Trụ Sở 
Mẫu thư mời người nước ngoài sang Việt Nam là nội dung được nhiều cá nhân và doanh nghiệp quan tâm khi cần thực hiện thủ tục mời, bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh. Tùy theo mục đích chuyến đi như du lịch, thăm thân hay công tác, hồ sơ và quy trình thực hiện có thể khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn mẫu thư phù hợp, điền thông tin chính xác và nắm rõ các quy định liên quan sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Trong bài viết này, AZVLAW sẽ cùng bạn tìm hiểu mẫu thư mời, cách điền và gửi thư, quy trình mời, bảo lãnh người nước ngoài vào Việt Nam cùng những lưu ý quan trọng để hạn chế sai sót khi thực hiện thủ tục.
1. Tải mẫu thư mời người nước ngoài sang Việt Nam
Mẫu thư mời người nước ngoài sang Việt Nam được sử dụng khi cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu mời người nước ngoài đến Việt Nam để công tác, làm việc, thăm thân hoặc phục vụ các mục đích phù hợp khác. Tùy theo mục đích nhập cảnh và chủ thể bảo lãnh, hồ sơ, biểu mẫu cần chuẩn bị có thể khác nhau.
2. Hướng dẫn cách điền thư mời người nước ngoài sang Việt Nam
Khi điền mẫu NA2 đề nghị xét duyệt nhập cảnh cho người nước ngoài, doanh nghiệp cần kê khai chính xác các thông tin sau:
- Thông tin đơn vị bảo lãnh: Ghi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, số điện thoại và ngày lập văn bản.
- Thông tin người được mời: Điền họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu và nghề nghiệp theo hộ chiếu.
- Thông tin nhập cảnh: Ghi số lần nhập cảnh, thời gian dự kiến, mục đích nhập cảnh, địa chỉ lưu trú và đơn vị đón tiếp, quản lý.
- Đề nghị cấp thị thực: Xác định nơi nhận thị thực phù hợp với kế hoạch nhập cảnh.
- Ký xác nhận: Người có thẩm quyền ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu theo quy định áp dụng.
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nộp theo quy trình hiện hành. Khi được chấp thuận, bên bảo lãnh gửi kết quả cho người nước ngoài để làm thủ tục nhận visa theo hướng dẫn.
Lưu ý: Kiểm tra kỹ thông tin hộ chiếu, sử dụng đúng biểu mẫu và bổ sung giấy tờ chứng minh quan hệ nếu thuộc trường hợp thăm thân. Thư mời không thay thế công văn chấp thuận nhập cảnh hoặc visa.
3. Thủ tục xin thư mời người nước ngoài vào Việt Nam
Để hoàn tất thủ tục mời người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam, bên bảo lãnh cần xác định đúng loại hồ sơ, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và gửi đến cơ quan chức năng theo quy định. Khi được chấp thuận, người được mời sẽ tiến hành các bước xin cấp hoặc nhận thị thực tương ứng.
Quy trình thực hiện gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bảo lãnh
Bên bảo lãnh cần chuẩn bị giấy tờ theo tư cách pháp lý và mục đích nhập cảnh của người được mời.
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức: Chuẩn bị giấy tờ pháp lý của đơn vị, thông tin về con dấu và chữ ký theo yêu cầu đăng ký, cùng các giấy tờ liên quan đến việc mời, bảo lãnh.
- Đối với cá nhân: Chuẩn bị giấy tờ tùy thân và tài liệu chứng minh quan hệ với người nước ngoài nếu thủ tục yêu cầu.
- Đối với người nước ngoài: Chuẩn bị bản sao hoặc bản scan hộ chiếu và thông tin về mục đích, thời gian dự kiến nhập cảnh.
Bước 2: Khai thông tin và hoàn thiện hồ sơ mời, bảo lãnh
Bên bảo lãnh điền thông tin theo biểu mẫu áp dụng, bảo đảm dữ liệu của người được mời chính xác và thống nhất với hộ chiếu. Các nội dung cần kiểm tra gồm họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, mục đích nhập cảnh, thời gian lưu trú và nơi nhận thị thực.
Cần phân biệt thư mời thông thường với hồ sơ hoặc công văn đề nghị mời, bảo lãnh nhập cảnh theo quy định. Việc sử dụng biểu mẫu nào phụ thuộc vào đối tượng bảo lãnh và thủ tục cụ thể.
Bước 3: Gửi hồ sơ đến cơ quan tiếp nhận theo quy định
Cá nhân hoặc tổ chức bảo lãnh nộp hồ sơ theo phương thức được áp dụng cho trường hợp của mình, trực tiếp hoặc trực tuyến nếu thủ tục hỗ trợ. Trước khi nộp, nên kiểm tra cơ quan tiếp nhận, thành phần hồ sơ, lệ phí và yêu cầu về giấy tờ bản chính, bản sao.
Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả công văn nhập cảnh
Sau khi nộp hồ sơ, bên bảo lãnh theo dõi tình trạng xử lý và nhận kết quả theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận. Nếu hồ sơ được chấp thuận, cần rà soát các thông tin trên văn bản trước khi gửi cho người nước ngoài để thực hiện thủ tục nhận thị thực. Thời gian giải quyết phụ thuộc vào loại thủ tục và tình trạng hồ sơ thực tế.
Bước 5: Gửi kết quả và hướng dẫn người nước ngoài nhận thị thực
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, bên bảo lãnh thông báo kết quả cho người nước ngoài và hướng dẫn thực hiện thủ tục nhận thị thực theo hình thức được phê duyệt. Tùy trường hợp, người nước ngoài có thể nhận thị thực tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc địa điểm khác được phép theo quy định.
Người được mời cần kiểm tra trước giấy tờ phải xuất trình, địa điểm nhận thị thực và lệ phí áp dụng để hoàn tất thủ tục thuận lợi hơn.
4. Những lưu ý khi soạn thảo và cập nhật thông tin
Khi soạn thảo thư mời người nước ngoài sang Việt Nam, cá nhân và doanh nghiệp cần điền chính xác thông tin, sử dụng đúng biểu mẫu và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan. Đồng thời, nên cập nhật quy định hiện hành và kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp để hạn chế sai sót, tránh phải bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin.
- Kê khai chính xác thông tin: Đảm bảo họ tên, số hộ chiếu, quốc tịch, thời gian nhập cảnh và mục đích chuyến đi thống nhất với giấy tờ liên quan.
- Sử dụng đúng mẫu: Lựa chọn biểu mẫu phù hợp với đối tượng bảo lãnh và thủ tục thực hiện; không nhầm thư mời thông thường với công văn đề nghị xét duyệt nhập cảnh.
- Cập nhật thông tin kịp thời: Nếu có thay đổi về hộ chiếu, lịch trình hoặc thời gian nhập cảnh, cần kiểm tra yêu cầu điều chỉnh hồ sơ với cơ quan có thẩm quyền.
- Kiểm tra quy định hiện hành: Đối chiếu biểu mẫu, thành phần hồ sơ và cách thức nộp trước khi thực hiện thủ tục.
- Lưu giữ hồ sơ: Bảo quản bản thư mời, công văn và giấy tờ liên quan để thuận tiện tra cứu khi cần.
Thực hiện đầy đủ các lưu ý trên giúp hạn chế sai sót và hỗ trợ quá trình chuẩn bị hồ sơ mời, bảo lãnh người nước ngoài vào Việt Nam thuận lợi hơn.
5. Các câu hỏi thường gặp
5.1 Nơi nhận thị thực (Visa) ghi trên thư mời/công văn có đổi được không?
Có thể đề nghị điều chỉnh nơi nhận thị thực, tùy tình trạng xử lý hồ sơ và quy định áp dụng. Nếu hồ sơ chưa được giải quyết, bên bảo lãnh nên kiểm tra khả năng sửa thông tin trước khi nộp chính thức. Nếu đã được chấp thuận, cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn thủ tục điều chỉnh, không tự ý thay đổi thông tin trên văn bản đã duyệt.
5.2 Doanh nghiệp mới thành lập có được bảo lãnh người nước ngoài sang làm việc không?
Có. Doanh nghiệp mới thành lập vẫn có thể thực hiện thủ tục mời, bảo lãnh người nước ngoài nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật và hoàn tất hồ sơ cần thiết. Doanh nghiệp cần đăng ký thông tin với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh theo quy định, đồng thời chuẩn bị giấy tờ liên quan đến việc sử dụng lao động nước ngoài, bao gồm giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép nếu trường hợp đó yêu cầu.
5.3 Cá nhân Việt Nam có tự viết thư mời bảo lãnh bạn bè người nước ngoài du lịch được không?
Cá nhân Việt Nam có thể viết thư mời bạn bè người nước ngoài sang thăm, nhưng thư mời tự soạn không đồng nghĩa với việc hoàn tất thủ tục bảo lãnh hoặc được cấp thị thực. Người được mời cần đáp ứng điều kiện nhập cảnh và thực hiện thủ tục visa phù hợp. Trường hợp cá nhân đứng ra bảo lãnh, cần xác định đúng diện bảo lãnh và giấy tờ áp dụng; không phải mọi trường hợp mời bạn bè đều sử dụng cùng một biểu mẫu.
5.4 Người nước ngoài đang dùng Visa du lịch/E-visa có thể chuyển sang Visa lao động bằng thư mời không?
Không thể chuyển sang visa lao động chỉ bằng thư mời. Người nước ngoài cần đáp ứng điều kiện tương ứng với mục đích làm việc, bao gồm giấy phép lao động hoặc giấy tờ xác nhận thuộc diện miễn giấy phép nếu pháp luật yêu cầu. Trong một số trường hợp, người đang sử dụng e-visa có thể được xem xét cấp thị thực mới khi có cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam mời, bảo lãnh và đáp ứng điều kiện luật định. Việc có được đổi mục đích hoặc cấp thị thực mới hay không phụ thuộc hồ sơ và quy định hiện hành.
Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mẫu thư mời người nước ngoài sang Việt Nam cũng như cách chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục bảo lãnh phù hợp. Để hạn chế sai sót, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin người được mời, mục đích nhập cảnh và các yêu cầu liên quan trước khi nộp hồ sơ. Nếu chưa nắm rõ quy trình hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ AZVLAW để được tư vấn, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục mời, bảo lãnh người nước ngoài vào Việt Nam phù hợp với trường hợp của mình.
Xem thêm: Dịch vụ xin công văn nhập cảnh nhanh chóng, uy tín
Xem thêm: Dịch vụ làm visa Việt Nam cho người nước ngoài trọn gói, giá tốt
