Trụ Sở 
Gia hạn giấy phép lao động là quy trình pháp lý quan trọng mà các doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo tính liên tục cho đội ngũ nhân sự nước ngoài tại Việt Nam. Trong bối cảnh các quy định về quản lý lao động ngoại quốc ngày càng được siết chặt bởi các nghị định mới, việc nắm bắt chính xác trình tự thực hiện không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn loại bỏ các rủi ro pháp lý không đáng có. Tại bài viết này, đội ngũ chuyên gia pháp lý của AZVLAW sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về quy trình gia hạn hiện hành.
1. Khi nào cần thực hiện gia hạn giấy phép lao động?
Để được gia hạn giấy phép lao động tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục trước ít nhất 05 ngày và không quá 45 ngày trước thời điểm giấy phép lao động hiện tại hết hạn.
- Thời điểm sớm nhất: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trước 45 ngày kể từ ngày giấy phép hiện tại hết hạn.
- Thời điểm muộn nhất: Hồ sơ phải được gửi đi trước ít nhất 10 ngày làm việc trước ngày hết hạn.
Trường hợp nộp hồ sơ quá thời hạn quy định, người lao động nước ngoài sẽ không được gia hạn mà phải thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động từ đầu.
2. Điều kiện để được gia hạn giấy phép lao động
Để được gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động phải đáp ứng các điều kiện theo quy định hiện hành. Dưới đây là những yêu cầu quan trọng cần lưu ý trước khi thực hiện thủ tục gia hạn.
Theo điều 27 Nghị định 219/2025 để thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động phải đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Giấy phép lao động còn hiệu lực từ 05 đến 45 ngày tính đến ngày hết hạn.
- Không thuộc trường hợp bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Tiếp tục làm việc đúng vị trí, chức danh, công việc và cho người sử dụng lao động đã được ghi nhận trên giấy phép lao động hiện tại.
- Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp (trừ trường hợp được miễn thủ tục xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài).
- Có hợp đồng lao động hoặc các giấy tờ chứng minh quan hệ lao động hợp pháp theo quy định của Bộ luật Lao động.
AZVLAW luôn khuyến cáo khách hàng nên tạo nhắc nhở trên lịch cá nhân ít nhất 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn. Nếu giấy phép đã quá hạn dù chỉ 01 ngày, bạn sẽ không còn đủ điều kiện gia hạn giấy phép lao động và buộc phải làm thủ tục cấp mới từ đầu với yêu cầu hồ sơ phức tạp và tốn kém hơn nhiều.
Những trường hợp không đủ điều kiện gia hạn
Dựa trên kinh nghiệm thực chiến của AZVLAW, nhiều doanh nghiệp đã bị từ chối hồ sơ do vấp phải các sai sót sau:
- Giấy phép lao động đã quá ngày hết hạn ghi trên thẻ.
- Thay đổi vị trí công việc (ví dụ: từ “Chuyên gia” sang “Giám đốc điều hành”) hoặc thay đổi pháp nhân công ty làm việc
- Người lao động đã từng được gia hạn một lần trước đó cho chính giấy phép này.
- Vị trí công việc không còn nằm trong danh sách được chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài của địa phương.
3. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cần chuẩn bị
Một bộ hồ sơ gia hạn giấy phép lao động hoàn chỉnh và chuẩn xác sẽ giúp đẩy nhanh quá trình làm việc tại cơ quan nhà nước.
Hồ sơ đầy đủ giấy tờ cần có:
- Văn bản đề nghị gia hạn: Sử dụng Mẫu số 03, văn bản này phải bao gồm cả báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
- Giấy phép lao động gốc: Bản gốc đang còn hiệu lực
- Giấy khám sức khỏe: Phải được cấp bởi các bệnh viện, cơ sở y tế có thẩm quyền theo quy định của Bộ Y tế, có giá trị trong vòng 12 tháng
- Ảnh chân dung: 02 ảnh màu, kích thước 4×6 cm, phông nền trắng, không đeo kính, chụp trong vòng 06 tháng gần nhất.
- Hộ chiếu: Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
- Giấy tờ chứng minh việc tiếp tục làm việc: Bao gồm hợp đồng lao động mới được ký kết hoặc phụ lục hợp đồng lao động có ghi rõ thời gian gia hạn phù hợp với giấy phép lao động.
- Giấy tờ bổ sung tùy vị trí: Đối với chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, có thể cần thêm văn bản xác nhận về việc tiếp tục đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn theo quy định mới.
4. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động chi tiết nhất 2026
Thủ tục gia hạn giấy phép lao động không quá phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện.
Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Trước ít nhất 30 ngày, doanh nghiệp nộp Mẫu 03/PLI để đề nghị chấp thuận tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài. Trong khoảng 10 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và cấp văn bản chấp thuận nếu hồ sơ hợp lệ.
Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động: Trong thời hạn từ 05 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn, doanh nghiệp nộp hồ sơ gia hạn tại cơ quan đã cấp giấy phép trước đó. Thời gian xử lý thường là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Địa điểm nộp: Nộp trực tiếp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (UBND cấp tỉnh) nơi người lao động dự kiến làm việc.
- Hình thức nộp: Có thể chọn nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Quốc gia để tiết kiệm thời gian đi lại.
Bước 3: Nộp hợp đồng lao động: Sau khi được gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản. Bản gốc hoặc bản sao chứng thực hợp đồng cần được gửi đến cơ quan đã gia hạn giấy phép để hoàn tất thủ tục theo quy định.
Lưu ý: Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm. Khi hết thời hạn gia hạn, người lao động phải thực hiện thủ tục cấp mới nếu tiếp tục làm việc tại Việt Nam.
5. Lệ phí gia hạn giấy phép lao động
Chi phí gia hạn giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam không áp dụng thống nhất trên toàn quốc mà được quy định bởi từng địa phương.
Hiện nay, mức lệ phí phổ biến dao động từ 250.000 đồng đến 450.000 đồng/giấy phép, tùy theo nơi nộp hồ sơ và hình thức thực hiện thủ tục. Một số địa phương đang áp dụng mức thu tham khảo như sau:
- TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng: khoảng 450.000 đồng/giấy phép.
- Hà Nội: từ 250.000 đồng đến 600.000 đồng/giấy phép, tùy hình thức nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến.
- Các tỉnh, thành phố khác: thường dao động từ 300.000 đồng đến 450.000 đồng/giấy phép.
Tại một số địa phương, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia có thể được hưởng chính sách miễn hoặc giảm lệ phí theo quy định hiện hành. Để biết chính xác mức phí áp dụng, doanh nghiệp nên kiểm tra thông báo của cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại địa phương nơi người lao động làm việc.
6. Không gia hạn giấy phép lao động đúng hạn bị xử phạt thế nào?
Việc để giấy phép lao động hết hạn mà không thực hiện thủ tục gia hạn hoặc cấp mới theo quy định có thể khiến cả doanh nghiệp và người lao động nước ngoài phải đối mặt với các chế tài xử phạt hành chính nghiêm khắc.
(1) Đối với doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài có giấy phép lao động đã hết hạn có thể bị xử phạt như sau:
- Từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng nếu vi phạm từ 01 đến 10 người lao động
- Từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng nếu vi phạm từ 11 đến 20 người lao động
- Từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng nếu vi phạm từ 21 người lao động trở lên.
(2) Đối với người lao động nước ngoài
Người nước ngoài tiếp tục làm việc tại Việt Nam khi giấy phép lao động đã hết hạn hoặc không còn giá trị sử dụng có thể bị:
- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng
- Áp dụng hình thức xử phạt bổ sung là trục xuất khỏi Việt Nam
Vì vậy, doanh nghiệp và người lao động nên theo dõi thời hạn của giấy phép lao động để thực hiện thủ tục gia hạn trong thời gian từ 05 đến 45 ngày trước ngày hết hạn, tránh phát sinh các rủi ro pháp lý và chi phí xử phạt không đáng có.
(3) Hậu quả pháp lý khác
Bên cạnh tiền phạt, doanh nghiệp còn đối mặt với các vấn đề:
- Vô hiệu hợp đồng: Hợp đồng lao động sẽ bị coi là vô hiệu tại thời điểm giấy phép lao động hết hạn, dẫn đến khó khăn trong việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân và chi phí lương.
- Ảnh hưởng hoạt động kinh doanh: Việc nhân sự chủ chốt bị buộc dừng làm việc hoặc trục xuất sẽ gây gián đoạn trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Hồ sơ đen: Doanh nghiệp vi phạm có thể bị đưa vào danh sách theo dõi, gây khó khăn cho những lần xin cấp phép lao động cho các nhân sự sau này.
7. Dịch vụ gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại AZVLAW
AZVLAW cung cấp dịch vụ gia hạn giấy phép lao động trọn gói cho người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro bị từ chối hoặc chậm xử lý hồ sơ.
Quy trình thực hiện tại AZVLAW
- Tư vấn và đánh giá hồ sơ: Chuyên viên AZVLAW kiểm tra điều kiện gia hạn giấy phép lao động, rà soát thời hạn của giấy phép hiện tại.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ: Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, hỗ trợ soạn thảo biểu mẫu, dịch thuật, công chứng tài liệu
- Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi kết quả: Thay mặt khách hàng làm việc với cơ quan có thẩm quyền, theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, kịp thời bổ sung hoặc giải trình khi có yêu cầu phát sinh đảm bảo hồ sơ được giải quyết thuận lợi.
- Hỗ trợ sau dịch vụ: Sau khi có kết quả AZVLAW nhận và bàn giao giấy phép lao động đã được gia hạn cho khách hàng, đồng thời tư vấn các thủ tục liên quan như gia hạn thẻ tạm trú, visa hoặc các vấn đề pháp lý khác dành cho người nước ngoài tại Việt Nam.
Với quy trình chuyên nghiệp, AZVLAW giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Gia hạn giấy phép lao động đúng thời điểm và đúng quy trình là cách tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp lẫn người lao động nước ngoài. Việc nắm rõ các quy định tại Nghị định 219/2025 sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt hành chính nặng nề. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục gia hạn, hãy liên hệ AZVLAW để được hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động ngay hôm nay.
8. Câu hỏi thường gặp
8.1. Giấy phép lao động hết hạn mà chưa kịp gia hạn phải làm thế nào?
Bạn không thể gia hạn được nữa. Bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động từ đầu. Trong thời gian chờ cấp mới, người lao động phải ngừng làm việc để tránh bị xử phạt.
8.2. Người lao động hay doanh nghiệp là người thực hiện thủ tục gia hạn?
Về mặt pháp lý, người sử dụng lao động (doanh nghiệp) có trách nhiệm thực hiện thủ tục gia hạn cho người lao động. Tuy nhiên, người lao động cần phối hợp cung cấp các giấy tờ cá nhân như hộ chiếu, ảnh và giấy khám sức khỏe.
8.3. Nộp hồ sơ gia hạn trực tuyến được không?
Được. Hiện nay, hầu hết các tỉnh thành đều khuyến khích nộp qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh để minh bạch hóa quy trình.
8.4. Giấy phép lao động có thể gia hạn nhiều lần không?
Không. Theo nghị định 219/2025, giấy phép lao động chỉ được gia hạn duy nhất một lần với thời hạn không quá 02 năm.
8.5. Sau khi gia hạn giấy phép lao động có cần ký lại hợp đồng lao động không?
Có. Sau khi có kết quả gia hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới hoặc phụ lục hợp đồng để ghi nhận thời hạn làm việc mới tương ứng với giấy phép.
