Trụ Sở 
Giấy phép lao động cho người Nhật Bản là điều kiện bắt buộc để chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành và lao động kỹ thuật quốc tịch Nhật Bản làm việc hợp pháp tại Việt Nam, trừ các trường hợp thuộc diện miễn theo quy định. Từ ngày 07/08/2025, toàn bộ trình tự cấp, cấp lại và gia hạn loại giấy phép này được điều chỉnh bởi Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP trước đây. Bài viết dưới đây của AZVLAW cập nhật đầy đủ điều kiện, hồ sơ, quy trình, thời gian và chi phí theo khung pháp lý hiện hành, giúp doanh nghiệp Nhật Bản và bộ phận nhân sự chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu.
1. Người Nhật Bản làm việc tại Việt Nam có bắt buộc cần giấy phép lao động?
1.1 Quy định chung
Theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, bao gồm công dân Nhật Bản, phải đáp ứng đủ điều kiện luật định và có giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ những trường hợp thuộc diện miễn theo Điều 154. Điều 157 của Bộ luật này giao Chính phủ quy định chi tiết trình tự, thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động cũng như giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Văn bản hướng dẫn thi hành hiện hành là Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực ngay từ ngày ký là 07/08/2025. Nghị định này thay thế toàn bộ Nghị định 152/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP), đồng thời điều chỉnh nhiều nội dung quan trọng như thẩm quyền cấp phép, thời gian xử lý hồ sơ và phạm vi các trường hợp được miễn giấy phép lao động. Doanh nghiệp sử dụng lao động Nhật Bản cần căn cứ đúng Nghị định 219/2025/NĐ-CP khi chuẩn bị hồ sơ, thay vì tham khảo các bài viết hoặc tài liệu cũ còn dẫn chiếu quy định đã hết hiệu lực.
1.2 Các trường hợp người Nhật được miễn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định 15 trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại Điều 7, mở rộng và làm rõ hơn so với quy định áp dụng trước ngày 07/08/2025. Một số trường hợp phổ biến với nhân sự và doanh nghiệp Nhật Bản gồm:
- Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty trách nhiệm hữu hạn, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc với tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm dương lịch (tính từ 01/01 đến 31/12), không giới hạn số lần nhập cảnh. Đây là điểm nới lỏng đáng kể so với quy định cũ, khi trước đây chỉ được miễn nếu mỗi lần làm việc dưới 30 ngày và tổng cộng không quá 3 lần trong năm. Doanh nghiệp chỉ cần thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày dự kiến bắt đầu, không phải làm thủ tục xin giấy xác nhận riêng.
- Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết của Việt Nam với Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), với điều kiện đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng trước khi sang Việt Nam. Đây là căn cứ thường gặp khi tập đoàn Nhật Bản điều chuyển nhân sự sang chi nhánh, công ty con hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam. Khác với trường hợp dưới 90 ngày, diện này vẫn phải thực hiện thủ tục xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, không chỉ dừng ở việc thông báo.
- Người làm việc trong các lĩnh vực ưu tiên (tài chính, khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia) được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận.
- Một số trường hợp khác theo điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận song phương mà Việt Nam là thành viên, cần đội ngũ pháp lý rà soát riêng cho từng tình huống cụ thể.
Vì mỗi trường hợp miễn có thủ tục xác nhận khác nhau, doanh nghiệp nên rà soát kỹ tình huống thực tế trước khi kết luận nhân sự Nhật Bản có thuộc diện miễn hay không, tránh nhầm lẫn dẫn đến thiếu thủ tục bắt buộc và bị xử lý khi thanh tra, kiểm tra.
2. Điều kiện cấp giấy phép lao động cho công dân Nhật Bản
Để được cấp giấy phép lao động, công dân Nhật Bản cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc, thể hiện qua giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp, có giá trị không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Không thuộc trường hợp đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Nhật Bản hoặc pháp luật Việt Nam.
Đáp ứng chức danh công việc thuộc một trong 4 nhóm vị trí do Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định, mỗi nhóm có yêu cầu bằng cấp và kinh nghiệm riêng:
- Nhà quản lý: người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp, hoặc người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Giám đốc điều hành: người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp, hoặc người trực tiếp điều hành một lĩnh vực và có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
- Chuyên gia: có bằng đại học trở lên và tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp, hoặc có bằng đại học đúng chuyên ngành và tối thiểu 1 năm kinh nghiệm nếu làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo hoặc chuyển đổi số quốc gia.
- Lao động kỹ thuật: được đào tạo tối thiểu 1 năm và có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm phù hợp, hoặc có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm thực tế phù hợp nếu không qua đào tạo chính quy.
Doanh nghiệp nên đối chiếu kỹ vị trí công việc dự kiến của nhân sự Nhật Bản với đúng nhóm chức danh nêu trên trước khi chuẩn bị hồ sơ, vì giấy tờ chứng minh yêu cầu cho từng nhóm là khác nhau và cơ quan tiếp nhận thường trả hồ sơ nếu chọn sai nhóm.
3. Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người Nhật cần chuẩn bị gì?
Theo quy định mới nhất tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, để xin cấp giấy phép lao động cho người Nhật Bản, doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cốt lõi bao gồm 7 loại giấy tờ quan trọng sau:
- Mẫu số 03 (Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP): Đây là văn bản tích hợp 2 trong 1, bao gồm (1) báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và (2) đề nghị cấp giấy phép lao động (thay thế Mẫu số 11/PLI cũ, giúp giảm bớt một bước thủ tục riêng lẻ).
- Giấy khám sức khỏe: Có giá trị không quá 12 tháng, do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp. (Chấp nhận giấy do cơ sở y tế Nhật Bản cấp nếu có thỏa thuận công nhận lẫn nhau với Việt Nam).
- Hộ chiếu: Bản sao hộ chiếu còn thời hạn hợp lệ.
- Phiếu lý lịch tư pháp: Hoặc văn bản xác nhận không vi phạm pháp luật do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc Nhật Bản cấp (thời hạn không quá 6 tháng tính đến ngày nộp).
- Ảnh thẻ: 02 ảnh màu (kích thước 4×6 cm, nền trắng, nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
- Giấy tờ chứng minh vị trí công việc: Bằng cấp, chứng chỉ xác nhận người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Tài liệu thể hiện nhân sự sang Việt Nam làm việc theo diện hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ, cung cấp dịch vụ,…
3.1 Quy định hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản
Điểm nghẽn phổ biến nhất khiến các doanh nghiệp bị trả hồ sơ là lỗi liên quan đến tính pháp lý của tài liệu nước ngoài.
Theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, mọi giấy tờ do Nhật Bản cấp (như bằng cấp, phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận kinh nghiệm,…) bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
Lưu ý: Mặc dù Việt Nam và Nhật Bản có thỏa thuận miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ hộ tịch, nhưng quy định này không áp dụng cho bằng cấp hay lý lịch tư pháp dùng trong hồ sơ xin giấy phép lao động. Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cho các tài liệu này.
3.2 Cập nhật pháp lý Công ước Apostille từ 11/09/2026
Nếu doanh nghiệp dự kiến nộp hồ sơ xin giấy phép lao động sau ngày 11/09/2026, thủ tục pháp lý sẽ được rút gọn đáng kể nhờ Công ước Apostille dự kiến có hiệu lực tại Việt Nam.
- Lợi ích: Các giấy tờ công do Nhật Bản cấp có thể chỉ cần đóng dấu Apostille thay vì trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước phức tạp như hiện nay.
- Khuyến nghị: Vì thời điểm áp dụng thực tế còn phụ thuộc vào hướng dẫn thi hành và sự chấp thuận của các quốc gia thành viên, doanh nghiệp nên chủ động xác nhận lại quy trình xử lý giấy tờ với cơ quan chức năng ngay tại thời điểm chuẩn bị nộp hồ sơ để tránh sai sót.
4. Quy trình xin giấy phép lao động cho người Nhật 2026
Nghị định 219/2025/NĐ-CP thay thế cơ chế 2 bước tách rời trước đây (chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, sau đó mới xin cấp giấy phép lao động) bằng một quy trình tích hợp trong một bộ hồ sơ duy nhất.
4.1 Nộp hồ sơ tích hợp
- Thời điểm nộp: trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người Nhật dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
- Nơi nộp: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động Nhật Bản dự kiến làm việc, thường gắn với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Trường hợp nhân sự làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.
- Hình thức nộp: trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, qua đơn vị được thuê dịch vụ hoặc ủy quyền, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc phân cấp cho cơ quan chuyên môn trực tiếp thực hiện, tùy theo cách tổ chức của từng địa phương.
4.2 Cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp phép
- Trường hợp chấp thuận: cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp từ chối: cơ quan có thẩm quyền trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do, trong thời hạn 3 ngày làm việc.
- Thời hạn giấy phép lao động được cấp theo thời hạn hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc hoặc các căn cứ tương ứng khác, nhưng tối đa không quá 2 năm cho mỗi lần cấp.
Việc rút gọn quy trình từ hai thủ tục độc lập, vốn thường mất khoảng 20 ngày cộng dồn theo cách tính trước đây, xuống còn một quy trình 10 ngày làm việc duy nhất là thay đổi đáng chú ý nhất của Nghị định 219/2025/NĐ-CP đối với doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nhân sự Nhật Bản, giúp rút ngắn thời gian chờ và giảm số lần phải bổ sung hồ sơ.
5. Thời gian và lệ phí nhà nước
Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ, rút ngắn đáng kể so với tổng thời gian theo quy định trước đây.
Lệ phí: Lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài thuộc danh mục lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định, theo khung hướng dẫn tại Thông tư 85/2019/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 106/2021/TT-BTC). Mức thu phổ biến tại nhiều địa phương hiện nay dao động khoảng 400.000 đến 600.000 đồng một giấy phép đối với cấp mới, khoảng 450.000 đồng một giấy phép đối với cấp lại hoặc gia hạn.
Một số tài liệu cho biết có chính sách giảm lệ phí khi nộp hồ sơ trực tuyến, tuy nhiên phạm vi áp dụng cụ thể cho lệ phí giấy phép lao động cần được xác nhận theo văn bản của Hội đồng nhân dân từng tỉnh, thành phố tại thời điểm nộp hồ sơ, vì đây là khoản lệ phí do địa phương quyết định thay vì áp dụng một mức thống nhất trên toàn quốc.
Lưu ý địa phương hóa: Mức thu cụ thể tùy tỉnh, thành phố nơi nộp hồ sơ và có thể đã thay đổi sau đợt sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính. Doanh nghiệp nên đối chiếu số liệu tại nghị quyết Hội đồng nhân dân cấp tỉnh mới nhất tại thời điểm nộp hồ sơ, thay vì chỉ dựa vào số liệu tham khảo chung nêu trên.
6. Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người Nhật Bản trọn gói tại AZVLAW
Tự thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản thường phát sinh nhiều khó khăn thực tế: mất thời gian chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn Mẫu số 03 tích hợp mới, dễ sai sót khi chọn nhóm chức danh hoặc giấy tờ chứng minh kinh nghiệm, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự với giấy tờ Nhật Bản mất nhiều bước, và rào cản ngôn ngữ khi làm việc với cơ quan nhà nước trong giai đoạn quy định vừa thay đổi.
Với kinh nghiệm xử lý hơn 10.000 hồ sơ pháp lý kể từ năm 2016 và tỷ lệ 95% hồ sơ hoàn thành đúng tiến độ cam kết, AZVLAW hiểu rõ những vướng mắc đặc thù của hồ sơ nhân sự Nhật Bản, đặc biệt là khâu hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng bằng cấp, lý lịch tư pháp do Nhật Bản cấp.
AZVLAW nhận xử lý trọn gói thủ tục giấy phép lao động cho người Nhật Bản, từ soạn báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động, chuẩn bị và rà soát hồ sơ theo đúng Mẫu số 03, hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng, đến khi nhận kết quả giấy phép lao động, với chi phí dịch vụ được báo rõ ngay từ đầu. AZVLAW cũng đồng hành cùng doanh nghiệp trong các thủ tục pháp lý liên quan khác của nhân sự nước ngoài như thẻ tạm trú, hợp đồng lao động và các báo cáo bắt buộc sau khi được cấp phép.
Với doanh nghiệp Nhật Bản đang vận hành tại Việt Nam và có nhu cầu kế toán, thuế song song với thủ tục nhân sự, AZVLAW và AZTAX cùng thuộc một hệ sinh thái dịch vụ tích hợp, giúp khách hàng làm việc với một đầu mối duy nhất cho cả pháp lý và kế toán, thay vì phải phối hợp riêng lẻ giữa hai đơn vị khác nhau. Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn hoặc uỷ thác thực hiện thủ tục giấy phép lao động cho người Nhật Bản có thể liên hệ AZVLAW để được hỗ trợ trực tiếp theo đúng quy định hiện hành.
7. Câu hỏi thường gặp về GPLĐ cho người Nhật Bản
7.1 Người Nhật Bản sang Việt Nam làm việc bằng visa du lịch được không?
Không. Visa du lịch không cho phép làm việc tại Việt Nam. Người Nhật Bản có kế hoạch làm việc phải chuyển sang loại visa lao động hoặc thẻ tạm trú phù hợp với mục đích làm việc, đồng thời hoàn tất thủ tục giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định.
7.1 Gia hạn giấy phép lao động cho người Nhật cần thủ tục gì?
Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn tối đa một lần, với thời hạn gia hạn không quá 2 năm. Hồ sơ gia hạn cần nộp trước khi giấy phép hiện tại hết hạn và sử dụng cùng Mẫu số 03. Sau khi đã gia hạn một lần, nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng nhân sự đó ở cùng vị trí, phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới thay vì gia hạn thêm lần nữa.
7.3 Chi phí xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản là bao nhiêu?
Chi phí gồm hai phần. Lệ phí nhà nước theo khung của Thông tư 85/2019/TT-BTC, phổ biến khoảng 400.000 đến 600.000 đồng cho cấp mới và khoảng 450.000 đồng cho cấp lại, gia hạn, tùy quy định của từng tỉnh, thành phố. Ngoài ra còn có chi phí khám sức khỏe, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng giấy tờ Nhật Bản, thường chiếm phần lớn tổng chi phí thực tế của hồ sơ. Nếu sử dụng dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá chi tiết từng khoản trước khi ủy thác.
7.4 Xin lý lịch tư pháp tại Nhật Bản mất bao lâu?
Thời gian xử lý phụ thuộc vào cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản và có thể thay đổi theo từng thời điểm, nên AZVLAW khuyến nghị người lao động liên hệ trực tiếp cơ quan có thẩm quyền tại Nhật Bản hoặc Đại sứ quán, Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam để xác nhận thời hạn xử lý cụ thể trước khi lên kế hoạch nộp hồ sơ giấy phép lao động, tránh trường hợp phiếu lý lịch tư pháp hết hạn sử dụng khi hồ sơ chưa hoàn tất.
7.5 Người Nhật đã có giấy phép lao động có cần xin lại khi làm việc ở tỉnh, thành phố khác không?
Không cần xin cấp giấy phép lao động mới. Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nếu người lao động đã có giấy phép lao động còn hiệu lực và có nhu cầu làm việc cho cùng người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi dự kiến làm việc ít nhất 3 ngày làm việc trước đó, với thời hạn làm việc không vượt quá thời hạn giấy phép đã được cấp.
7.6 Giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có giống nhau không?
Đây là hai loại giấy tờ khác nhau. Giấy phép lao động cấp cho người thuộc diện phải xin phép theo thủ tục đầy đủ tại Điều 18 và Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cấp cho người thuộc một trong các trường hợp miễn tại Điều 7, nhưng phần lớn các trường hợp miễn vẫn phải nộp hồ sơ xin giấy xác nhận này, chỉ một số ít trường hợp cụ thể như nhân sự làm việc dưới 90 ngày mỗi năm mới được miễn hoàn toàn thủ tục và chỉ cần thông báo bằng văn bản.
