đầu tiên tại Việt Nam trước khi ngồi vào điền, tờ khai yêu cầu toàn bộ thông tin này và không thể để trống bất kỳ trường bắt buộc nào.
Bước 1: Truy cập cổng khai báo chính thức
Có hai kênh truy cập chính thức được Bộ Công an công nhận:
- Website: Truy cập địa chỉ immigration.gov.vn cổng thông tin do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh vận hành trực tiếp. Giao diện hỗ trợ song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh, chọn ngôn ngữ phù hợp ngay từ đầu để tránh nhầm lẫn trong quá trình điền.
- Ứng dụng di động: Ứng dụng VDAC chính thức có thể tải từ App Store (iOS) hoặc Google Play (Android), kiểm tra kỹ nhà xuất bản ứng dụng phải là Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc đơn vị được Bộ Công an ủy quyền trước khi cài đặt.
Cảnh báo quan trọng: Nhiều website bên thứ ba thiết kế giao diện giống trang khai báo VDAC chính thức, nhưng thu phí dịch vụ không cần thiết trong khi việc khai báo VDAC trên cổng chính thức hoàn toàn miễn phí. Chỉ thực hiện khai báo tại đúng địa chỉ của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Nếu một trang yêu cầu thanh toán cho việc điền tờ khai cơ bản, đó là dấu hiệu rõ ràng của dịch vụ trung gian không chính thức.
Bước 2: Chuẩn bị thông tin cần thiết
Chuẩn bị sẵn toàn bộ các thông tin sau trước khi bắt đầu điền để không bị gián đoạn giữa chừng:
- Hộ chiếu: Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn, nơi cấp, họ và tên đầy đủ theo đúng phần thông tin cá nhân trên hộ chiếu (bao gồm tên đệm nếu có).
- Thị thực / e-Visa: Số visa, loại visa (e-Visa / visa on arrival / miễn thị thực), ngày hiệu lực và ngày hết hạn.
- Thông tin chuyến bay: Số hiệu chuyến bay, ngày và giờ khởi hành, sân bay khởi hành và sân bay đến tại Việt Nam.
- Địa chỉ lưu trú đầu tiên tại Việt Nam: Tên cơ sở lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ, địa chỉ người thân) kèm địa chỉ đầy đủ gồm số nhà, tên đường, phường/quận, tỉnh/thành phố.
- Thông tin liên lạc tại Việt Nam: Số điện thoại hoặc địa chỉ email có thể liên lạc trong thời gian lưu trú.
- Mục đích nhập cảnh: Du lịch / công tác / thăm thân / đầu tư / hội nghị / lao động — xác định rõ trước khi chọn từ danh sách.
Lưu ý thực tế: Trường địa chỉ lưu trú đầu tiên là một trong những trường bị bỏ trống hoặc điền thiếu nhiều nhất, và cũng là nguyên nhân hàng đầu khiến tờ khai bị xử lý chậm hoặc từ chối. Nếu chưa đặt khách sạn, hãy có ít nhất tên và địa chỉ đầy đủ của cơ sở lưu trú dự kiến trước khi bắt đầu điền.
Bước 3: Điền thông tin vào mẫu khai báo
Biểu mẫu VDAC được chia thành ba nhóm thông tin chính. Hiểu rõ từng nhóm và lỗi thường gặp tại mỗi trường giúp điền đúng ngay từ đầu, tránh mất thêm thời gian chỉnh sửa.
Nhóm A: Thông tin cá nhân:
- Họ và tên: Nhập đúng theo tên Latin trên hộ chiếu, bao gồm tên đệm nếu hộ chiếu có ghi. Lỗi thường gặp: Viết tên có dấu tiếng Việt, viết tắt tên đệm, hoặc đảo vị trí họ và tên hộ chiếu không có dấu và không viết tắt, tờ khai phải khớp hoàn toàn. Nên copy-paste từ ảnh scan hộ chiếu nếu có thể.
- Ngày tháng năm sinh: Nhập đúng định dạng hệ thống yêu cầu (thường DD/MM/YYYY hoặc YYYY-MM-DD), đọc kỹ ghi chú định dạng trước khi nhập để tránh nhập nhầm ngày và tháng.
- Quốc tịch / Quốc gia cấp hộ chiếu: Chọn từ danh sách thả xuống, phân biệt rõ “quốc tịch” và “quốc gia thường trú” nếu biểu mẫu hỏi cả hai trường.
- Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn, nơi cấp: Sao chép chính xác từ trang thông tin cá nhân trong hộ chiếu, không nhập bằng trí nhớ để tránh nhầm chữ số hoặc ký tự.
- Giới tính: Chọn đúng theo ghi nhận trong hộ chiếu.
Nhóm B: Thông tin nhập cảnh:
- Loại thị thực: Chọn đúng loại visa đang có (e-Visa, visa on arrival, hoặc miễn thị thực). Lỗi thường gặp: Chọn “visa on arrival” trong khi thực tế đã có e-Visa (hoặc ngược lại) — sai thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến bước xác minh tại cửa khẩu.
- Số thị thực: Nhập số e-Visa nếu đã có; để trống đúng trường nếu thuộc diện miễn thị thực hoặc đang xin visa on arrival.
- Cửa khẩu nhập cảnh dự kiến: Chọn đúng sân bay quốc tế sẽ hạ cánh (Nội Bài — Hà Nội, Tân Sơn Nhất TP.HCM, Đà Nẵng, v.v.).
- Ngày nhập cảnh dự kiến và thông tin chuyến bay: Nhập số hiệu chuyến bay và ngày bay chính xác theo vé.
Nhóm C: Thông tin lưu trú và mục đích:
- Địa chỉ lưu trú đầu tiên: Điền đầy đủ tên cơ sở lưu trú + số nhà + tên đường + phường/quận + tỉnh/thành phố. Lỗi thường gặp: Chỉ ghi tên thành phố (“Hà Nội”, “TP.HCM”) hoặc chỉ ghi tên khách sạn mà thiếu địa chỉ đường phố, hệ thống thường không chấp nhận thông tin không đủ.
- Mục đích nhập cảnh: Chọn từ danh sách thả xuống đúng mục đích thực tế. Không chọn “du lịch” nếu thực tế đến làm việc hoặc công tác, vì thông tin không khớp có thể phát sinh vấn đề tại cửa khẩu.
- Số điện thoại / email liên hệ tại Việt Nam: Có thể dùng số điện thoại của người thân hoặc đơn vị tiếp đón nếu người nhập cảnh chưa có SIM Việt Nam.
Bước 4: Xác nhận và lưu mã QR
Sau khi gửi biểu mẫu, hệ thống xử lý và cấp mã xác nhận/mã QR, thường diễn ra ngay lập tức hoặc trong vài giờ. Ngay khi nhận mã, thực hiện các bước sau:
- Lưu mã QR offline: Chụp ảnh màn hình mã QR và lưu vào bộ nhớ điện thoại ngay lập tức tránh phụ thuộc vào kết nối internet tại sân bay, nơi tín hiệu có thể kém hoặc dữ liệu quốc tế phát sinh chi phí cao.
- Chuẩn bị in ra giấy (tùy chọn): Một số cửa khẩu vẫn ưu tiên bản in, nên có sẵn bản giấy nếu điều kiện in ấn cho phép.
- Xuất trình tại quầy kiểm soát nhập cảnh: Cán bộ kiểm soát sẽ quét mã QR để xác minh thông tin khai báo song song với kiểm tra hộ chiếu và thị thực.
Lưu ý: Mã QR VDAC chỉ có hiệu lực cho một lần nhập cảnh duy nhất. Mỗi khi xuất cảnh và quay lại nhập cảnh Việt Nam, người nước ngoài phải tạo tờ khai VDAC mới, mã từ lần trước không còn giá trị sử dụng.
Bảng khuyến nghị thời điểm khai báo:
| Thời điểm khai báo | Đánh giá |
| Trước 3 ngày nhập cảnh | Lý tưởng, đủ thời gian hệ thống xử lý và chỉnh sửa nếu có sai sót |
| 24 giờ trước chuyến bay | Chấp nhận được, cần kiểm tra xác nhận ngay sau khi gửi |
| Dưới 3 giờ trước chuyến bay | Có rủi ro cao nếu hệ thống chậm hoặc cần chỉnh sửa thông tin |
4. Quy định khai báo nhập cảnh trực tuyến Việt Nam có hiệu lực từ khi nào?
Vietnam Digital Arrival Card được Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Công an triển khai thí điểm từ tháng 8 năm 2023 tại các cửa khẩu hàng không quốc tế lớn gồm Tân Sơn Nhất (TP.HCM) và Nội Bài (Hà Nội), trước khi mở rộng áp dụng ra các cảng hàng không quốc tế còn lại trên toàn quốc.
Cơ sở pháp lý nền tảng là Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam số 47/2014/QH13 và Luật sửa đổi, bổ sung số 51/2019/QH14 tạo khung pháp lý cho Bộ Công an triển khai các hình thức khai báo thông tin hành khách phù hợp với yêu cầu quản lý xuất nhập cảnh hiện đại. VDAC là sản phẩm thực thi cụ thể trong khuôn khổ pháp lý đó, được triển khai theo quyết định hành chính của Bộ Công an.
Lộ trình triển khai:
- Tháng 8/2023: Triển khai thí điểm chính thức tại sân bay Tân Sơn Nhất và Nội Bài — người nước ngoài nhập cảnh bắt đầu được hướng dẫn sử dụng VDAC thay tờ khai giấy.
- Cuối 2023 – 2024: Mở rộng áp dụng bắt buộc tại các cửa khẩu hàng không quốc tế còn lại; tờ khai giấy dần được loại bỏ tại các sân bay trong phạm vi áp dụng.
- Năm 2025 – 2026: Quy định bắt buộc áp dụng toàn diện tại các cửa khẩu hàng không quốc tế, đây là quy trình chuẩn cho hầu hết người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam bằng đường hàng không.
Đối với năm 2026, chưa có thay đổi cơ bản về phạm vi đối tượng áp dụng so với quy định hiện hành. Tuy nhiên, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh có thể cập nhật hướng dẫn kỹ thuật, mở rộng tích hợp với các hệ thống kiểm soát cửa khẩu khác, hoặc điều chỉnh yêu cầu thông tin theo từng thời điểm.
Lưu ý: Quy định và phạm vi áp dụng của VDAC có thể tiếp tục được cập nhật. Người dùng nên kiểm tra thông tin mới nhất tại trang chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tại immigration.gov.vn trước mỗi chuyến đi, đặc biệt nếu lần nhập cảnh trước đã cách đây hơn 6 tháng.
Xem thêm: Dịch vụ làm công văn nhập cảnh cho người nước ngoài trọn gói, giá tốt
5. Lỗi thường gặp khi khai báo nhập cảnh trực tuyến Việt Nam
Khai báo sai hoặc thiếu thông tin trong VDAC có thể dẫn đến bị giữ lại tại cửa kiểm soát nhập cảnh, phải khai lại từ đầu ngay tại sân bay, hoặc bỏ lỡ chuyến nối tiếp, không nhất thiết là hậu quả pháp lý nghiêm trọng, nhưng đủ để gây chậm trễ đáng kể và bất tiện không cần thiết cho toàn bộ lịch trình. Dưới đây là 7 lỗi phổ biến nhất cần tránh:
(1) Tên không khớp hộ chiếu
Nhập tên có dấu tiếng Việt, viết tắt tên đệm, hoặc đảo vị trí họ/tên → Luôn copy chính xác từ trang thông tin hộ chiếu, không nhập từ trí nhớ
(2) Chọn sai loại thị thực:
Chọn “visa on arrival” trong khi thực tế đang có e-Visa, hoặc ngược lại → Kiểm tra kỹ loại visa đang cầm trước khi chọn từ danh sách
(3) Địa chỉ lưu trú thiếu hoặc không đầy đủ
Chỉ ghi tên thành phố hoặc tên khách sạn, thiếu địa chỉ đường phố → Chuẩn bị sẵn tên cơ sở lưu trú kèm địa chỉ đầy đủ (số nhà, đường, quận/huyện, tỉnh/thành phố)
(4) Khai báo quá gần giờ bay
Hệ thống xử lý chậm hoặc cần chỉnh sửa không kịp trước giờ lên máy bay → Khai trước tối thiểu 24 giờ, lý tưởng là 3 ngày trước ngày nhập cảnh
(5) Không lưu mã xác nhận offline
Mất kết nối tại sân bay, không truy xuất được mã QR để xuất trình → Chụp ảnh màn hình mã QR và lưu vào bộ nhớ điện thoại ngay sau khi nhận mã
(6) Dùng trang web thứ ba có thu phí
Nhầm website dịch vụ trung gian với cổng chính thức, bị thu phí không cần thiết → Chỉ sử dụng đúng cổng chính thức tại immigration.gov.vn khai báo VDAC hoàn toàn miễn phí
(7) Dùng lại mã QR cũ cho lần nhập cảnh tiếp theo
Nhầm tưởng mã QR từ chuyến trước vẫn còn hiệu lực → Mỗi lần nhập cảnh mới phải tạo tờ khai VDAC hoàn toàn mới, mã cũ không có giá trị sử dụng
Thủ tục khai báo nhập cảnh cho người nước ngoài tuy đã được số hóa, nhưng với doanh nghiệp có nhiều nhân sự quốc tế hoặc đối tác nước ngoài thường xuyên ra vào Việt Nam, mỗi sai sót nhỏ trong tờ khai có thể gây chậm trễ đáng kể cho toàn bộ kế hoạch. Khi cần xử lý đồng thời nhiều hồ sơ hoặc khi nhân sự nước ngoài không thể tự thao tác bằng tiếng Việt, rủi ro sai sót nhân lên theo số lượng.
AZVLAW hỗ trợ doanh nghiệp xử lý khai báo nhập cảnh cho người lao động, chuyên gia và đối tác nước ngoài với quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ, đội ngũ đã xử lý hơn 10.000 hồ sơ pháp lý từ năm 2016, với tỷ lệ 95% hoàn thành đúng tiến độ cam kết. Liên hệ ngay HOTLINE: 0902 348 865 để được tư vấn miễn phí và nhận hỗ trợ cho trường hợp cụ thể của doanh nghiệp bạn.
6. Câu hỏi thường gặp về khai báo nhập cảnh cho người nước ngoài
6.1 Khai báo nhập cảnh Vietnam Digital Arrival Card mất bao lâu?
Điền tờ khai VDAC thường mất từ 5 đến 10 phút nếu đã chuẩn bị sẵn đầy đủ thông tin hộ chiếu, thị thực, chuyến bay và địa chỉ lưu trú. Hệ thống thường xử lý và cấp mã xác nhận ngay lập tức hoặc trong vài giờ. Để có đủ thời gian xử lý và chỉnh sửa nếu có sai sót, nên hoàn thành tờ khai ít nhất 24 giờ trước giờ bay, lý tưởng là 3 ngày trước ngày nhập cảnh dự kiến.
6.2 Vietnam Digital Arrival Card có thay thế visa không?
Không. VDAC là tờ khai thông tin hành khách phục vụ mục đích quản lý nhập cảnh, không phải visa và không cấp bất kỳ quyền nhập cảnh nào. Người nước ngoài vẫn cần có thị thực hợp lệ riêng, e-Visa do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh cấp, visa on arrival có công văn bảo lãnh hợp lệ, hoặc thuộc diện miễn thị thực theo điều ước quốc tế đồng thời với VDAC. Thiếu một trong hai đều không đủ điều kiện nhập cảnh.
6.3 Điền sai thông tin trong Vietnam Digital Arrival Card thì xử lý thế nào?
Nếu phát hiện sai trước khi nhập cảnh, người dùng có thể tạo tờ khai mới trên cổng chính thức immigration.gov.vn mà không cần liên hệ cơ quan, mã QR mới sẽ được cấp sau khi gửi tờ khai đã điền lại. Nếu phát hiện tại cửa khẩu, cán bộ kiểm soát xuất nhập cảnh sẽ hướng dẫn khai lại tại chỗ, tuy nhiên có thể gây mất thêm thời gian và ảnh hưởng đến lịch trình di chuyển tiếp theo.
6.4 Trẻ em nước ngoài có cần khai báo Vietnam Digital Arrival Card riêng không?
Theo thông lệ áp dụng phổ biến, trẻ em có hộ chiếu riêng cần tờ khai VDAC riêng; trẻ đi chung hộ chiếu cha/mẹ có thể được khai chung trong một tờ khai. Tuy nhiên, quy định cụ thể có thể thay đổi, người dùng nên xác nhận tại cổng thông tin chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc liên hệ hãng hàng không để có thông tin chính xác tại thời điểm bay.
6.5 Người nước ngoài nhập cảnh bằng đường bộ hoặc đường biển có cần khai báo VDAC không?
Theo quy định hiện hành, VDAC được áp dụng bắt buộc chủ yếu tại các cửa khẩu hàng không quốc tế. Đối với cửa khẩu đường bộ và đường biển, quy trình khai báo có thể khác nhau tùy từng cửa khẩu, một số vẫn sử dụng mẫu khai báo truyền thống. Người nhập cảnh qua các cửa khẩu này nên xác nhận trực tiếp với đơn vị vận chuyển hoặc cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại điểm nhập cảnh trước khi khởi hành.
6.6 Doanh nghiệp có thể khai báo nhập cảnh hộ cho nhân sự nước ngoài không?
Có. Người đại diện hoặc bộ phận nhân sự (HR) có thể thay mặt người nước ngoài điền tờ khai VDAC, với điều kiện có đủ thông tin hộ chiếu, loại thị thực, lịch trình chuyến bay và địa chỉ lưu trú tại Việt Nam của người đó. Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự quốc tế ra vào thường xuyên, nhiều đơn vị lựa chọn ủy quyền cho đơn vị pháp lý có kinh nghiệm để giảm thiểu rủi ro sai sót khi xử lý đồng thời số lượng lớn hồ sơ.
