Trụ Sở 
Đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp là thủ tục mà hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam cần hoàn tất để tiếp tục thực hiện các giao dịch hành chính công. Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, tài khoản định danh điện tử trên VNeID dần thay thế các tài khoản dịch vụ công cũ mà doanh nghiệp từng dùng để khai thuế, thay đổi giấy phép kinh doanh hoặc làm việc với cơ quan nhà nước. Bài viết hướng dẫn 2 cách đăng ký mã định danh, cách tra cứu và cách cập nhật thông tin doanh nghiệp trên VNeID.
1. Định danh doanh nghiệp có bắt buộc không?
Có. Theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, kể từ ngày 1/7/2025, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh phải sử dụng tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp để thực hiện thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ và cấp tỉnh. Các tài khoản dịch vụ công mà doanh nghiệp từng đăng ký trước đó không còn được sử dụng kể từ thời điểm này.
Quy định áp dụng cho hầu hết loại hình tổ chức đang hoạt động tại Việt Nam, bao gồm:
- Doanh nghiệp trong nước thuộc mọi loại hình (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…)
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), kể cả trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài, theo phạm vi áp dụng tại Điều 2 Nghị định 69/2024/NĐ-CP
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã
- Hộ kinh doanh, tổ chức có mã số thuế nhưng không thuộc diện đăng ký doanh nghiệp
Trong quá trình hỗ trợ hơn 10.000 hồ sơ pháp lý doanh nghiệp từ năm 2016, với tỷ lệ hoàn thành đúng tiến độ cam kết đạt 95%, AZVLAW nhận thấy nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc không phải vì thiếu hồ sơ, mà vì thông tin kê khai trên VNeID không khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, bước kiểm tra, đối chiếu thông tin trước khi đăng ký là điều doanh nghiệp nên ưu tiên thực hiện.
2. Hướng dẫn 2 cách đăng ký mã định danh cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương thức để đăng ký định danh điện tử: đăng ký trực tuyến qua ứng dụng VNeID, hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử. Phương thức trực tuyến phù hợp với phần lớn doanh nghiệp vì thao tác nhanh, không cần di chuyển. Phương thức trực tiếp thường dành cho trường hợp doanh nghiệp gặp lỗi kỹ thuật khi đăng ký online hoặc thông tin tổ chức chưa có sẵn trong cơ sở dữ liệu quốc gia.
| Tiêu chí | Đăng ký trực tuyến (VNeID) | Đăng ký trực tiếp |
| Nơi thực hiện | Ứng dụng VNeID hoặc Cổng định danh quốc gia | Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử, cơ quan công an nơi thuận tiện |
| Điều kiện | Người đại diện hoặc người được ủy quyền có tài khoản định danh cá nhân mức 2 | Chuẩn bị Phiếu đề nghị mẫu TK02 và giấy tờ pháp lý liên quan |
| Thời gian xử lý | Thường không quá 3 ngày làm việc nếu thông tin đã khớp dữ liệu quốc gia, có thể kéo dài hơn nếu cần xác minh | Tùy thời gian xác minh tại cơ quan tiếp nhận |
| Chi phí | Miễn phí | Miễn phí |
2.1 Hướng dẫn đăng ký mã định danh cho doanh nghiệp trực tuyến trên VNeID
Trước khi thao tác, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Tài khoản định danh điện tử cá nhân mức 2 của người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu tổ chức, hoặc người được ủy quyền hợp lệ
- Thông tin doanh nghiệp khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh)
- Ứng dụng VNeID phiên bản mới nhất trên điện thoại
Các bước thực hiện:
Bước 1: Đăng nhập ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh điện tử cá nhân mức 2, chọn mục “Định danh tổ chức”
Bước 2: Tại màn hình Đổi tài khoản, chọn “Đăng ký định danh tổ chức”
Bước 3: Xác thực bằng passcode hoặc vân tay, khuôn mặt
Bước 4: Chọn loại tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã, hoặc loại hình khác) và chọn người kê khai là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền
Bước 5: Nhập đầy đủ thông tin tổ chức theo các trường bắt buộc trên màn hình
Bước 6: Kiểm tra lại thông tin, xác nhận và nhấn Gửi yêu cầu
Bước 7: Nhập passcode hoặc xác thực sinh trắc học để hoàn tất gửi yêu cầu
Bước 8: Hệ thống thông báo tạo yêu cầu thành công, doanh nghiệp theo dõi kết quả qua mục thông báo trên ứng dụng
Nếu hồ sơ hợp lệ và thông tin khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thường phản hồi trong vài ngày làm việc. Trường hợp cần xác minh thêm, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.
2.2 Hướng dẫn đăng ký mã số định danh điện tử cho doanh nghiệp trực tiếp
Cơ quan tiếp nhận: cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử, hoặc cơ quan quản lý căn cước (công an cấp xã, phường hoặc công an cấp tỉnh) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc nơi thuận tiện.
Hồ sơ cần mang theo:
- Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo mẫu TK02 ban hành kèm Nghị định 69/2024/NĐ-CP
- Giấy tờ tùy thân còn hiệu lực của người thực hiện kê khai (căn cước công dân hoặc hộ chiếu)
- Giấy ủy quyền hợp lệ nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu tổ chức
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đối chiếu khi cần thiết
Sau khi tiếp nhận, cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử kiểm tra, xác thực thông tin tổ chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành liên quan. Nếu thông tin chưa có sẵn hoặc chưa khớp, cơ quan tiếp nhận sẽ tiến hành xác minh bổ sung trước khi cấp tài khoản. Kết quả được thông báo bằng văn bản, tin nhắn, hoặc qua tài khoản định danh điện tử của người đăng ký. Thời gian xử lý trực tiếp thường tương đương hoặc dài hơn so với phương thức trực tuyến, tùy khối lượng hồ sơ tại từng địa phương.
3. Cách tra cứu tên, mã định danh điện tử doanh nghiệp
Để kiểm tra trạng thái hồ sơ hoặc tra cứu mã định danh điện tử đã được cấp, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau trên ứng dụng VNeID:
Bước 1: Đăng nhập ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh điện tử cá nhân mức 2 của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền
Bước 2: Chọn mục “Định danh tổ chức”
Bước 3: Chọn chức năng “Tra cứu xử lý hồ sơ cấp mã định danh tổ chức”
Bước 4: Hệ thống hiển thị trạng thái hồ sơ (đang xử lý, đã cấp, hoặc bị từ chối kèm lý do) và mã định danh điện tử của doanh nghiệp nếu đã được cấp thành công
4. Hướng dẫn bổ sung, cập nhật thông tin doanh nghiệp trên VNeID
Sau khi đã có tài khoản định danh điện tử, doanh nghiệp cần cập nhật lại thông tin trên VNeID mỗi khi có thay đổi ảnh hưởng đến dữ liệu tổ chức, phổ biến nhất là 2 trường hợp: thêm thành viên mới và thay đổi người đứng đầu, người đại diện theo pháp luật.
4.1 Thêm thành viên vào doanh nghiệp
Thành viên được thêm vào tổ chức trên VNeID cần có tài khoản định danh điện tử cá nhân mức 2 đang hoạt động. Thao tác thực hiện như sau:
Bước 1: Người đại diện theo pháp luật hoặc quản trị viên của tổ chức truy cập tài khoản định danh tổ chức trên VNeID
Bước 2: Chọn chức năng thêm thành viên
Bước 3: Nhập thông tin định danh cá nhân (số định danh cá nhân, họ tên) của thành viên cần thêm
Bước 4: Gửi yêu cầu, thành viên nhận thông báo trên tài khoản cá nhân và thực hiện xác nhận tham gia tổ chức
Bước 5: Sau khi thành viên xác nhận, tổ chức có thể tiếp tục phân quyền truy cập phù hợp với vai trò của từng người
4.2 Thay đổi người đứng đầu, người đại diện theo pháp luật
Đây là một trong những thay đổi nhạy cảm về mặt pháp lý vì ảnh hưởng trực tiếp đến tư cách đại diện hợp pháp của doanh nghiệp trong mọi giao dịch hành chính, dân sự, thương mại. Trên VNeID, thao tác thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập tổ chức cần thay đổi tại màn hình Đổi tài khoản
Bước 2: Chọn chức năng yêu cầu thay đổi người đứng đầu, người đại diện theo pháp luật
Bước 3: Đăng ký thông tin người đại diện mới và gửi yêu cầu xác thực
Bước 4: Trong thời gian chờ xử lý, quyền truy cập các dịch vụ trực tuyến của những thành viên khác trong tổ chức có thể tạm thời bị thu hồi cho đến khi người đại diện mới đăng ký thành công
Cần lưu ý, việc cập nhật trên VNeID không thay thế thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan đăng ký kinh doanh. Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp vẫn phải đăng ký thay đổi nội dung này với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, đồng thời chuẩn bị đầy đủ quyết định, biên bản họp và hồ sơ liên quan theo quy định. Là đơn vị đồng hành pháp lý xuyên suốt từ ngày doanh nghiệp thành lập đến các thủ tục phát sinh trong quá trình hoạt động, AZVLAW có thể hỗ trợ doanh nghiệp xử lý đồng bộ hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật giữa VNeID, cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế trong cùng một đầu mối.
5. Doanh nghiệp không đăng ký định danh điện tử có bị phạt không?
Hiện hành, pháp luật chưa quy định một mức xử phạt hành chính riêng áp dụng cho hành vi doanh nghiệp không đăng ký tài khoản định danh điện tử. Tuy nhiên hệ quả thực tế có thể đáng lo ngại hơn một khoản tiền phạt cụ thể. Kể từ ngày 1/7/2025, nếu chưa có tài khoản định danh điện tử trên VNeID, doanh nghiệp sẽ không thể đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia cũng như các hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều hoạt động thiết yếu, bao gồm:
- Khai thuế điện tử và các giao dịch với cơ quan thuế
- Báo cáo, kê khai bảo hiểm xã hội cho người lao động
- Thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh trực tuyến
- Sử dụng các dịch vụ công khác yêu cầu xác thực qua tài khoản định danh điện tử tổ chức
Vì quy định này còn tương đối mới và có thể tiếp tục được hướng dẫn bổ sung, doanh nghiệp nên chủ động hoàn tất đăng ký sớm thay vì chờ đến khi phát sinh vướng mắc trong giao dịch hành chính.
Đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp không chỉ là yêu cầu pháp lý theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, mà còn là điều kiện để doanh nghiệp duy trì hoạt động hành chính, thuế và bảo hiểm xã hội liên tục trên môi trường điện tử. Doanh nghiệp có thể chọn đăng ký trực tuyến qua VNeID để tiết kiệm thời gian, hoặc đăng ký trực tiếp khi cần hỗ trợ xác minh thông tin.
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình đăng ký, tra cứu hoặc cập nhật thông tin, đặc biệt khi cần xử lý đồng bộ với hồ sơ thuế và kế toán, AZVLAW cùng AZTAX có thể hỗ trợ doanh nghiệp xử lý trong cùng một hệ sinh thái pháp lý, kế toán, thuế tích hợp, giúp thông tin không bị lệch giữa các đầu mối.
6. Câu hỏi thường gặp về định danh điện tử doanh nghiệp
6.1 Định danh điện tử doanh nghiệp là gì?
Định danh điện tử doanh nghiệp là việc cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử cấp cho tổ chức một tài khoản số trên VNeID, dùng để xác thực danh tính khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước, thay thế các tài khoản dịch vụ công riêng lẻ trước đây.
6.2 Đăng ký định danh điện tử doanh nghiệp mất bao lâu?
Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, thời gian giải quyết thường không quá 3 ngày làm việc nếu thông tin tổ chức đã khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp cần xác minh bổ sung, thời gian xử lý thực tế có thể kéo dài hơn.
6.3 Ai có quyền đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp?
Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu tổ chức, hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền hợp lệ có quyền thực hiện đăng ký. Nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc đăng ký cần có sự đồng ý của các người đại diện còn lại. Trường hợp doanh nghiệp chưa rõ quy trình ủy quyền hoặc gặp vướng mắc về thẩm quyền đăng ký, đội ngũ tư vấn pháp lý doanh nghiệp của AZVLAW có thể hỗ trợ rà soát và xử lý hồ sơ.
6.4 Đăng ký định danh điện tử doanh nghiệp có mất phí không?
Không. Việc cấp tài khoản định danh điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp hiện được thực hiện miễn phí theo quy định tại Nghị định 69/2024/NĐ-CP.
6.5 Quên mật khẩu, tài khoản VNeID doanh nghiệp thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan công an nơi đã thực hiện đăng ký để được hỗ trợ khôi phục, vì tài khoản tổ chức gắn liền với tài khoản định danh cá nhân mức 2 của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
6.6 Doanh nghiệp mới thành lập có cần đăng ký định danh điện tử ngay không?
Có. Doanh nghiệp mới thành lập nên đăng ký định danh điện tử sớm để có thể thực hiện ngay các thủ tục khai thuế ban đầu, báo cáo bảo hiểm xã hội và các giao dịch hành chính khác trên môi trường điện tử mà không bị gián đoạn ngay từ giai đoạn đầu hoạt động.
